L’Onglet Cartes

Cet onglet a été déplacé à côté de l’écran de réservation pour vous permettre de saisir les coordonnées de carte bancaire d’un client plus rapidement, et en assurer la sauvegarde sécurisée au plus haut niveau de conformité aux normes de l’industrie des cartes bancaires (PCI).   

Pour ajouter une carte dans la suite eviivo, ouvrez la réservation, allez sur l’onglet Cartes, cliquez sur la commande ‘Ajouter une carte’ et en saisir les détails dans la partie droite de l’écran.    Les informations obligatoires sont marquées d’un astérisque rouge.

Si vous disposez de votre propre compte marchand vous pourrez dès maintenant effectuer un paiement par carte directement dans la suite eviivo sans limitation aucune, même pour les réservations prises au téléphone ou sur place.    

Si vous utilisez le service marchand gratuit de eviivo vous disposez des mêmes fonctions mais elles sont limitées au paiement des réservations en ligne. En effet, le cas échéant, le paiement est enregistré sur le compte de eviivo et nous en restons légalement responsable jusqu’à l’arrivée du client dans votre établissement. Nous ne pouvons donc traiter que les paiements où le client a visiblement confirmé son accord, à savoir les transactions en ligne.

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Cliquez sur le bouton Sauvegarder pour enregistrer la carte de manière entièrement sécurisée dans le système.

Cliquez sur le bouton Préautoriser ou Débiter afin de sauvegarder la carte et de passer directement sur l’onglet de paiement (voir ci-dessous) pour débiter ou préautoriser un montant sur la carte (voir ci-dessous). 

Il est maintenant également possible d’associer plusieurs cartes bancaires différentes à une réservation et celles-ci sont listées sur la gauche de l’écran et leurs détails s’affichent sur la partie droite.    

Pour extraire le code de sécurité CVC (dans la mesure où celui-ci a bien été soumis) cliquez sur le bouton Extraire le CVC.  Pour modifier les coordonnées de carte bancaire (tant que la carte n’a pas encore été utilisée pour un paiement), il suffît de les saisir directement dans la partie droite de l’écran. 

Les cartes bancaires transmises par les Agences de Voyage en ligne  (OTA) sont également affichées ici sous l’Onglet Cartes, prêtes à l’emploi.

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Bon à Savoir !   Conformément aux normes de sécurité bancaire de l’industrie des paiement par care (PCI - Payment Card Industry) et pour votre protection, le code de sécurité CVC est encrypté dans la suite eviivo.

Si vous sauvegardez ou recevez une carte bancaire dans la suite eviivo, nous vous recommandons alors de débiter ou de préautoriser la carte dans la suite eviivo plutôt que par le biais d’un lecteur de carte car ces transactions seront plus rapides et entièrement sécurisées aux normes PCI.  

ATTENTION !  Si vous préférez utiliser votre lecteur de carte, cliquez sur le bouton ‘Extraire le CVC’ et veillez à bien le saisir le code de sécurité correctement dans votre lecteur.   Celui-ci ne peut être visualisé et extrait qu’UNE SEULE FOIS.  Chose faite, il ne vous sera plus possible de le visualiser une deuxième fois ou de débiter la carte via eviivo suite – dés lors vous devrez toujours utiliser votre lecteur de carte (TPE) pour débiter la carte.  

N’oubliez pas non plus d’enregistrer ce paiement manuel dans la suite eviivo sous l’Onglet de Paiement afin de pouvoir inclure la transaction par la suite dans le relevé de compte ou la facture du client.

L’icône Carte

Une icône s’affiche face à chaque carte bancaire pour en décrire le statut à vue d’œil.

Icone Carte Description
table 1 french Le code CVC est disponible et peut être encore visualisé en cliquant sur le bouton ‘extraire le CVC’.
table 2 french Aucun code CVC n’a été soumis pour cette réservation. (Souvent le cas pour les réservations en provenance de Booking.com surtout si vous avez opté de ne pas exiger de CVC à la réservation !).
table 3 french Le CVC a bien été soumis et sauvegardé mais il a déjà été extrait par vous ou par l’un de vos collaborateurs.
table 4 french La carte bancaire est valide et a déjà été utilisée pour un paiement effectué via la suite eviivo (tel que le paiement d’un acompte en ligne ou la préautorisation des pénalités d’annulation tardive).  Le CVC est dès lors encrypté et ne peut plus être utilisé pour un paiement manuel par lecteur de carte.
table 5 french La carte a été utilisée ou préautorisée par eviivo suite pour un paiement mais elle a été refusée soit parce qu’elle a expiré, ou parce qu’il n’y pas assez de plafond sur la carte pour couvrir la dépense.  Vous pouvez alors utiliser eviivo suite pour demander une autre carte au client ou à l’agence automatiquement.

Cartes bancaires refusées

Lorsqu’une carte est refusée par une banque, la réservation concernée passe en surbrillance dans votre Planning avec un contour rouge et un triangle ‘Danger’ rouge dans le coin de droite. Le message ‘Carte refusée’ apparaît lorsque vous passez votre souris au-dessus de la case.

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Pour signaler une carte défectueuse et/ou demander une carte de remplacement au client et/ou à l’agence le plus rapidement possible, cliquez sur le lien qui apparait dans le boitier rouge sous l’Onglet Cartes, comme illustré sur l’écran ci-dessous.

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Les coordonnées de carte bancaires sont automatiquement désactivées :-

  • 60 jours après le départ du client si vous utilisez votre propre compte marchand avec eviivo suite
  • 3 jours après l’arrivée du client si vous utilisez le compte marchand de eviivo -service gratuit).

L’Onglet de Paiement

Comme avant, utilisez cet Onglet de Paiement pour : -

  • Préautoriser, débiter ou créditer une carte bancaire directment dans la suite eviivo en un seul clic (et enregistrer la transaction automatiquement pour son inclusion ultérieure sur le relevé de compte ou la facture du client)
  • Simplement enregistrer un paiement encaissé manuellement au préalable ‘hors système’, tel qu’un paiement en espèces, par chèque ou par le biais d’un lecteur de carte (ou TPE), afin de pouvoir les intégrer ultérieurement sur le relevé de compte ou la facture du client).

Avec cette nouvelle version, la préautorisation des cartes bancaires (extrêmement utile si vous vous souhaitez sécuriser et garantir une réservation et vous protéger de toute fraude ou des clients qui vous lâchent en dernière minute) est maintenant gérée à partir de l’onglet des paiements.

Pour effectuer un paiement ou débiter une carte directement dans la suite eviivo, commencez d’abord par spécifier la méthode de paiement. 

Si vous voulez utiliser la suite pour débiter, créditer ou préautoriser une carte, sélectionnez l’option ‘Via le système’, et choisir la carte dans la liste qui se présente à l’écran.  Si aucune carte n’a été soumise pour cette réservation jusqu’à présent, cliquez sur Ajouter carte pour saisir les détails de la carte bancaire du client.

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Si vous préférez traiter la carte bancaire manuellement, hors-système, avec un lecteur de carte (ou TPE – terminal de paiement électronique) sélectionner l’une des méthodes de paiement manuelles ci-dessous.  Suite à quoi il suffira d’enregistrer cette transaction dans la suite eviivo pour qu’elle puisse apparaître sur un relevé  de compte ou sur une facture.

Lecteur de carte     Enregistrer un paiement fait par lecteur de carte ou TPE. ”
Espèces   Enregistrer un paiement en espèces
Transfert de compte   Enregistrer un paiement transféré sur un compte société, un groupe ou une autre chambre
Chèque   Enregistrer un paiement par cheque
Virement bancaire   Enregistrer un paiement fait par virement bancaire
Travellers cheque   Enregistrer un paiement fait par travellers’ cheques.

Paiements et remboursements plafonnés

Si vous ne faites qu’enregistrer un paiement dans eviivo suite, le montant de maximum permis pour un paiement est la valeur du solde restant sur le compte du client.

Si vous utilisez eviivo suite pour effectuer un paiement dans le système directement, les restrictions qui s’imposent sont déterminées par le type de compte marchand utilisé et sont illustrées dans le tableau ci-dessous.   Ne vous inquiétez pas, il est inutile de mémoriser cette information car eviivo détermine ces restrictions automatiquement et affiche toujours le montant maximal à l’écran, juste en-dessous du montant à saisir.

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Bon à Savoir ! Si vous utilisez le service marchand gratuit de eviivo, c’est eviivo qui reste responsable aux yeux de la loi et du client pour la transaction jusqu’à l’arrivée du client dans votre établissement.  C’est pour cette raison que seuls les montants confirmés en ligne par le client au moment de la réservation, et ‘engagés’ conformément aux conditions de vente affichées, peuvent être débités ou préautorisés ou remboursés dans le système directement.

Préautorisation

Une préautorisation n’est PAS une charge.  Elle signifie simplement que la validité de la carte bancaire ainsi que le plafond de crédit disponible sur la carte a été vérifié directement et électroniquement avec la banque du client afin d’assurer qu’il y ait suffisamment de fonds sur la carte pour couvrir la réservation, ou tout acompte échu à cette date, ou vos pénalités dans le cas d’une annulation tardive.    Sachez que certaines banques vont réduire le plafond disponible sur la carte du client d’un montant égal au montant préautorisé via eviivo suite.   C’est souvent le cas lorsqu’un client a très peu de crédit disponible, mais comme il a effectivement ‘engagé’ cette dépense future avec vous, c’est à lui de résoudre ce problème avec sa banque.  

Donc lorsque vous sélectionnez l’option de préautorisation automatique des cartes bancaires, le système va automatiquement

  • Valider la carte du client au moment de la réservation ET
  • Automatiquement préautoriser un montant égal à vos pénalités d’annulation tardives, dés que la date limite d’annulation est dépassée – ou le montant de tout acompte devant être prépayé à cette date si celui-ci est plus élevé.

La préautorisation automatique n’a lieu qu’à partir du moment où une dépense est vraiment engagée (par exemple, lorsque la date limite d’annulation tardive est atteinte, au-delà de laquelle les pénalités sont incontournables !) et vous permet ainsi de vous protéger contre toute fraude, abus ou annulation tardive.

Ces préautorisations apparaissent toujours sous la rubrique préautorisation et sont accompagnées d’un message (boitier jaune ci-dessous) qui indique clairement quand celle-ci aura lieu et pour quel montant

Message affiché au moment de la réservation (scénario où rien n’est dû à la réservation). 

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Message affiché lorsqu’une préautorisation est prévue plus tard lorsque elle devient sujette à des pénalités d’annulation tardive ou à un acompte à verser avant l’arrivée :

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Une préautorisation effectuée directement dans la suite eviivo utilisera toujours la carte bancaire soumise le plus récemment par le client – même si elle est différente de celle qui a été utilisée à l’origine au moment de la réservation. 

Enfin un message à l’écran vous rappelle qu’il faut toujours annuler la préautorisation avant de débiter la carte du client, que ce soit directement via le système eviivo ou manuellement par le biais d’un lecteur de carte TPE. 

Pour ce faire, cliquez sur le bouton “Annuler préautorisation”.  Et pour débiter le montant déjà préautorisé cliquez sur le bouton ‘Debiter”. 

Bon à Savoir !   Veillez à ne pas annuler la préautorisation AVANT l’arrivée du client.  Car il ne vous sera plus possible après de récupérer vos pénalités d’annulation si le client vous fait faux bond.   A moins que le client vous fournisse carte et CVC une deuxième fois.

Bon à Savoir !   Si vous avez opté pour la préautorisation automatique nous vous recommandons d’utiliser la suite eviivo directement pour débiter le montant préautorisé. Plutôt que votre lecteur de carte.  Vous pourrez toujours utiliser ce dernier pour solder le reste du compte.   Si vous préférez vraiment utiliser votre lecteur de carte, nous vous recommandons alors de ne jamais annuler la préautorisation automatique avant que le client arrive, mais aussi de l’annuler dès qu’il arrive.   En effet, certaines banques, en particulier les banques étrangères, peuvent prendre plusieurs jours ouvrés avant d’annuler la préautorisation.  Si par ailleurs le client a un plafond assez bas sur sa carte bancaire, il se peut qu’il n’ait plus assez de crédit sur la carte au moment du départ !  Un appel téléphonique du client à sa banque suffît en général pour accélérer les choses mais c’est bien sûr plus difficile pour les banques étrangères dans d’autres zones horaires.

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Paiements & remboursements

Tous les transactions de paiement ou de remboursements sont enregistrées dans la rubrique Paiements et remboursement sur l’Onglet de Paiement.   Les transactions qui ont échoué – suite à une carte refusée par exemple – apparaissent dans un boitier rouge.

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Message de confirmation

Dès que vous utilisez eviivo suite pour débiter ou créditer la carte bancaire d’un client, le système envoie automatiquement un message de confirmation au client ainsi qu’une copie du message pour vous.     Par défaut le système utilise l’adresse de messagerie fournie par le client au moment de la réservation, et l’option ‘confirmer par email’ est déjà cochée. 

Il vous est bien sûr toujours possible de décocher cette option afin de ne pas envoyer de confirmation automatique ou de remplacer l’adresse de messagerie.   

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Réservations de Booking.com sans code CVC

Il arrive souvent que booking.com envoie des coordonnées de carte bancaire sans le code de sécurité CVC.   C’est le cas pour certaines cartes étrangères et c’est surtout le cas si vous avez opté de ne pas exiger de code CVC lorsqu’un client réserve en ligne sur le site de booking.com (vérifiez bien les options que vous avez sélectionner dans votre profile de compte sur booking.com).  

Page de réservation de Booking.com Icone Carte eviivo
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Les réservations reçues avec une carte bancaire sans CVC sont toujours acceptées par eviivo et signalées dans votre Planning par l’icône ‘No CVC’ ci-dessus.  Vous restez à même de traiter la carte directement dans la suite eviivo (ou avec votre lecteur de carte) mais il y a de fortes chances que sans code CVC, elle soit refusée par la banque du client. 

L’Onglet Facture et le Relevé de Compte client

Toutes les transactions effectuées ou enregistrées dans la suite eviivo apparaissent pré-cochées sous l’Onglet Facture afin de permettre leur inclusion dans le relevé de compte ou la facture du client.  Il suffit de dé-cocher une transaction éviter que celle-ci apparaissent sur une facture ou un relevé de compte.  La fonction est très utile pour les clients qui exigent des factures séparées pour leurs frais de déplacement et d’autres dépenses plus personnelles.

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