Comment sécuriser votre procédure d’arrivée – client et vous protéger des annulations ?

 

Afin de mieux vous aider, nous vous conseillons de toujours suivre la même procédure d’arrivée pour vos clients. Si vous ne pouvez pas prouver le séjour d’un client, il vous sera alors difficile d’obtenir un remboursement bancaire en cas d’annulation de la réservation.

 

Même les grands groupes hôteliers se protègent contre la rétrofacturation (chargeback), voilà pourquoi nous vous conseillons d’appliquer les mesures suivantes :

  • Toujours procéder à l’enregistrement du client dans le planning de la suite eviivo le jour de son arrivée uniquement et avant le paiement de la réservation !
  • La traçabilité précise de l’heure d’arrivée du client vous aidera à justifier et prouver son séjour dans votre établissement.

 

Pour l’enregistrement sur place :

  • A l’arrivée du client, pensez bien à lui faire signer une carte d’enregistrement, à faire la photocopie d’une pièce d’identité et à relever les informations de sa carte bancaire.
  • Assurez-vous que le nom figurant sur la carte bancaire correspond bien à l’identité de la personne présente à l’enregistrement.

 

Si vous n’êtes pas sur place pour l’enregistrement ou si vous l’effectuez à distance, demandez impérativement une preuve d’identité sous forme électronique.

  • Demandez à votre client une photographie de sa pièce d’identité prise à l’aide de son smartphone. Vérifiez bien que le nom correspond à celui de la réservation.
  • Demandez également une photographie de sa carte bancaire – recto et verso – et assurez-vous qu’elle correspond à la carte enregistrée au moment de la réservation.

 

Si la carte fournie par le client NE CORRESPOND pas à la carte figurant sur la réservation ou à la pièce d’identité, il y’a un alors risque de fraude.

Si un client était amené à contester ultérieurement un paiement par carte bancaire, même longtemps après son séjour, alors il serait dans son plein droit si vous n’êtes pas en mesure d’apporter une preuve de son arrivée dans votre établissement.

Enfin, si un client annule sa réservation par téléphone, assurez-vous de l’annuler également dans votre planning eviivo et de conserver l’ensemble des e-mails (confirmation/annulation) générés par la suite eviivo.