Kostenanstieg im Jahr 2026: 7 Hebel zur besseren Kostenkontrolle für Hoteliers und Kurzzeitvermieter

Auch in diesem Jahr könnten Reisende wieder einige Überraschungen erleben: Kurtaxe, Reinigungsgebühren, Servicegebühren, lokale Zuschläge … die Liste wird immer länger. Für die Betreiber liegt der eigentliche Schock jedoch woanders: Es zeichnet sich eine Margenkrise ab.

Von Hotels bis hin zu Kurzzeitvermietungen machen die Kosten für Vertrieb, Software, Zahlungen und Steuern einen immer größeren Teil der vom Kunden ausgegebenen Euros aus. Wir erleben einen strukturellen Kostendruck, der sich stark von der klassischen Inflation unterscheidet – und vor allem viel schwieriger zu kontrollieren ist.

Online Reiseportale (OTAs) wie Booking.com, Airbnb, Expedia oder Vrbo sind nach wie vor unverzichtbar, um insbesondere internationale Nachfrage zu generieren. Aber ihre Provisionen – in der Regel zwischen 15 und 25 % – sind stetig gestiegen.

Airbnb galt lange Zeit als Ausnahme, aber auch diese Plattform hat ihr Modell „geringe Kosten für Gastgeber, hohe Kosten für Reisende” überarbeitet. Unabhängig davon, wie diese Kosten dargestellt werden, verschwinden sie aber nie: Sie werden lediglich verlagert und wirken sich weiterhin auf die endgültige Rentabilität aus.

Der Druck entsteht durch eine zunehmende Anhäufung von Zwängen, insbesondere durch OTAs, die:

Hinzu kommen die „Premium“-Programme: bevorzugte Platzierungen, Sichtbarkeitsbooster, Zahlungsprogramme, Partnerstatus … all dies sind zusätzliche Kosten, die die algorithmische Leistung verbessern sollen, ohne dass eine entsprechende Rendite garantiert ist.

Unterkunftsverwaltungssysteme (PMS) sollten für mehr Transparenz im Budget sorgen. Dennoch testet ein wachsender Teil des Marktes derzeit umsatzabhängige Preismodelle.

Während viele Hotel-PMS noch pro Zimmer abrechnen, verlangen einige Vermietungs- und Multikanal-Managementplattformen mittlerweile 2 bis 5 % des Umsatzes jeder Buchung. Auf dem Papier scheinen die Interessen übereinzustimmen. In der Praxis bedeutet dies jedoch zusätzliche Kosten für eine Buchung, die bereits durch die OTA-Provisionen geschmälert wird.

Hinzu kommen kostenpflichtige Integrationen für dynamische Preisgestaltung, Messaging, Eigentümerverwaltung und Housekeeping, die oft pro Unterkunft, pro Integration oder pro Nutzer abgerechnet werden. Das Ergebnis: eine Anhäufung versteckter Kosten. Im Gegensatz dazu ermöglicht ein „All-in-One”-Abonnementmodell mit einem breiten Funktionsumfang und transparenten Kosten:

Weniger Tools, weniger Integrationen, weniger versteckte Kosten.

Zahlungsgebühren werden oft als überschaubar angesehen.
In Wirklichkeit summieren sie sich jedoch: Heute zahlen Hoteliers zwischen 0,7 % und 3,5 % Gebühren für die Abwicklung von Kartenzahlungen. Hinter diesen Zahlen verbergen sich oft „gemischte” Sätze, die Interchange-Gebühren, Netzwerkgebühren und die Marge des Dienstleisters zusammenfassen – was eine Analyse erschwert.

Für Einrichtungen mit internationaler Kundschaft steigt die Rechnung noch weiter: Aufschläge auf ausländische Zahlungen, Wechselkursgebühren für ausländische Karten, Kosten im Zusammenhang mit Rückbuchungen, hohe Mindestkautionen, integrierte Versicherungen oder plattformspezifische Zusatzprodukte, wobei jeder seine eigene Marge hinzufügt.

Gleichzeitig betrachten Regierungen touristische Unterkünfte zunehmend als strategische steuerliche Einnahmequelle.

Deutschland gehört dabei zu den komplexeren Märkten in Europa, da es keine einheitliche bundesweite Regelung gibt:

Hinzu kommen:

Für kleine Betriebe ebenso wie für Betreiber mit mehreren Standorten ist Fehlerfreiheit längst keine Option mehr. Konformität wird zu einer operativen ebenso wie zu einer finanziellen Herausforderung.

Im Jahr 2026 ist die Wahl eines PMS, das lokale Steuern in Deutschland automatisch berechnen, anwenden und anpassen kann, kein komfortables Extra mehr, sondern eine Notwendigkeit.

Im Jahr 2026 bedeutet die Sicherung der Margen, dass Gebühren und Steuern wie jede andere Kostenkategorie behandelt werden müssen.

Verschaffen Sie sich einen konkreten Überblick über Ihr tatsächliches Nettoeinkommen nach Abzug folgender Kosten:

Tun Sie dies nach Art der Unterkunft und nach geografischem Gebiet.

Testen Sie Ihr Kostenverhältnis: Drücken Sie die Gesamtausgaben für jeden wichtigen Lieferanten als Prozentsatz Ihres Umsatzes aus. Prognostizieren Sie dann einen Anstieg: Steigen diese Kosten im gleichen Tempo wie Ihre Einnahmen oder stabilisieren sie sich mit der Größe Ihres Unternehmens?

Ohne diese Übersicht ist es unmöglich, Ihre Preise oder Vertriebskanäle richtig zu steuern.

Listen Sie alle Systeme auf, die pro Buchung, pro Zimmer, pro Unterkunft oder prozentual zum Umsatz abrechnen. Verhandeln Sie, wenn möglich, einen Wechsel zu Pauschal- oder nutzungsbasierten Modellen.

Beziehen Sie die Kosten für API-Entwicklung, Integration, Support und Wartung mit ein. Vermeiden Sie doppelte Zahlungen für ähnliche Funktionen, insbesondere über mehrere Channel-Manager oder Messaging- und Kundenmanagementsysteme.

Verlangen Sie Transparenz: Details zu den Gebühren, Unterscheidung zwischen Provisionen, Steuern und Einnahmen, Automatisierung von Ein- und Auszahlungen. Bitten Sie Ihre Dienstleister, die Gebühren und Provisionen für Wechselkurs, Netzwerk und Marge für Ihre wichtigsten Märkte detailliert aufzuschlüsseln. Vergleichen Sie die Modelle „Blended” und „Interchange +”. In vielen Fällen können Sie durch den Verzicht auf einen stark erhöhten Zinssatz 20 bis 30 Basispunkte einsparen.

Nutzen Sie OTAs für den „Billboard-Effekt“, um Nachfrage zu generieren oder das Geschäft in der Nebensaison anzukurbeln. Bevorzugen Sie OTA-Kanäle, die Ihnen die Wahl lassen, wer der Händler sein soll, Ihnen eine freie Kommunikation mit Ihren Gästen ermöglichen und Ihnen erlauben, zusätzliche Dienstleistungen oder Reinigungsgebühren zu bewerben, ohne Sie zu zwingen, diese über ihre Plattform zu einem hohen Provisionssatz einzuziehen.

Zugleich wird in Deutschland der Direktverkauf nach wie vor zu wenig genutzt. SEO, Inhalte, Bewertungen, Fotos, Kundenbeziehungen, E-Mails, Kundenbindung: All dies verleiht Ihnen und Iherer Direktbuchungswebsite gegenüber den Plattformen wieder mehr Gewicht. Ein PMS, das Vertrieb, Website, Kommunikation und Zahlungen zentralisiert, erleichtert diese Neugewichtung.

In den USA, Großbritannien und Europa sind Tourismussteuern ebenso politisch wie wirtschaftlich. Arbeiten Sie mit Handelsverbänden zusammen, um zu gestalten, wie Abgaben umgesetzt werden, wie lange sie gelten und wie die Mittel verwendet werden. Parallel dazu sollten Sie Besucherabgaben bereits jetzt in Ihre Preisstrategie für 2026 einplanen, damit Sie nicht in Hektik geraten, wenn eine Stadt diese Abgaben einführt.

Wählen Sie einen Technologieanbieter, der über die aktuellen Compliance-Anforderungen informiert ist und lokale Steuern automatisch berechnet, anwendet oder neu berechnet, unabhängig davon, wie komplex die Vorschriften sind.

Die meisten Softwareanbieter bieten Immobilienverwaltungsunternehmen Mengenrabatte an, um deren Größe zu berücksichtigen. Verteilen Sie Ihre Softwarekosten auf die Eigentümer der von Ihnen betreuten Immobilien, auch ohne Aufschlag, da dies Ihre Marge sofort erhöht.

Dies ist einfach, wenn die Eigentümer direkte Vorteile genießen können, wie z. B. den Zugriff auf das System, um ihr Konto einzusehen, die Auslastung zu verstehen, Willkommensleitfäden gemeinsam zu bearbeiten, Reinigungs-, Reparatur- oder Wartungsanforderungen zu besprechen oder die Immobilie einfach für den eigenen Gebrauch oder für Freunde und Familie zu buchen.

Wenn die Gesamtpreise transparenter werden, ist die Versuchung groß, die Preise zu senken, um „günstiger zu erscheinen“. Das ist ein Wettlauf nach unten. Machen Sie stattdessen deutlich, was der Kunde für den Gesamtpreis tatsächlich erhält.

Das Gastgewerbe hat saisonale Schwankungen, Finanzkrisen und Pandemien überwunden. Heute durchläuft es eine neue Phase: die Plattformisierung, in der sich miteinander verbundene Systeme überlagern und um die Rolle als zentraler Knotenpunkt konkurrieren.

Die kumulierten Belastungen durch Gebühren, Softwarekosten, endlose API-Integrationen, Zahlungsaufschläge, zunehmenden regulatorischen Druck, Datenaustausch und die Verbreitung von Tourismussteuern können überwältigend sein.

Mehr denn je müssen Betreiber vereinfachen, die tatsächlichen Auswirkungen jeder Plattform messen, verstehen, wohin jeder Cent einer Buchung fließt, und die Kontrolle über ihre Gewinn- und Verlustrechnung zurückgewinnen.