Es posible que se haya planteado en alguna ocasión –o tal vez ya hayan sido muchas– poner en funcionamiento su propio pequeño hotel o casa rural con encanto. Sus amigos y visitas siempre quedan encantados cuando hace las veces de anfitrión –o anfitriona– y les agasaja con comidas y cenas que son recordadas y rememoradas por décadas. Incluso algunos de ellos le han animado a montar algo por su cuenta y convertir en una profesión lucrativa ese don natural que tiene para cuidar a sus invitados.

Pero, ¿qué ocurre con todos los trámites para abrir un alojamiento independiente? ¿Cómo conocer todos los papeleos y requisitos legales necesarios? Y lo que es, si cabe, aún más importante, ¿cómo conseguir huéspedes para su propiedad?

En este artículo hemos recopilado los 10 consejos más útiles para ayudarle a que su nuevo alojamiento independiente no sólo cumpla con todos los requisitos legales, sino que se convierta en un negocio de éxito. Conocer estos conceptos básicos y seguir nuestros consejos paso a paso desde el principio le ayudará a empezar con el pie derecho su nueva andadura en el mundo de los alojamientos independientes.

1. Póngase en la piel de sus huéspedes

Mire su alojamiento a través de los ojos de sus huéspedes. No piense en él como propietario, sino como un cliente, alguien que se va a alojar en un lugar elegido por iniciativa propia para pasar unos días y disfrutar de un tiempo de paz y descanso. O de diversión y aventura. En cualquier caso, un tiempo para recordar y para, por qué no, repetir y recomendar a otros posibles huéspedes.

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Por eso, debe tener en cuenta hasta el más mínimo detalle para satisfacer y superar las expectativas de sus huéspedes. Al fin y al cabo, se trata de presentar su establecimiento como un lugar acogedor para sus huéspedes y conseguir que se sientan como en su propia casa. O incluso mejor.

2. Planifique cuidadosamente su estrategia de negocio

Después de realizar una minuciosa investigación del mercado local, pegue los codos a la mesa –sí, como en su época de estudiante– y póngase manos a la obra para desarrollar y plasmar sobre el papel un detallado plan de negocio que incluya un presupuesto sensato y una financiación razonable. Plantéese las cuestiones más importantes para su negocio, tratando de centrarse en datos y cifras clave como los puntos de equilibrio de las reservas o los ingresos brutos.

3. Establezca un plan de precios personalizado

Sus precios no pueden ser los mismos durante todo el año. Utilice la información obtenida para realizar su plan de negocio, de forma que pueda establecer sus precios de manera acorde a la misma. Así podrá reflejar en sus tarifas tanto la demanda estacional como la diaria, diferenciando incluso los días entre semana y los del fin de semana. Así podrá establecer precios más altos en los momentos de mayor demanda y asignar precios más ajustados a las épocas de menor demanda para conseguir así una mayor ocupación.

4. Elabore las “Condiciones de Reserva” perfectas

Es fundamental dejar claras desde el primer momento unas Condiciones de Reserva que se ajusten perfectamente a su negocio y a sus necesidades o exigencias. Uno de los aspectos fundamentales que han de cubrir éstas hace referencia a los depósitos y las cancelaciones, de forma que ayuden a evitar futuros problemas o posibles malos entendidos. Intente cobrar siempre un depósito al realizarse la reserva y asegúrese de que puede aceptar los pagos de depósitos realizados desde el extranjero, ya que es posible que muchos de sus huéspedes vengan de fuera del país.

5. Use toda la tecnología que esté a su alcance

Hoy en día no hay razón ni excusa para que su propiedad no sea conocida a nivel global. Elija un proveedor de tecnología que entienda las necesidades de los pequeños negocios gestionados por sus propietarios y que pueda proporcionarle un sistema de gestión de reservas lo más completo posible. De hecho, en eviivo podemos ofrecerle las soluciones tecnológicas que mejor se adaptan a su negocio. Mientras se decide, asegúrese de que dispone de algún tipo de herramienta que le permita aceptar reservas online. Cada vez hay más gente que prefiere reservar e incluso pagar online en la propia web del establecimiento frente a las tradicionales llamadas y correos electrónicos.

6. Haga que su propiedad tenga una presencia global

Averigüe qué canales de ventas online existen en el mercado –también conocidos como agencias de viaje online u OTAs (Online Travel Agencies) en inglés– y cuáles son los más adecuados para las necesidades específicas de su negocio. Si tiene dudas, su proveedor tecnológico o de sistema de gestión de reservas debería ser capaz para ayudarle en lo relativo a este asunto.

7. Optimice su página web para cualquier dispositivo

Lo hemos mencionado anteriormente. Ya no hay excusa para que su propiedad no aparezca en los resultados de las búsquedas de los miles de posibles huéspedes que cada día buscan un alojamiento como el suyo para sus vacaciones o escapadas. Para ello, asegúrese de su página web está optimizada para dispositivos móviles, como tablets y smartphones, y que incluya la opción de realizar reservas online. Recuerde que muchas veces todos compramos con la vista, así que incluya imágenes de gran calidad de su propiedad que reflejen lo mejor que sus huéspedes se van a encontrar allí. Y no se olvide de mantener actualizado todo el contenido de su web.

8. Contemple la posibilidad de ofrecer servicio de comidas

Ofrecer desayunos, comidas o cenas puede tener sus pros y sus contras. Por una parte, muchos huéspedes agradecen la posibilidad de permanecer en el alojamiento disfrutando de comida casera sin tener que salir a buscar un restaurante o un bar. Sin embargo, si se decide a ofrecer este servicio, tenga en cuenta que deberá cumplir una serie de requisitos legales.

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En primer lugar, debemos diferenciar si es un servicio complementario al propio alojamiento o un servicio de restaurante. La normativa es diferente en cada caso y es regulada por las Consejerías de Turismo de cada Comunidad Autónoma, ya que son éstas las que gestionan todo lo relativo a los alojamientos rurales en sus territorios. También debe tener en cuenta que los alojamientos que disponen de restaurante están sujetos a las inspecciones periódicas del Ministerio de Sanidad y a la renovación de la licencia cada 5 años.

9. Conserve a buen recaudo el registro de todos tus huéspedes

Aún existen muchas personas que piensan que sólo deben solicitar el Documento Nacional de Identidad a los huéspedes que realizan la reserva, independientemente del número de personas que acudan a su propiedad. Por ley, debe realizar un registro de todos sus clientes, recogiendo sus datos personales y DNI y guardando de forma segura esa información que puede ser solicitada en cualquier momento por las autoridades locales. Una vez más, debe informarse con qué periodicidad debe entregar esta información a los cuerpos de seguridad del estado o cuerpos de policía locales, ya que en cada Comunidad Autónoma existen variaciones.

10. Busque el seguro adecuado para su negocio

Existen muchos seguros y diferentes tipos de coberturas. No es lo mismo si su propiedad es un hotel con piscina o una casa rural al lado de un río. Cada seguro incluirá y cubrirá una serie de riesgos: incendio, explosión y caída de rayo, acción del agua, fenómenos atmosféricos y riesgos complementarios, reposición y puesta en orden de archivos, reparación estética, rotura de cristales, espejos y loza sanitaria, fenómenos eléctricos, avería de equipos electrónicos, rotura de maquinaria, bienes refrigerados, robo, responsabilidad civil… Algunos pueden sestar justificados para su establecimiento, otros no. Invierta tiempo en averiguar cuál es el que mejor se adapta a sus características.

Conclusión

Absorba todo el conocimiento posible acerca del negocio que va a comenzar y trate de no cometer los errores que otros han cometido por estar menos preparados. Por eso, es importante que trate de relacionarse con otros propietarios con experiencia y que se aloje durante unos días en diferentes pequeños hoteles y casas rurales para vivir en primera persona esta experiencia.

Dirigir un pequeño alojamiento independiente es un trabajo a tiempo completo en el que deberá desempeñar las funciones de gerente, relaciones públicas, cocinero, recepcionista y hasta responsable de mantenimiento –o, cuando menos, manitas–, por lo que deberá estar plenamente preparado desde el principio. Y una vez que sus huéspedes comiencen a llegar a su propiedad, tendrá que animarles a que le ayuden a correr la voz de su existencia, mediante la cumplimentación de críticas y comentarios online, y manteniéndose en contacto con ellos para tratar de conseguir que repitan la experiencia de alojarse en su propiedad.

Esperamos que estos consejos le ayuden en sus primeros pasos y le deseamos buena suerte con su nueva aventura. Y si quiere obtener más información útil que le sirva de ayuda para impulsar su negocio, no tiene más que leer cualquiera de los artículos que le ofrecemos en nuestra sección de Historias que le interesan.