Karten Tab (Reiter)

Der Karten Tab wurde verbessert und erneuert. Sie können ihn nun zum Speichern, Vorauthorisieren und/oder Belasten von Kreditkartenzahlungen innerhalb der eviivo suite nutzen.

Um Kreditkartendetails zu ergänzen oder zu speichern, gehen Sie innerhalb einer Buchung auf den Karten Tab (Kreditkartendetails) und drücken einfach auf “Kreditkarte hinzufügen”. Pflichtfelder sind mit einem roten Sternchen versehen.

Falls Sie ein eigenes Händlerkonto nutzen und Offline-Kreditkartenzahlungen entgegennehmen dürfen, so können Sie die eviivo suite für den kompletten Zahlungsverkehr der betreffenden Kreditkarte nutzen. Fall Sie das kostenlose eviivo Händlerkonto nutzen, so können Sie die Funktion für Kreditkarten, die online übermittelt wurden, nutzen.

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Speichern führt automatisch zum speichern der Details im System.

Vorauthorisierung oder Belastung speichert die Kartendetails und führt Sie direct zum Zahlungs-Tab für eine direkte Belastung der Kreditkarte (Weiteres hierzu später). 

Man kann mehrere Kreditkarten für eine Buchung nutzen. Die Karten werden auf der linken Seite dargestellt und die jeweiligen Details sind auf der rechten Seite ersichtlich.

Um die CVC Nummer (falls vorhanden) zu sehen, klicken Sie auf den “Zeigen” Button. Für Änderungen oder das Löschen der Kreditkartendetails (falls die Karte noch nicht benutzt wurde) müssen Sie einfach den Hinweisen auf dem Bildschirm folgen.

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Alle Kreditkarten die über Online Reisebüros (OTA) übermittelt werden, sehen Sie zur Weiterverwendung im Karten-Tab.

Gut zu Wissen!   Zu ihrer eigen Sicherheit und um den einheitlichen Sicherheitsstandards gerecht zu werden (PCI compliance), wird der Sicherheitscode (CVC) in einem verschlüsseltem Format gespeichert.

Falls Sie innerhalb der eviivo suite Kreditkartendaten verarbeiten oder speichern, so empfehlen wir auch die eviivo suite zur Abrechnung und Belastung zu nutzen. Die Details werden sicher verschlüsselt innerhalb des PCI-Standards gespeichert.

Falls Sie die eviivo suite NICHT zur weiteren Belastung der Karte nutzen wollen, müssen Sie auf “CVC sehen” klicken und können mit Ihrem eigenen Kartenlesegerät weiterarbeiten.

Der CVC Code kann nur einmal abgerufen werden. Sie können diesen kein zweites Mal ansehen oder in der eviivo suite weiterverarbeiten – Sie müssen ein Kartenlesegerät nutzen.   Falls Sie das machen, müssen Sie die Zahlungen manuell in der eviivo suite nachpflegen, damit die Rechnung korrekt erstellt werden kann.

Kartenstatus

Ein Symbol für jede gespeicherte Kreditkarte zeigt ihnen übersichtlich den jeweiligen Status an.

Card Icon Beschreibung
table 1 german   Die CVC Nummer ist vorhanden und verfügbar. Sie können diese (einmal) ansehen durch Klick auf “Zeige CVC”.
table 2 german   Eine CVC Nummer wurde nicht übermittelt.  (Zum Beispiel bei Booking.com Reservierungen, falls Sie dies dort so hinterlegt haben (keine CVC       benötigt).
table 3 german   Die CVC Nummer wurde beim Übertrag in das eviivo System gespeichert – aber bereits durch einen Nutzer angesehen.
table 4 german   Die Karte wurde für eine erfolgreiche Transaktion genutzt (entweder für eine Belastung der Anzahlung, einer Vorauthorisierung oder einer Belastung etwaiger Stornokosten durch die eviivo suite).
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  Die Karte wurde über das System genutzt, aber entweder abgelehnt oder sie ist verfallen oder das Limit der Karte wurde bei einer Transaktion überschritten. Sie können die eviivo suite nutzen um eine Alternative anzufragen und/oder die abgehnte Karte an den entsprechenden Buchungskanal zu übermitteln.

Abgelehnte Kreditkarten

Falls eine Zahlung oder Vorauthorisierung abgelehnt wird, wird die entsprechende Buchung im Kalender mit einem Ausrufezeichen hervorgehoben. Wenn Si emit der Maus über die Buchung gehen erscheint der Text: Transaktion konnte nicht durchgeführt werden..

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Um abgelehnte Karten zu verarbeiten, klicken Sie auf den entsprechenden Link wie unten dargestellt. Die Nachricht oben zeigt Ihnen nur, dass die zuletzt verwendete Karte abgelehnt wurde. 

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Kreditkartendetails werden automatisch gelöscht

  • 3 Tage nach Check In, falls Sie das eviivo Händlerkonto nutzen.
  • 60 Tage nach Check out, falls Sie ihr eigenes Händlerkonto nutzen.

Zahlungs Tab

Wie bisher können Sie den Zahlungs Tab nutzen für: -

  • Vorauthorisierungen, Belastungen oder Erstattungen auf einer Kreditkarte eines Gastes direct in der eviivo suite per 1-click (automatischer Übertrag in die Rechnung)
  • Manuelle Zahlungen außerhalb der eviivo suite, in bar oder mit einem Kartenterminal, ur Darstellung auf der jeweiligen Gastrechnung.

Die Vorauthorisierung der Gästekreditkarte (immer nützlich um eine Buchung zu garantieren und Stornokosten abzudecken) wird jetzt im Zahlung Tab abgebildet.

Bevor Sie eine Zahlung anstoßen, wählen Sie zuerst eine Zahlungsmethode. 

Falls Sie die eviivo suite für eine Vorauthorisierung, Belastung oder Gutschrift der Kreditkarte nutzen, wählen Sie die Option ‘Durch das System ausführen’, und wählen die entsprechende Karte aus dem Drop-Down Menü auf der rechten Seite aus.

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Falls Sie eine manuelle Zahlung außerhalb der eviivo suite vornehmen möchten aber die Zahlung im System speichern wollen, wählen Sie die entsprechende Zahlungsart (wie Kartenleser, Bar, Scheck etc.).

Kartenleser   speichert  eine Zahlung eines Kreditkartenterminals oder “PDQ”
Bar   speichert Barzahlungen
Abbuchungen   speichert Zahlungen die per Lastschrift eingenommen wurden
Scheck   speichert Zahlungen per Scheck
Banküberweisung   speichert Zahlungen per Überweisung
Traveller Cheques   speichert Zahlungen per Traveller Cheque

 

Zahlungen und Gutschriftlimits

Falls Sie die eviivo suite NICHT für Kreditkartenzahlungen nutzen, können Sie alle Zahlungen ausserhalb des Systems unbegrenzt bis zur Begleichung der Gästerechnung eintragen.

Falls Sie die eviivo suite für die Kreditkartenabrechnung nutzen, hängt der Maximalbetrag der Belastung vom jeweiligen Händlerkonto, wie unten dargestellt, ab.

Machen Sie sich keine Sorgen, der Maximalbetrag einer Belastung ist jeweils auf dem Bildschirm erkennbar, direkt neben dem Betragsfeld.

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Gut zu Wissen!  Falls Sie eviivo´s kostenlosen Service nutzen, ist eviivo auch der ‘Händler des Vorgangs’, und eviivo ist auch juristisch verantwortlich für den Gast bis zum Check-In.  Daher kann eviivo nur Kreditkarten als eigener Händler Online Transaktionen vornehmen, wo wir den akzeptierten Betrag einsehen und das akzeptieren der Geschäftsbedingungen nachvollziehen können.

Vorauthorisierung

Eine Vorauthorisierung ist keine Gebühr.  Dies bedeutet lediglich, dass eviivo mit der Bank des Gastes abklärt, ob genug Guthaben für die Buchung oder etwaige Stornokosten auf der Kreditkarte verfügbar ist. Trotzdem reduzieren einige Banken das Limit auf der Kreditkarte um den entsprechenden Betrag. Dies geschieht, um Ihnen genug “Spielraum” für anstehende Zahlungen einzuräumen. Also dient dies nur zu Ihrer Sicherheit.

Wenn Sie also die automatische Vorauthorisierung gewählt haben, iwird die eviivo suite automatisch

  • Die Kreditkarte bei Buchung validieren
  • Einen Betrag gleich der Stornogebühr vorauthorisieren, sobald die Buchung das Stornofenster für gebührenpflichtige Stornierungen überschreitet.

Automatische Vorauthorisierung erfolgt, wenn dem Betrag zugestimmt wurde und erlaubt Ihnen, die entsprechende Zahlung zu diesem Zeitpunkt zu “reservieren” (zum Beispiel, falls die Buchung innerhalb des Stornofensters nicht zu Stande kommt!). 

Wenn eine automatische Vorauthorisierung für ein bestimmtes Datum geplant ist, wird eine Nachricht im Zahlungs Tab angezeigt. Diese erklärt Ihnen exakt wieviel und wann zukünftig vorauthorisiert wird.

Zum Buchungszeitpunkt wird folgende Nachricht dargestellt:

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Wenn die Vorauthorisierung später, zum Zeitpunkt etwaig anfallender Stornogebühren anfällt, erscheint diese Nachricht:

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Eine geplante Vorauthorisierung erfolgt jeweils auf der zuletzt genutzen Kreditkarte, auch wenn die Buchung mit einer anderen Kreditkarte vorgenommen wurde.

Jede‘Vorauthorisierung’ wird im entsprechenden Bereich angezeigt und mit einer Nachricht unterlegt die Sie entweder an das Löschen der Vorauthorisierung oder das Belasten der Karte erinnert. Dies geschieht bevor weitere Zahlungen oder Erstattungen durch die eviivo suite ausgeführt werden können.

Alternativ können Sie die Zahlungsart auf eine der manuellen Optionen ändern und weitere Transaktionen außerhalb der eviivo suite “speichern”.e

Zur Stornierung und Löschen einer bestehenden Vorauthorisierung, klicken Sie auf den “Vorauthorisierung anstoßen” Button.  Um einen Betrag, der bereits vorauthorisiert ist, zu belasten, klicken Sie den “Vorauthorisierung belasten” Button. 

Gut zu Wissen!   Falls der Gast noch nicht angereist ist, sollten Sie vorsichtig mit dem Löschen der Vorauthorisierung sein. Ohne die Vorauthorisierung können Sie eventuell anfallende Stornokosten bei Nichtanreise nicht belasten.

Gut zu Wissen!   Falls Sie die automatische Vorauthorisierung nutzen, sollten Sie auch den entsprechenden Betrag über die eviivo suite einziehen. Falls Sie dies nicht Machen und es vorziehen Ihr Kartenterminal zu nutzen, sollten Sie in jedem Fall auch die Vorauthorisierung löschen, wenn der Gast anreist. Auch hier kann es sein, dass die Banken einige Tage bis zur Herstellung des tatsächlichen Kartenlimits brauchen. Falls die Bank länger braucht kann es eventuell zu Problemen bei der Restzahlung beim Check-Out kommen. In diesem Fall muss der Gast sich mit seiner Bank in Verbindung setzen.

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Zahlungen & Gutschrifte

Erfolgreiche Zahlungen werden im Zahlungs und Gutschriften Bereich des Systems dargestellt. Fehlerhafte Transaktionen haben einen roten Hintergrund.

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Email Bestätigung

Wenn Sie eviivo für Kreditkartenzahlungen (‘durch das System’) nutzen, können Sie Bestätigungen über Zahlungen oder Gutschriften optional an den Karteninhaber versenden.

Die Hauptemailadresse des Gastes ist im ‘Email’ Feld voreingestellt, sie können diese aber mit jeder beliebigen Adresse überschreiben.

Wenn die ‘Bestätigung per email’ checkbox ausgewählt wird, wird eine Emailbestätigung mit jeglichen Vorauthorisierung-, Zahlung- oder Gutschriftdetails an den Gast gesendet. Eine Kopie dieser Nachricht geht ebenfalls an Sie.

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Booking.com unterstützt kein CVC

Bei Kreditkartenzahlungen über Booking.com wird keine CVC Nummer verlangt; speziell wenn Sie diese Option, “kein CVC-Code bei Buchung” gewählt haben.  

Booking.com booking page eviivo card icon
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Kreditkarten ohne CVC sind trotzdem in der eviivo suite verfügbar und werden mit einem “No CVC” Symbol gekennzeichnet (oben rechts).

Auch ohne CVC können Sie die Kreditkarte in Ihrer eviivo suite verarbeiten. Allerdings besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass die entsprechende Bank die Karte ohne CVC ablehnt.

Rechnungs Tab und Gäste Erklärung

Wir haben Checkboxen für jeden Eintrag auf der Rechnung hinzugefügt. Falls Sie bestimmte Positionen nicht auf der Gästerechnung enthalten haben wollen, können Sie diese einfach anklicken, bevor Sie das Statement ansehen.

Dies ist ein nützliches Feature, falls Gäste bestimmte Positionen ihrer Rechnung privat bezahlen oder diese Positionen nicht auf einer Firmenrechnung erscheinen sollen.

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