10 Top-Tipps um Ihr Ferienvermietungsgeschäft auszubauen

Wussten Sie, dass Immobilienverwalter ihre Kurzzeitvermietungsportfolios allein im Jahr 2022 um durchschnittlich 41 Prozent vergrößert haben?* Angesichts dieser Zahlen kann man mit Sicherheit sagen, dass der Markt für Kurzzeitvermietungen enormes Wachstumspotenzial bietet.

Doch um Wachstumschancen wirklich zu nutzen, braucht es kluge Planung und effizientes Management.
Egal, ob Sie Ihr bestehendes Portfolio erweitern möchten oder als Immobilienmakler in den Bereich Kurzzeitvermietungen einsteigen wollen, hier erfahren Sie, wie Sie Ihr Geschäft erfolgreich skalieren.

Sie haben also die Entscheidung getroffen, Ihr Kurzzeitvermietungsgeschäft zu erweitern.
Ganz gleich, wie motiviert Sie sind, Ihr erster Schritt sollte immer die gründliche Vorbereitung sein.

Es gibt viele Möglichkeiten, sich auf Ihre Expansion vorzubereiten.
An erster Stelle steht die Zahlenanalyse. Finden Sie heraus, was Ihre Expansionspläne kosten werden – sind Sie finanziell bereit? Berechnen Sie den erwarteten Umsatz und die Gewinnmargen der geplanten neuen Objekte in Ihrem Portfolio. Berücksichtigen Sie dabei alle realistischen Kosten wie Steuern, Versicherungsprämien und Leerstandskosten. Je mehr Ausgaben Sie im Voraus einkalkulieren, desto weniger unangenehme Überraschungen erwarten Sie im Verlauf des Prozesses.

Zweitens sollten Sie den Markt genau analysieren. Egal, ob Sie in Ihrer Region investieren oder in neue Gebiete expandieren, Sie sollten wissen, welche Trends dort gerade relevant sind. Gibt es genügend Nachfrage nach Kurzzeitvermietungen, um die Investition lohnenswert zu machen? Und noch genauer: Besteht eine hohe Nachfrage nach der Art von Unterkunft, die Sie anbieten möchten – etwa Luxus-, Budget-, Ferien- oder Geschäftsvermietungen?

Drittens sollten Sie sich bewusst machen, wie viel Zeit und Energie Ihre Expansion erfordert.
Fragen Sie sich, ob jetzt der richtige Moment ist, um zu wachsen. Sind Ihr Team und Ihre Systeme so aufgestellt, dass der laufende Betrieb zuverlässig weiterläuft, während Sie sich auf Wachstum und Akquise konzentrieren? Oder sind Sie derzeit noch zu stark im Tagesgeschäft eingebunden, um die nötige Zeit für die Expansion zu haben? Denken Sie daran, Sie müssen den Überblick behalten und sich voll auf die Expansion konzentrieren, wenn Sie erfolgreich sein wollen.

72 Prozent der Erwachsenen bevorzugen es, ihren Urlaub online zu buchen.** Um davon zu profitieren, müssen Ihre Unterkünfte online sichtbar und buchbar sein. Der beste Weg, dies sicherzustellen, ist eine professionelle Website.

Eine eigene Website ermöglicht es Ihnen, mehr Umsatz zu erzielen, da Sie provisionsfreie Direktbuchungen erhalten. Wenn sie richtig gepflegt wird, hilft Ihnen die Website außerdem, eine Marke aufzubauen, die Reisende weltweit kennen, vertrauen und bevorzugen. Ein positives Markenimage ist unverzichtbar, wenn Sie große Wachstumspläne haben, und Ihre Website ist der Schlüsselkanal, um dieses aufzubauen.

So gestalten Sie eine Website, die Ihr wachsendes Unternehmen repräsentiert, Ihre Marke präsentiert und Direktbuchungen fördert:

Auch wenn Ihre eigene Website entscheidend für Direktbuchungen ist, benötigen Sie eine Präsenz auf großen Online-Reiseplattformen (OTAs), um Ihr Portfolio wirklich sichtbar zu machen. Sobald Sie die OTAs identifiziert haben, die zu Ihrem Unternehmen passen, besteht der nächste Schritt darin, Ihre Verbindungen – und Buchungen – effizient zu verwalten, während Ihr Portfolio wächst.

Aus diesem Grund ist die Nutzung eines Channel-Managers unverzichtbar. Channel-Manager halten Ihre Verfügbarkeiten und Raten über alle verbundenen Kanäle hinweg synchron. Das bedeutet, dass Sie Überbuchungen vermeiden können, ohne stundenlang jede OTA manuell aktualisieren zu müssen.

Wenn Sie mehrere Unterkünfte verwalten, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Team so wenig manuelle Arbeit wie möglich leisten muss. Achten Sie deshalb auf einen Channel-Manager mit tiefgehenden Integrationen, der alle Informationen automatisch über alle Kanäle hinweg aktualisiert:

Nur ein Channel-Manager, der all diese Elemente synchron hält, gibt Ihnen die volle Kontrolle über Ihre Inserate, während Ihr Unternehmen wächst.

Wenn Ihr Ziel darin besteht, Ihr Portfolio zu erweitern, müssen Sie neue Unterkünfte reibungslos integrieren können. Ein nahtloser Onboarding-Prozess sorgt dafür, dass Ihr wachsendes Portfolio einfach zu verwalten bleibt – und Sie gleichzeitig Engpässe und zeitraubende Verwaltungsaufgaben bei jeder neuen Immobilie reduzieren.

Eine Möglichkeit, den Onboarding-Prozess zu optimieren, besteht darin, so früh wie möglich sogenannte „Modellobjekte“ festzulegen. Dadurch erhalten Sie eine klare Vorlage, die Sie bei der Aufnahme ähnlicher Unterkünfte in Ihr Portfolio einfach replizieren können. Das beschleunigt den gesamten Prozess erheblich.

Um noch mehr Zeit zu sparen, sollten Sie nach einer Multi-Property-Management-Software suchen, die es Ihnen ermöglicht, Ihre „Modell“-Unterkunft zu duplizieren. Indem Sie die gesamte Konfiguration Ihres Modells replizieren, können neue Unterkünfte im Handumdrehen integriert werden.

Der Aufbau und die Verwaltung eines wachsenden Immobilienportfolios ist Teamarbeit. Ihr langfristiger Erfolg hängt entscheidend davon ab, frühzeitig die richtigen Partner auszuwählen – treffen Sie diese Entscheidung daher mit Bedacht. Hier sind die wichtigsten Beziehungen, die Sie aufbauen und pflegen sollten:

Im weiteren Verlauf dieses Artikels erfahren Sie, wie Sie diese Beziehungen aufbauen, pflegen und optimal nutzen können – entscheidende Faktoren, um Ihr Kurzzeitvermietungs-Geschäft erfolgreich auszubauen.

Damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können, müssen die täglichen Abläufe in Ihren Unterkünften reibungslos funktionieren – insbesondere Reinigung und Gästewechsel, die für den ersten Eindruck und die Zufriedenheit Ihrer Gäste entscheidend sind.

Hier sind einige bewährte Methoden, um die Planung und Organisation der Reinigungsarbeiten in Ihrem gesamten Portfolio zu optimieren:

Erstens sollten Sie detaillierte Reinigungschecklisten und standardisierte Abläufe für jede Unterkunft entwickeln. Auch wenn das anfangs etwas Aufwand bedeutet, schaffen Sie damit einheitliche Standards, die es erleichtern, Reinigungspersonal effizient zu schulen und zu führen.

Zweitens ist es ratsam, die Reinigung an professionelle Reinigungsfirmen mit Erfahrung im Bereich Kurzzeitvermietung auszulagern. So stellen Sie sicher, dass geschultes Personal mit dem richtigen Equipment und der nötigen Flexibilität für gleichbleibend hohe Sauberkeit sorgt.

Drittens kann ein zentralisiertes, interaktives Reinigungs-Dashboard helfen, Reinigungs- und Wartungsteams über Ihre Unterkünfte hinweg zu koordinieren. So werden Kommunikationswege verkürzt und alle Aufgaben termingerecht erledigt.

Achten Sie bei der Auswahl des richtigen Systems darauf, dass es mit Ihrem PMS integriert ist und Ihrem Management-Team folgende Möglichkeiten bietet:

Um den Prozess noch effizienter zu gestalten, können Sie Teile der Planung automatisieren – etwa durch automatische E-Mail-Benachrichtigungen, die Reinigungsteams rechtzeitig über ihre Aufgaben informieren. Selbstverständlich sollten Reinigungskräfte ebenfalls Zugriff auf das Dashboard haben, um zu sehen, welche Zimmer oder Einheiten gereinigt werden müssen, Notizen zu hinterlassen, Zimmer als „gereinigt“ zu markieren oder anzugeben, warum eine Reinigung nicht durchgeführt werden konnte.

Ein wachsendes Kurzzeitvermietungs-Geschäft bedeutet automatisch, dass mehr Personen in Ihrem Unternehmen tätig sind. Daher ist es wichtig, dass alle Teams und Mitarbeitenden Zugriff auf die Informationen und Daten haben, die sie für ihre Aufgaben benötigen. So brauchen beispielsweise die zuvor genannten Reinigungsteams ihren täglichen Zeitplan, um effizient arbeiten zu können.

Gleichzeitig sollten Sie vermeiden, dass Einzelpersonen mehr Daten einsehen können, als für ihre Arbeit erforderlich ist. Immobilienverwaltungen verarbeiten äußerst sensible Gästeinformationen, darunter persönliche Daten und Zahlungsinformationen. Um das Risiko von Datenschutzverletzungen oder unbefugter Nutzung zu minimieren, sollten Sie in Ihrem PMS und anderen Systemen einen kontrollierten Mehrbenutzerzugriff einrichten.

Mit einem solchen Zugriff können Sie Rollen und Berechtigungen gezielt nach Verantwortungsbereichen vergeben. So kann etwa ein Mitarbeiter an der Rezeption Zugriff auf Reservierungsdaten benötigen, während ein Hausmeister nur auf Arbeitsaufträge zugreifen muss. Durch diese rollenbasierten Berechtigungen stellen Sie sicher, dass jeder Nutzer ausschließlich die für seine Tätigkeit relevanten Daten einsehen kann. Das stärkt die Datensicherheit und verringert das Risiko menschlicher Fehler.

Ein weiterer Vorteil eines durchdachten Mehrbenutzerzugriffs liegt in der einfachen Verwaltung über die Zeit. Mit dem richtigen PMS können Sie individuelle Benutzer, Immobilieneinheiten und Teams (z. B. „Reinigungsteam“) anlegen. Anschließend lassen sich die entsprechenden Benutzer, Rollen und Immobilieneinheiten den Teams zuweisen. Das spart Ihnen viel Zeit, wenn Ihr Unternehmen wächst und Mitarbeitende hinzukommen oder ausscheiden, da Sie den Zugriff schnell gewähren oder entziehen können. Darüber hinaus haben Sie die Flexibilität, Rollen und Berechtigungen für einzelne Benutzer oder Teams auch objektbezogen einzuschränken.

Ihre Beziehung zu den Immobilieneigentümern in Ihrem Portfolio ist entscheidend – sowohl für die langfristige Bindung als auch für weiteres Wachstum. Doch wie stellen Sie sicher, dass Ihre Eigentümer zufrieden bleiben und Sie als vertrauenswürdiger Partner wahrgenommen werden?

Das Wichtigste ist eine klare und transparente Kommunikation. Eigentümer möchten regelmäßig die Gewissheit haben, dass sich ihre Immobilie in guten Händen befindet. Halten Sie sie deshalb stets auf dem Laufenden, indem Sie klare, umfassende Leistungsberichte bereitstellen. Ebenso sollten Sie detaillierte Abrechnungen mit einzelnen Posten vorlegen, um Transparenz und Seriosität zu zeigen.

Um Zeit bei der Erstellung von Berichten und Abrechnungen zu sparen, empfiehlt sich ein PMS mit integrierten Eigentümerverwaltungsfunktionen. Damit können Sie pro Buchung automatisch Gebühren für Eigentümer berechnen und sofort detaillierte Rechnungen erstellen, die sämtliche Kosten und Gebühren enthalten, die Sie weitergeben möchten.

Letztlich hängt Ihr Wachstumserfolg von einem entscheidenden Faktor ab: Zeit. Haben Sie genügend freie Stunden, um sich der Akquise neuer Immobilien zu widmen, oder sind Sie zu stark mit den täglichen Aufgaben Ihrer bestehenden Unterkünfte beschäftigt?

Wenn Ihre Tage derzeit schon zu kurz sind, sollten Sie über die Investition in eine Property-Management-Technologie nachdenken, die Ihnen und Ihrem Team Zeit zurückgibt. Achten Sie dabei auf folgende Funktionen:

Die Möglichkeit, mehrere Immobilien gleichzeitig zu aktualisieren, spart enorm viel Zeit. Wir haben bereits über die Vorteile des Klonens von Modellobjekten zur schnelleren Integration gesprochen. Doch es gibt noch viele weitere Bereiche, die Sie mit der richtigen Software gebündelt verwalten können:

Vergessen Sie dabei nicht die Flexibilität. Neben der Möglichkeit, Änderungen in größerem Umfang vorzunehmen, sollten Sie diese jederzeit anpassen können, wenn sich Ihre Geschäftsstrategie weiterentwickelt.

Wie viel Zeit verbringt Ihr Team damit, dieselben Informationen immer wieder an Gäste zu senden oder wiederkehrende Fragen zu beantworten? Gästekommunikation kostet Zeit – aber sie ist entscheidend, wenn Sie sich einen hervorragenden Ruf bei Reisenden aufbauen möchten.

Die Lösung liegt in einer effizienteren Kommunikation. Das klingt einfacher, als es ist, doch hier sind einige praktische Wege:

Wenn es in diesem Artikel bislang einen roten Faden gab, dann den der Automatisierung – und das aus gutem Grund. Automatisierung ist eine der effektivsten Methoden, um Zeit zu sparen und gleichzeitig Prozesse zu schaffen, die das Wachstum Ihres Unternehmens unterstützen.

Heute lassen sich nahezu alle Aufgaben im Bereich der Immobilienverwaltung automatisieren – von der Synchronisierung der Buchungskanäle über die Reinigungsplanung bis hin zur Gästekommunikation. Besonders lohnenswert ist die Automatisierung von Zahlungsabläufen.

Indem Sie Zahlungen wie Anzahlungen, Steuern, Reinigungsgebühren oder Kautionen automatisiert erfassen, verwalten Sie diese über Ihr gesamtes Portfolio hinweg schnell, genau und pünktlich – bei jeder Buchung.Und das ist erst der Anfang.

Lesen Sie mehr über 10 hilfreiche Automatisierungstools für Ihr Ferienvermietungsgeschäft und entdecken Sie, wie Sie Ihre Prozesse weiter optimieren können.

Auch wenn es zu Beginn einfacher ist, Ihr Kurzzeitvermietungsgeschäft in der Nähe Ihres Wohnorts aufzubauen, werden Sie mit wachsendem Erfolg wahrscheinlich den Wunsch verspüren, neue Regionen zu erschließen. Wichtig ist dabei, Ihre Standorte strategisch zu wählen. Recherchieren Sie sorgfältig, denn zahlreiche Faktoren können die Rentabilität Ihrer Standorte beeinflussen – von der lokalen Konkurrenzsituation bis hin zu regionalen Vorschriften.

Sobald Sie sich sicher für einen Standort entschieden haben, sollten Sie wissen, dass Sie Ihre Unterkünfte auch aus der Ferne zuverlässig verwalten können. Investieren Sie daher in Tools und Systeme, die Ihre täglichen Abläufe reibungslos gestalten, wie etwa:

All diese Funktionen – und viele weitere, die in diesem Artikel erwähnt wurden – erhalten Sie in einem einzigen PMS. eviivo Suite ist eine zentrale Plattform, die es Ihnen ermöglicht, mehrere Immobilien, Teams und Buchungen von einem Ort aus zu verwalten. So wird die Multi-Property-Verwaltung von überall aus ganz einfach, und Sie gewinnen wertvolle Zeit, um sich auf das Wachstum Ihres Portfolios zu konzentrieren.

Ganz gleich, ob Sie klein anfangen oder groß durchstarten möchten – das erfolgreiche Skalieren Ihres Kurzzeitvermietungsgeschäfts hängt davon ab, starke Partnerschaften aufzubauen und moderne Technologie zu nutzen. Wenn Sie dies konsequent tun, halten Sie Ihre täglichen Abläufe effizient, pflegen Ihre wichtigsten Beziehungen und behalten die Kontrolle über Ihr wachsendes Portfolio.

Kombinieren Sie das mit gründlicher Vorbereitung, strategischem Weitblick und einer positiven Haltung, und schon haben Sie die perfekte Formel für langfristiges Wachstum Ihres Ferienvermietungsgeschäfts.

* Transparent, Globale Property Manager Umfrage 2023
** Statista Consumer Insights, 2023