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Wie Sie Ihre Gästedatenbank verwalten

Gästedatenkbank Ihres Hotels verwalten

Wichtig ist eine Datenbank zu pflegen, in der Sie alle Daten Ihrer Gäste speichern und verwalten. Machen Sie sich mit den Wünschen Ihrer Gäste vertraut, ob sie besondere Anforderungen an Ihren Aufenthalt stellen, Stammgäste sind, Allergien haben etc. Das hilft Ihnen dabei, die Bedürfnisse Ihrer Gäste optimal zu erfüllen.

Wenn Sie beispielsweise einen E-Mail Newsletter mit einer Rabattaktion an alle ehemaligen Gäste senden möchten, müssen Sie eine Liste zur Hand haben, an die Sie den Mailer versenden möchten.

Wie erstellen Sie eine solche Liste und stellen gleichermaßen sicher, dass die Informationen immer aktuell und richtig sind? Wir geben Ihnen Tipps mit an die Hand:

1. Gästedatenbank einrichten

In erster Linie müssen Sie so viel wie möglich über Ihre Gäste erfahren und Daten sammeln. Der einfachste Weg dafür ist Gäste bereits bei Ihrer Ankunft nach ihren Daten zu fragen, die Sie dann während des Check-in in Ihrem System erfassen. Auch während des Check-out, bietet es sich an, den Gast ein Feedback-Formular ausfüllen zu lassen. Um einen größeren Anreiz zu schaffen, können Sie unter allen Teilnehmern einen kostenlosen Aufenthalt in Ihrem Hotel, Gasthaus oder Ihrer Pension verlosen.

Sobald Sie die Daten eingegeben haben, inklusive der E-Mail Adresse, können Sie sie zur Ihrer Datenbank hinzufügen. Es spart Ihnen Zeit, wenn Sie das so schnell wie möglich umsetzen, bevor sich die Daten ansammeln und Sie nicht mehr hinterherkommen.

2. Ihre Gästedatenbank – immer auf dem neusten Stand!

Sobald Sie die Datenbank eingerichtet haben, müssen Sie sicherstellen, dass sie auch immer auf dem neusten Stand ist – es gibt nichts schlimmeres, als eine Gästedatenbank, die still steht. Wir haben einige Probleme für Sie aufgelistet, die jeder Besitzer eines Hotels oder einer Pension vermeiden kann, indem er seine Datenbank regelmäßig pflegt.

  • Sie verschwenden Ressourcen (Ihre Zeit oder die eines Mitarbeiters), wenn Sie versuchen eine E-Mail an einen Gast zu senden, dessen Informationen sich jedoch geändert haben
  • Sie könnten versuchen, jemanden zu kontaktieren, der verstorben ist
  • Stellen Sie sicher, dass keine Rechtschreibfehler vorliegen
  • Erkennen Sie frühzeitig Fehler und korrigieren Sie sie, z.B. doppelte Einträge

Besonders im Zuge der DSGVO, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Gäste der Speicherung der Daten zustimmen. Sie haben eine rechtliche Verantwortung, dass die Daten sicher geschützt sind und nicht an Dritte herausgegeben werden.

3. Immer am Ball bleiben

Damit Sie den Überblick behalten und alle Daten aktuell sind, sollten Sie Änderungen in Ihrem System vornehmen, sobald Sie etwas von dem Gast gehört haben! Wenn ein Gast Ihnen mitteilt, dass er seine Adresse, E-Mail Adresse oder etwas anderes geändert hat, dann nehmen Sie die Änderung sofort in Ihrem System vor.

Sie können Anreize schaffen, damit Gäste Sie auch wirklich über Änderungen informieren. Schreiben Sie eine kleine Notiz in Ihren E-Mail Newsletter, in der Sie die Gäste bitten, Sie zu informieren, wenn sie umziehen oder eine neue E-Mail Adresse erhalten. Oder Sie senden einmal im Jahr eine E-Mail an Ihre Gäste mit der Bitte, dass sie ihre Daten überprüfen und ob sie weiterhin Informationen von Ihnen erhalten möchten.

4. Den Kniff raus haben

Wie ändern Sie also tatsächlich die Daten eines Gastes, dessen Informationen sich geändert haben? Die Datenbank jedes einzelnen wird etwas anders aussehen, aber ein paar Dinge sollten übereinstimmen.

Zuerst gehen Sie in Ihre Datenbank und filtern nach Personen, um die Details zu finden, die Sie bearbeiten oder löschen möchten  – dies kann eine einfache Suchfunktion sein oder eine Filterfunktion, um Personen beispielsweise nach einer bestimmten Altersgruppe einzugrenzen.

Sie sollten auch in der Lage sein, neue Kontakte hinzuzufügen, was natürlich hilfreich ist, wenn Sie neue Gäste haben, die Sie gerne in der Datenbank erfassen möchten. Fassen Sie Ihre Kontakte in Gruppen zusammen, wie beispielsweise Wandergruppe, Geschäftsleute, Paare. Das kann sich als sehr nützlich erweisen, wenn Sie eine neue Marketingkampagne durchführen möchten, die auf eine bestimmte Personengruppe ausgerichtet sein soll.

Grundsätzlich ist die Einrichtung und Verwaltung einer Datenbank mit allen Daten Ihrer Gäste sehr wichtig und kann tatsächlich eine einfache Sache sein, um auf dem Laufenden zu bleiben. Sie haben alle Kontakte zur Hand, können jederzeit Gäste kontaktieren und E-Mail Kampagnen erstellen, wann immer Ihnen danach ist.

Wenn Sie mehr über E-Mail Marketing und E-Mail Kampagnen erfahren möchte, dann lesen Sie dazu unseren Artikel. 

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