Sichern Sie Ihre Ferienwohnung

In diesem Artikel werden wir alles zusammenfassen, was Sie wissen müssen, um Ihre Ferienwohnung abzusichern, von der Abnutzung bis hin zu der Schadenskaution und dem Umgang mit unerwarteten Schäden, die auftreten können.

Als Besitzer einer Unterkunft möchten Sie, dass Ihre Gäste einen möglichst angenehmen Aufenthalt haben. Doch Sie hingegen leben in der Sorge, dass Ihre Unterkunft beschädigt wird, und hoffen, dass die Gäste Ihre Hausordnung respektieren und alles mit Sorgfalt behandeln.

Nicht alle Gäste sind jedoch so rücksichtsvoll, und selbst wenn sie es sind, können Unfälle passieren.

Als Eigentümer müssen Sie abwägen zwischen der Notwendigkeit, Schäden an Ihrer Unterkunft zu vermeiden, und der Vermeidung von Gästen, die aufgrund der hohen Gebühren von einer Buchung absehen. An dieser Stelle kommen Schadenskautionen und der Schutz der Unterkunft ins Spiel.

Wenn Sie Ihre Unterkunft vermieten, ist ein gewisser Verschleiß zu erwarten. Schließlich kann es bei normaler Nutzung immer noch zu einigen Brüchen oder Dingen kommen, die ersetzt werden müssen.

Kleine Kosten wie eine zerbrochene Tasse oder ein zerbrochener Teller können leicht in der Mietgebühr abgedeckt werden. Dies wird zu guten Bewertungen und Wiederholungsaufträgen beitragen, wenn Ihre Gäste Sie als vernünftig empfinden, wenn sie Ihnen sagen, dass ihnen ein Glas heruntergefallen ist und Sie es nicht auf die Rechnung aufgeschlagen haben. Planen Sie einfach eine geringe Gebühr ein, um den Verschleiß zu decken, wenn Sie Ihre Preise jedes Jahr festlegen.

Es ist nicht ratsam, Ihre Ferienwohnung mit seltenen und wertvollen Gegenständen zu dekorieren, es sei denn, Sie beabsichtigen, diese zur Differenzierung Ihres Angebots zu verwenden. Wenn es sich aber um seltene, antike Glaswaren oder ein teures Kunstwerk handelt, stellen Sie sicher, dass diese durch eine entsprechende Versicherung abgedeckt sind.

Es sind die schwerwiegenderen Schäden und andere ungewöhnliche Vorfälle, die ein größeres Problem darstellen, wie z. B. verschütteter Rotwein auf einem Teppich, ein zerbrochenes Fenster oder ein zerrissener Sitzbezug. Diese zu reparieren oder zu ersetzen kann eine kostspieligere Angelegenheit sein.

Um diese abzudecken, gibt es zwei Ansätze: die Entgegennahme einer Schadenskaution oder die Erhebung einer Gebühr für den Schutz der Unterkunft. Doch zunächst einige ganz einfache praktische Ratschläge, wie man Schlimmeres von vornherein verhindern kann.

Um das Risiko von Schäden zu minimieren, stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Gästen ein gut dokumentiertes Gästehandbuch und ein Willkommenspaket zur Verfügung stellen. In dem Sie erklären, wie man die wichtigsten Geräte sicher bedient, und machen Sie Ihre Gäste auf alles aufmerksam, was sie sonst noch wissen sollten, um offensichtliche Fehler zu vermeiden (z. B. eine Liste von Gegenständen, die nicht in den Geschirrspüler gestellt werden dürfen).

Sie sollten auch die Verwendung von entsprechenden Schildern oder Aufklebern in Betracht ziehen, wo immer dies relevant ist.

Eine weitere gute Idee ist es, sicherzustellen, dass Ihr Handbuch eine klare Liste von Notfall-Telefonnummern enthält, die Sie verwenden können, um das entsprechende lokale Reparatur- und Service-Personal zu kontaktieren. Falls z.B. eines der Hauptgeräte der Unterkunft nicht mehr funktioniert oder irgendwelche Einrichtungsgegenstände kaputt sind, könnte dies sehr nützlich sein. Die meisten Gäste sind anständige Menschen, die gerne bereit sind, versehentliche Schäden zu beheben.

Einfach ausgedrückt, sind Schadenskautionen rückzahlbare Belastungen, die zu den Kosten einer Buchung hinzukommen. Sie werden auch als Kaution oder Sicherheitsleistung bezeichnet und dienen zur Deckung von Schäden, die während des Aufenthalts von Gästen in Ihrer Unterkunft entstehen könnten.

Die Kaution wird in der Regel vor der Ankunft erhoben und gibt Ihnen eine gewisse Sicherheit, denn wenn etwas kaputt geht oder beschädigt wird, haben Sie bereits Geld auf der Bank, um eventuelle Reparatur- oder Ersatzkosten zu decken.

Schadenskautionen geben Ihren Gästen auch einen finanziellen Anreiz, sich um Ihre Unterkunft zu kümmern, da die Kaution zurückerstattet wird, wenn sie die Unterkunft in gutem Zustand verlassen.

Die Höhe der Schadenskaution ist Ihnen überlassen und kann je nach Qualität und Kosten der Einrichtung, der Anzahl der Gäste, der Dauer des Aufenthalts und der Höhe der Belastung variieren.

Die Kaution sollte im Vergleich zu den Mietkosten angemessen, aber hoch genug sein, damit Sie sich bei der Übergabe der Schlüssel zu Ihrer Unterkunft wohl fühlen. Zu viel zu verlangen, kann übertrieben erscheinen und die Leute zögern lassen, ihre Buchung abzuschließen. Sie können wählen, ob Sie eine Pauschalgebühr oder einen Prozentsatz der gesamten Buchungskosten belasten wollen.

Sie können auch in Betracht ziehen, eine Kaution nur vorabautorisieren zu lassen, anstatt sie tatsächlich einzuziehen. Eine Vorabautorisierung bedeutet, dass die Bank des Gastes die Ausgabe im Voraus genehmigt, aber keine Gelder eingezogen werden, bis Sie die Gästekarte tatsächlich belasten – der Vorteil einer Vorabautorisierung ist, dass Sie sich den Ärger ersparen, Rückerstattungen bearbeiten zu müssen.

Die Gebühr für den Schutz von Sachschäden, auch bekannt als Schadensverzicht, ist eine kleine, nicht erstattungsfähige Gebühr, die zu jeder Buchung hinzugefügt wird, ähnlich wie eine Buchungsgebühr.

Sie wird anstelle einer größeren Schadenskaution genommen und soll Schäden bis zu einem bestimmten Betrag abdecken. Die Gäste müssen jeden Schaden rechtzeitig melden, damit er gültig ist (und um Ihnen zu helfen, eventuelle Abhilfemaßnahmen zu ergreifen), und mutwillige Beschädigungen sind ausgeschlossen.

Aber der Gast weiß, dass er im Falle eines Unfalls nicht auf den Kosten sitzen bleibt. Sollte ein Schaden mehr kosten, als durch die Verzichtserklärung abgedeckt ist, sind diese trotzdem vom Gast zu zahlen.

Wenn es keinen Schaden zu beheben gibt, müssen Sie das gesammelte Geld natürlich nicht ausgeben. Dieses kann dann in einen Fonds fließen, den Sie aufbauen, um eventuelle zukünftige Schäden zu decken!  

Schadenskautionen erfordern eine hohe Vorauszahlung seitens Ihrer Gäste, es sei denn, Sie entscheiden sich dafür, die Kaution lediglich vorabautorisieren zu lassen. Tritt während des Aufenthalts kein Schaden auf, wird die Kaution in voller Höhe zurückerstattet (oder die Vorabautorisierung aufgehoben).

Kautionen (und der Wunsch, sie zurückzuerhalten) tragen dazu bei, dass die Gäste ihr Handeln (und dessen Konsequenzen) bewusster wahrnehmen, und sie werden weniger verantwortungsbewusste Gäste abschrecken.

Eine Gebühr für die Absicherung von Unterkünften ist in der Regel eine viel geringere Gebühr, die im Voraus erhoben wird, mit dem Vorbehalt, dass sie nicht erstattungsfähig ist.

Es besteht die Möglichkeit, dass die Gäste dies als Ausrede sehen, weniger vorsichtig zu sein, und denken, dass sie für eine Art Versicherung gegen Schäden bezahlt haben, egal ob welche auftreten oder nicht.

Auf der anderen Seite müssen sie kein zusätzliches Bargeld auftreiben, um die Anzahlung für ihre Buchung zu sichern, was den Aufenthalt bei Ihnen zu einem attraktiveren Preisangebot macht.

Eine Schadenskaution wird vor dem Aufenthalt des Gastes vorabautorisiert oder eingesammelt und einbehalten. Nach dem Check-out wird die Kaution vollständig zurückerstattet, wenn keine Schäden vorhanden sind.

Sie können eine Schadenskaution zum Zeitpunkt der Buchung, oder noch besser, einige Tage vor dem Einchecken erheben.

Wenn Ihre Software zur Verwaltung von Unterkünften eine integrierte Zahlungslösung wie den Payment Manager^TM enthält, kann die Vorabautorisierung oder der Einzug der Schadenskaution jederzeit automatisiert werden.

Mit einer Vorabautorisierung einer Schadenskaution sind Sie abgesichert und können den Betrag jederzeit belasten, aber Ihr Gast wird nicht belästigt, da seine Karte nur belastet wird und eine Kaution nur eingezogen wird, wenn tatsächlich ein Schaden entsteht.

Eine Gebühr für die Absicherung von Unterkünften wird ebenfalls im Voraus erhoben, aber da es sich um einen geringeren Betrag handelt, ist der Zeitpunkt der Erhebung nicht so kritisch, und es kann vorteilhaft und praktischer für alle Beteiligten sein, sie im Voraus, zum Zeitpunkt der Buchung, zu erheben.

Unabhängig davon, ob Sie eine Schadenskaution oder eine Gebühr für den Schutz der Unterkunft erheben, ist es am besten, mit dem Gast völlig transparent zu sein, die Erwartungen im Voraus festzulegen und sicherzustellen, dass Ihre Bedingungen und Konditionen kristallklar sind. Diese sollten Folgendes beinhalten:

Wenn die Gäste über eine dritte Partei buchen, klären Sie, wer die Kaution entgegennimmt – Sie oder das Reisebüro? Schließlich sollten Sie Ihre Schadenspolitik in den Mietvertrag oder die Buchungsbedingungen aufnehmen und sicherstellen, dass Ihre Gäste diese bei der Buchungsbestätigung anerkennen.

Wenn es Schäden an der Unterkunft gegeben hat, sollten Ihre Gäste Sie benachrichtigen.

Bitten Sie Ihre Gäste nicht nur, Sie über Schäden zu informieren, sondern fordern Sie sie auch auf, Ihnen mitzuteilen, wenn sie etwas entdecken, das nicht funktioniert, oder defekte Gegenstände in Ihrer Ferienwohnung zu melden.

Es könnte nicht ersichtlich sein, bis jemand ein Gerät benutzt, dass es nicht mehr funktioniert, und Sie werden es nicht wissen, wenn Sie nicht alles, vom Bügeleisen bis zum Gefrierschrank, jedes Mal testen, wenn jemand auscheckt.

Wenn Gäste abreisen, ohne etwas zu erwähnen, müssen eventuelle Schäden so schnell wie möglich nach dem Auschecken und auf jeden Fall vor der Ankunft Ihrer nächsten Gäste festgestellt werden.

Dies ist besonders wichtig, wenn Sie einen Anspruch bei Ihrer Versicherung geltend machen müssen.  Melden Sie daher vorgefundene Schäden möglichst innerhalb von 24 Stunden Ihren Gästen.

Wenn Sie eine Schadenskaution erhoben haben und ein Schaden entstanden ist, müssen Sie berechnen, wie viel von der Kaution einbehalten werden soll. Seien Sie vernünftig. Alt für neu ist vielleicht nicht wirklich der beste Ansatz, und kleinere Schäden sind es vielleicht nicht wert, sich darüber Gedanken zu machen.

Dokumentieren Sie den Vorfall so genau wie möglich, wann er sich ereignet hat, wer dafür verantwortlich war und wann er entdeckt wurde, bevor Sie einen Schaden geltend machen. Sie müssen beweisen, dass der Schaden durch den betreffenden Gast verursacht wurde, sonst steht Ihr Wort gegen das des Gastes.

Ein mit einem Zeitstempel versehenes Bild/Video zwischen den einzelnen Aufenthalten der Gäste kann Ihnen helfen, Ihre Argumente vorzubringen.

Solange Sie klar in Ihrer Kommunikation, fest in Ihrer Überzeugung und fair in Ihrer Einschätzung des Schadens waren, sollte es nicht allzu problematisch sein, eine Lösung zu finden.  

Eine E-Mail-Vorlage für die Zeit nach der Abreise, die in einem professionellen, aber selbstbewussten Ton verfasst ist (und nicht in der Hitze des Gefechts geschrieben wurde), sollte sich als sehr nützlich erweisen.

Wenn Sie eine negative Bewertung als Ergebnis Ihrer Aktion erhalten, sollten Sie unbedingt eine Antwort geben. Eine besonnene und vernünftige Erklärung auf der Bewertungsseite wird oft wertvoller sein als die ursprüngliche Beschwerde und Kritik.

Wenn Sie eine Schadensverzichtserklärung haben, müssen Sie nichts unternehmen, es sei denn, der Schaden ist schwerwiegend und übersteigt den abgedeckten Betrag. Stellen Sie sicher, dass ein solches Szenario in Ihren Bedingungen abgedeckt ist.