Trade Secrets: Umsatz und Auslastung steigern

Die Kunst Hotel Buchungen richtig zu verwalten

Ein Hotel, Pension oder Ferienwohnung zu führen, ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Wir zeigen Ihnen, wie Sie täglich anfallende Aufgaben effizient und bequem verwalten – mit einem online Buchungssystem!

Jeder Besitzer von Hotels, Pensionen, Gasthäusern oder Ferienwohnungen sollte über eine voll funktionsfähige, benutzerfreundliche und responsive Webseite verfügen, auf der Zimmer direkt online gebucht werden können. Doch ein großer Teil des Erfolgs ist auf ein effizientes Buchungssystem zurückzuführen, das von einem Mitarbeiter zu jeder Tageszeit und von überall aus genutzt werden kann. Seien Sie organisiert, behalten Sie die Kontrolle, damit Sie jederzeit einsatzbereit sind.

Ihr Buchungssystem für Hotels oder auch Ferienwohnungen sollte in der Lage sein Anfragen zu bearbeiten und gleichzeitig die Verfügbarkeiten zu überprüfen, Buchungen anzunehmen oder abzulehnen, Ein- und Auszahlungen vorzunehmen, Rückerstattungen zu tätigen – und was am wichtigsten ist – jederzeit alles zu protokollieren. Das sieht nach viel Arbeit aus, aber stellen Sie sich das Leben ohne ein Buchungssystem vor – die Anschaffung lohnt sich!

1. Hotelanfragen mit einem Buchungssystem bearbeiten

Heutzutage können sich Kunden jederzeit und von überall aus mit Ihnen in Verbindung setzen. Deshalb müssen Sie allzeit bereit sein, damit Sie für jede Anfrage zur Verfügung stehen.

Der einfachste Weg Buchungen zu erhalten, ist über ein online Buchungssystem, wie die eviivo suite. Jedoch verlangen Ihre Gäste möglicherweise mehr Informationen und wünschen sich deshalb einen persönlichen Kontakt; stellen Sie Ihre Telefonnummer auf der Webseite sichtbar online, damit potenzielle Kunden wissen, wo man Sie erreichen kann. Dies ist gleichzeitig eine gute Gelegenheit Beziehungen zu potenziellen Kunden aufzubauen und mit Ihrem hervorragenden Kundenservice zu glänzen, damit die Entscheidung am Ende auf Ihr Hotel, Pension oder Ferienwohnung fällt.

Stellen sich sicher, dass Ihr Anrufbeantworter professionell und dennoch mit einer persönlichen Note versehen ist. Wenn Sie gerade mal zu beschäftigt sind, das Telefon zu beantworten, sollten Sie trotz Abwesenheit Ihre potenziellen Kunden freundlich in Empfang nehmen. Das gilt auch für E-Mails. Verfassen Sie personalisierte E-Mails für eine direkte Ansprache Ihrer Kunden.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, mit der Administration Schritt zu halten, ist der My Guest Manager von eviivo ein hervorragendes Tool, um Ihre Gästebetreuung und Kundenbindung auf ein neues Level zu bringen.

2. Ihre Buchungen, Ihre Handhabung – ob online oder offline

Seien wir ehrlich, online arbeiten ist viel effizienter und Sie können Ihre Buchungen von Anfang bis Ende verwalten, egal ob über Ihren Laptop, Ihr Tablett oder Smartphone. Sie sparen eine Menge Zeit und es öffnet gleichzeitig neue Türen, um auch mit internationalen Kunden zu arbeiten. Lesen Sie dazu auch unseren Blog Artikel, wie Sie Besucher aus dem Ausland für sich gewinnen können.

Wenn Sie sich für ein online Buchungssystem entscheiden, sollten Sie einige Dinge berücksichtigen: :

  • Eine einfache Bedienung, damit jeder Mitarbeiter auf Buchungen zugreifen und mit ihnen arbeiten kann.
  • Es sollte den gesamten Buchungsprozess reibungslos gestalten und alle wichtigen Aufgaben und Informationen an einem Ort speichern.
  • Stellen Sie sicher, dass es sicher, geschützt und PCI-konform ist, mit einer Prozess- und Systembetreuung. Bestenfalls gibt es einen Kundensupport, an den Sie sich bei Bedarf wenden können.

Das Buchungssystem muss Sie nicht vie kosten und wird den Betrieb Ihres Hotels, der Pension oder Ferienwohnung um einiges erleichtern. Die ist es definitiv wert!

Schauen Sie sich doch mal eviivo’s My Diary an. Im zentralen und verständlichen Belegungskalender können Sie Gäste ein- und auschecken, Rechnungen erstellen, Reiseportale verwalten, Preise & Saisons festlegen uvm.

3. Was ein online Buchungssystem für Ihr Business leisten kann

Die Technologie ist so weit fortgeschritten, dass Sie alle Ihre Buchungen von Anfang bis Ende unterwegs effektiv verwalten können. Dabei ist es egal ob Sie einen Laptop, ein Tablett oder ein Smartphone verwenden. Das sind einige der nützlichsten Dinge, die Sie mit einem online Buchungssystem tun können:

  • Erhalten Sie Buchungen über online Reiseportale, wie Expedia, Booking.com etc.
  • Buchungen hinzufügen, stornieren oder ändern
  • Zahlungen entgegennehmen und Rückerstattungen verwalten
  • Überwachung der Zahlungsaktivitäten Ihrer Gäste
  • Echtzeit-Buchungen und Verfügbarkeitsprüfung der Zimmer
  • Einfacher Zugriff auf Gästeinformationen
  • Fügen Sie Sonderrabatte oder saisonale Rabatte hinzu.

4. Organisation von Hotelbuchungen

So toll eine hohe Nachfrage Ihrer Unterkunft auch ist, gelegentlich kann die Organisation anspruchsvoll werden, wenn Sie mit Buchungen jonglieren . Deshalb ist es wichtig zu wissen, wie man mit einer schwierigen Situation umgeht. Schauen wir uns ein Beispiel dazu an:

Angenommen, Sie haben drei Doppelzimmer, die alle ausgebucht sind und ein Zweibettzimmer, das noch frei ist. Sie erhalten eine Anfrage von einem Paar, das ein Doppelzimmer für fünf Nächte buchen möchte – was ist zu tun?

Ein Aufenthalt von fünf Nächten ist zu lang, um ihn einfach abzulehnen. Außerdem haben Sie noch ein zusätzliches Zimmer frei. Sie nehmen also die Buchung an und gucken, wie Sie es drehen können, damit alle Kunden zufrieden sind. Ein einzelner Gast mag eines der Doppelzimmer gebucht haben. Möglicherweise ist er bereit zu einem Zweibettzimmer zu wechseln. Ein vergünstigtes Frühstück oder eine Flasche Sekt als Wiedergutmachung und der Gast fühlt sich gut aufgehoben. Alternativ kann das Paar auch das Zweibettzimmer mit zusammengeschobenen Betten nehmen.

Es gibt meist Wege, um ein Dilemma zu umgehen, solange Sie ruhig bleiben und die Kontrolle bewahren. Halten Sie alle auf dem Laufenden (Mitarbeiter und Kunden gleichermaßen) und Sie werden eine Lösung finden, die alle zufrieden stellt!

Die Verwaltung von Buchungen muss kein Kopfzerbrechen bereiten. Mit einem effizienten Online Buchungssystem und einer lösungsorientierten Herangehensweise, haben Sie trotz schwieriger Situationen Ihre Gäste und Zimmer vollständig im Blick und sorgen für einen reibungslosen und entspannten Aufenhalt in Ihrem Hotel, der Pension oder Ferienwohnung.

Aber nur für den Fall, dass Ihr Kunde auf ein Doppelzimmer besteht und Sie nicht sicher sind, wie Sie damit umgehen sollen, haben wir etwas für Sie: Tipps für den Umgang mit schwierigen Kunden finden Sie in unserem Blog Artikel, wie Sie mit schwierigen Kunden umgehen.

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