E-Rechnungspflicht ab Januar 2025: Was Hoteliers und Gastgeber jetzt wissen müssen

Am 1. Januar 2025 tritt in Deutschland die Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen für B2B-Transaktionen in Kraft. Gemäß dem im März 2024 verabschiedeten Wachstumschancengesetz, sind Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Das gilt ohne Ausnahmen, also auch für Hotels, Vermietungsagenturen und private Vermieter von Ferienwohnungen. Beim Versand solcher E-Rechnungen gibt es jedoch vorerst eine Übergangsphase. Worauf Hoteliers und Gastgeber achten müssen und welche Pflichten, Übergangsfristen und Ausnahmen es gibt, erfahren Sie hier.

Ab Januar 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen – ohne Ausnahmen. Dazu zählen auch Hotels und Anbieter von Ferienwohnungen. Das Gute daran ist, dass kein spezielles System zum Empfang von E-Rechnungen erforderlich ist. Ein einfaches E-Mail-Postfach genügt, wodurch der Aufwand gering bleibt.

Bis zum Ende des Jahres 2026 gibt es eine spezielle Regelung für den Versand von Rechnungen. In dieser Übergangszeit dürfen Unternehmen, also auch Hotels und Ferienwohnungen ihre Rechnungen weiterhin in Papierform versenden. Es ist sogar möglich, Rechnungen in einfachen elektronischen Formaten wie JPEG oder PDF per E-Mail zu versenden. Voraussetzung dafür ist jedoch die Zustimmung des Empfängers. Es sind also keine sofortigen drastischen Veränderungen in Ihren bestehenden Abläufen notwendig, was den Übergang deutlich einfacher macht.

Die Zustimmung des Empfängers kann entweder ausdrücklich durch die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) eingeholt oder stillschweigend anerkannt werden. Eine stillschweigende Zustimmung bedeutet, dass das Verhalten des Empfängers die Zustimmung signalisiert, beispielsweise wenn er eine E-Mail-Adresse angibt oder die Rechnung akzeptiert, ohne Einspruch zu erheben.

Falls der Empfänger eine E-Rechnung ablehnt, haben Sie dennoch die Möglichkeit, auf Papierdokumente zurückzugreifen. Es gibt während der Übergangsphase also keine Verpflichtung zur vollständigen Umstellung.

Selbst nach dem Inkrafttreten der Pflicht zur E-Rechnung bleibt die Vorschrift für Kleinbetragsrechnungen bestehen. Für Rechnungen bis zu einem Betrag von 250 Euro haben Sie die Möglichkeit, diese weiterhin in Papierform oder in einfachen elektronischen Formaten wie PDF oder JPEG zu erstellen. Eine Umstellung auf E-Rechnung ist in diesen Fällen nicht notwendig.

Die Übergangsregelungen ermöglichen es Ihnen, sich nach und nach auf die vollständige Einführung der E-Rechnung vorzubereiten. Diese Phase gibt den Unternehmen genügend Zeit, um erforderliche Änderungen vorzunehmen. Nutzen Sie die nächsten Monate, um Ihre Abläufe zu optimieren und sich mit den neuen Anforderungen vertraut zu machen.

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