10 Automatisierungstools für Ihren Ferienvermietungsbetrieb

Entdecken Sie die 10 besten Automatisierungstools für Kurzzeitvermietungen, mit denen Sie Zeit sparen und Ihre Ferienvermietungen effizienter und profitabler betreiben können.

Es ist die letzte Woche der Hochsaison.

Sie haben sich wochenlang darum bemüht, dass jeder Gast seinen Aufenthalt genießt.

Sie haben sichergestellt, dass Sie alle Last-Minute-Buchungen erfasst und keine Zahlungen versäumt haben.

Sie haben Ihr Reinigungs- und Haustechnik-Team koordiniert.

Sie haben jedem Gast die Anreise-Informationen geschickt.

Sie haben neu angekommene Gäste begrüßt und sie über die örtlichen Sehenswürdigkeiten informiert…

Die Liste ist lang und die Zeit, die man braucht, um alles zu erledigen, kann endlos erscheinen!

Die gute Nachricht? All diese Aufgaben können für Sie automatisiert werden. Hier sind die 10 besten Automatisierungs-Tools für Ferienvermietungen, die Sie unbedingt in Erwägung ziehen sollten, um viel von Ihrer wertvollen Zeit zu sparen und Ihnen die täglichen Abläufe Ihrer Ferienvermietung zu erleichtern.

Der wichtigste Aspekt Ihres Betriebs ist die Verwaltung Ihrer Buchungen – und dazu gehört auch, dass Sie kostspielige Überbuchungen vermeiden. Ein Channel Manager hilft Ihnen dabei, indem er Ihre Verfügbarkeit bei allen von Ihnen genutzten Online-Reiseportalen (OTAs) sofort und gleichzeitig aktualisiert.

Ein Channel Manager sollte mindestens Ihre Verfügbarkeiten synchronisieren und Ihre Reservierungen in einem einzigen Kalender zentralisieren, wenn Sie die lästigen Überbuchungen vermeiden wollen. Es gibt jedoch Hunderte von Channel Managern auf dem Markt, weshalb Sie bei der Auswahl des Besten für Ihre Bedürfnisse einige Tipps gebrauchen können.

Sobald Sie sich für Ihren Channel Manager entschieden haben, können Sie die Synchronisierung Ihrer Buchungskalender automatisieren, was früher eine stressige und zeitraubende Aufgabe war.

Zusätzlich zu Ihrem Buchungskalender sollte der Channel Manager Ihrer Wahl in der Lage sein, die Aktualisierung all Ihrer Fotos, Beschreibungen, Preise und Angebote über alle Online-Reiseportale (OTAs) hinweg zu automatisieren, indem Sie Änderungen einfach über eine einzige Plattform vornehmen.

Es gibt nichts Schlimmeres für einen Gast, als unterschiedliche Bilder oder Beschreibungen auf verschiedenen Websites zu sehen und nicht sicher sein zu können, was Sie wirklich anbieten. Konsistenz ist der Schlüssel zum Erfolg, aber Sie wollen nicht Stunden damit verbringen, dieselben Inhalte auf jedem OTA einzeln zu aktualisieren.

Die automatische Aktualisierung spart Zeit und stellt sicher, dass Sie über alle Ihre Kanäle hinweg ein einheitliches Angebot anzeigen, wodurch Ihre Unterkunft für Ihr Publikum im Laufe der Zeit besser zu erkennen ist.

Um sicherzustellen, dass Ihre Gäste während ihres Aufenthalts alle erforderlichen Informationen erhalten, müssen Sie häufig mit ihnen kommunizieren.

Die Einrichtung automatischer Gastnachrichten ist für den gesamten Gäste-Lebenszyklus von entscheidender Bedeutung: von der Buchungsphase über den Aufenthalt bis hin zur Rückkehr nach Hause. Da regelmäßige Kommunikation von den Gästen immer mehr erwartet wird, hilft sie Ihnen, ein großartiges Gästeerlebnis zu bieten und hervorragende Bewertungen zu erhalten.

Zu den automatisierten Mitteilungen, die eingerichtet werden sollten, gehören:

Sie können auch E-Mails automatisieren, um alle möglichen Buchungsszenarien abzudecken, einschließlich Stornierungs-, Zahlungs- und Aufenthaltsbestätigungen und Sie können E-Mail-Marketingkampagnen einrichten.

E-Mail-Automatisierungsfunktionen sind in der Regel in einem Property Management System (PMS) oder einer Guest Management Software (CRM) zu finden.

Die Durchführung von Werbeaktionen ist ein wichtiger Bestandteil Ihrer Preisstrategie und Ihres Kundenbindungsprogramms. Die Automatisierung der Werbemaßnahmen für Ihre Ferienvermietung hilft Ihnen dabei, frühzeitige Buchungen und wiederkehrende Gäste noch effizienter zu fördern.

Werbeaktionen bestehen nicht nur aus Last-Minute-Rabatten (die wir übrigens nicht empfehlen). Sie betreffen auch die folgenden Aspekte:

Mit einer effektiven Software für die Preisgestaltung von Werbeaktionen können Sie eine Reihe von Werbeaktionen automatisch durchführen und behalten dabei die volle Kontrolle und Flexibilität. Wählen Sie aus, welche Preise Sie rabattieren, auf welchen Kanälen Ihre Werbeaktion angezeigt wird und wann Ihre Werbeaktionen automatisch enden.

Wenn es um die Verwaltung Ihrer Zahlungen geht, sollten Sie sicherstellen, dass (1) Sie derjenige sind, der das Geld verwaltet, (2) Sie keine Zahlungen vergessen und (3) Sie keine Fehler machen.

Die Automatisierung des Zahlungseinzugs hilft Ihrer Ferienvermietung, alle drei Ziele zu erreichen. Es ist besonders einfach, wenn Sie eine große Anzahl von Zimmern oder mehrere Unterkünfte verwalten.

Mit der richtigen Software für die Automatisierung von Kurzzeitvermietungen können Sie eine breite Palette von Zahlungen für Ferienvermietungen automatisieren:

Der andere entscheidende Aspekt Ihrer Zahlungseinzugsverfahren ist deren Sicherheit. Wenn Sie ein Zahlungstool mit Ihrem PMS verbinden, können Sie die manuelle Handhabung sicher reduzieren. Achten Sie darauf, dass Sie sich für eine Zahlungssoftware entscheiden, die sicher, PCI-zertifiziert und konform mit PSD2 und allen anderen lokalen Bankvorschriften ist. Ein sicheres 3D-Zahlungsverfahren auf Ihrer Buchungsseite ist ein zusätzlicher Beweis für Ihre Gäste, dass Sie ein professionell geführter Betrieb sind und dass sie direkt auf Ihrer Website in aller Ruhe buchen können.

Wir alle wissen, dass die Kommunikation in diesem Geschäft von entscheidender Bedeutung ist. Sie müssen dafür sorgen, dass alle Mitglieder Ihres Reinigungsteams und Ihre Subunternehmer auf derselben Wellenlänge sind. Das bedeutet, dass Sie die richtigen Kanäle nutzen müssen, um mit ihnen zu kommunizieren.

Bieten Sie Ihren Reinigungsteams und Subunternehmern den Zugang zu Ihrem zentralisierten Buchungsplan (PMS), den sie benötigen. Eine gute PMS-Software ermöglicht es Ihnen, Teammitglieder mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen hinzuzufügen, so dass Sie die richtigen Informationen weitergeben und gleichzeitig sensible Daten schützen können.

Ankunfts-, Abfahrts-, Reinigungs- und Wartungsberichte sollten automatisch und regelmäßig an die zuständigen Teams oder Teammitglieder gesendet werden. So sparen Sie viel Zeit bei der Planung, wer was wann macht. Es ist am besten, diese Berichte früh am Morgen zu erstellen, damit das Team genau weiß, was es für den Tag zu erwarten hat und entsprechend planen kann.

Ihre Reinigungsteams sollten in der Lage sein, über ein zentrales Reinigungs-Dashboard zu bestätigen, dass eine Einheit gereinigt und für die Ankunft Ihrer Gäste bereit ist, anstatt Sie anrufen oder eine E-Mail oder eine SMS schicken zu müssen. Das erspart Ihnen manuelle Aktualisierungen oder das mentale Abhaken der Checkliste, die Sie jeden Tag im Kopf haben!

Und da man vor einer undichten Klimaanlage, einem defekten Internetanschluss oder einer durchgebrannten Glühbirne nie ganz sicher ist, sollten Sie und Ihr Team auch diese Probleme in Ihrem PMS melden können. Auf diese Weise können Sie Wartungs- und Reparaturarbeiten zuweisen und die entsprechenden Teammitglieder oder Auftragnehmer in Sekundenschnelle benachrichtigen.

Durch den automatisierten Check-In und Check-Out der Gäste sowie den Zugang zu Ihrer Unterkunft sparen Sie viel Zeit, insbesondere wenn Sie nicht vor Ort wohnen. Es bringt auch die dringend notwendige Flexibilität für Ihre Gäste, indem es das Zeitfenster erweitert, in dem sie in Ihrer Ferienwohnung ankommen können.

Richten Sie ein automatisches, kontaktloses Check-In-Formular ein, das Ihre Gäste ausfüllen, bevor sie in Ihrer Unterkunft ankommen. Auf diese Weise können Sie alle Gastdaten in Ihrer Datenbank erfassen, einschließlich aller gesetzlich vorgeschriebenen Informationen, Ankunftszeiten, Transferanfragen und alle anderen Informationen, die die Ankunft der Gäste erleichtern.

Es gibt mehrere Hardware-Optionen, die Ihnen den kontaktlosen Check-In und Check-Out erleichtern. Schlüsselboxen sind eine gute Option, aber sie sind im Allgemeinen nicht automatisiert und können Sicherheitsprobleme aufwerfen, wenn der Code nicht regelmäßig geändert wird. Smarte Türschlösser (The Keys, Nuki, etc.) generieren automatisch eindeutige Zugangscodes für jede Reservierung, wenn sie mit Ihrem Kalender (PMS) verbunden sind. Wenn Ihr PMS es zulässt, fügen Sie die Gebäude- und Tür-Codes in eine automatische E-Mail vor der Ankunft ein, die einen Link zum Herunterladen der Willkommensbroschüre enthält.

Wenn Ihr PMS nicht über diese Funktionen verfügt, haben Sie die Möglichkeit, es mit einem Drittanbieter zu verbinden, der die Automatisierung von kontaktlosen An- und Abreisen in Ihrer Ferienwohnung ermöglicht (GuestTalk, Chekin, Duve, usw.).

Wenn Sie ein professioneller Gastgeber sind, müssen Sie wahrscheinlich Ihre jährlichen Einnahmen und Ausgaben melden.

Die Verbindung zwischen Ihrem PMS und Ihrer Buchhaltungssoftware kann Ihnen stundenlanges Kopieren und Einfügen von Buchungseinträgen und Rechnungen ersparen. Wenn Ihr PMS nicht mit der von Ihnen verwendeten ERP-Software (Enterprise Resource Planning) verbunden ist, prüfen Sie, ob es einen Umsatz- und Rechnungsbericht erstellt, den Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen und in Ihr bevorzugtes Format exportieren können.

Ein weiterer wichtiger Aspekt Ihres Betriebs kann die Abrechnung mit dem Vermieter sein. Wenn Sie eine Unterkunft im Auftrag eines Eigentümers verwalten, müssen Sie für die von Ihnen erbrachten Dienstleistungen Gebühren erheben. Einige Property Management Systeme bieten Tools zur automatischen Berechnung von Verwaltungsgebühren, Reinigungsgebühren oder anderen Gebühren, die Sie von den Buchungseinnahmen abziehen wollen, bevor Sie diese an den Eigentümer weiterleiten.

Außerdem müssen Sie in der Lage sein, wiederkehrende Posten wie die Kurtaxe oder das optionale Frühstück automatisch auf die Reservierungen Ihrer Gäste aufzuschlagen, um eine klare Rechnung zu erstellen.

Ursprünglich in der Flugindustrie entwickelt, ist das Revenue Management heute auch im Gastgewerbe weit verbreitet. Von internationalen Hotelketten bis hin zu unabhängigen Beherbergungsbetrieben ist die Optimierung der Zimmereinnahmen durch dynamische Preisgestaltung inzwischen gängige Praxis.

Wie funktioniert also die automatische Preisgestaltung? Software wie PriceLabs oder RoomPriceGenie bieten eine automatische Analyse des lokalen Marktes, von Veranstaltungen und Wettbewerbern und schlagen dann einen optimalen Preis vor, mit dem Sie die meisten Einnahmen mit Ihrer Unterkunft erzielen und gleichzeitig Ihre Chancen auf Buchungen optimieren können.

Diese Art von Software nutzt Algorithmen, um lokale Marktereignisse, Trends, Nachfrage und Wettbewerber zu analysieren, die zusammen mit Ihrem persönlichen Regelwerk verwendet werden, um den besten Preis für jedes Datum vorzuschlagen. Bei einer Verbindung mit Ihrem PMS, Channel Manager oder beidem werden Ihre Preise dann automatisch in all Ihren Vertriebskanälen aktualisiert, was Ihnen eine Menge Zeit spart.

Diese Tools sind zwar sehr nützlich, vor allem wenn Sie mehrere Unterkünfte in verschiedenen Märkten betreiben, aber es ist auch wichtig, dass Sie Ihre eigenen Kenntnisse des lokalen Marktes nutzen, um die besten Entscheidungen über Ihre Preisgestaltung zu treffen. Erfahren Sie mehr, indem Sie unser Whitepaper zur Preisstrategie herunterladen.

Die Beziehung zu Ihren Gästen sollte nicht vollständig automatisiert werden. Schließlich ist der Grund, warum Sie die oben genannten Punkte hoffentlich automatisiert haben, der, dass Sie mehr Zeit mit Ihren Gästen verbringen können.

Sie möchten aber vielleicht nicht rund um die Uhr für Gastanfragen zur Verfügung stehen, wenn Sie einen Vollzeitjob, andere Verpflichtungen und das Bedürfnis haben, nachts zu schlafen!

Die Automatisierung des Zugangs zu allen relevanten Informationen über das Angebot in Ihrer Unterkunft und in der Umgebung ist daher von Vorteil:

Die Automatisierung der Beziehung zu Ihren Feriengästen beginnt mit allen automatisierten E-Mails, die Sie ihnen senden, wie in Abschnitt 3 (Gästekommunikation) beschrieben. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, mit Tools wie Duve eine App für Gäste zu erstellen, die alle Ihre Dienstleistungen und die Ihrer Partner auflistet.

Um rund um die Uhr für Ihre Gäste ansprechbar zu sein, sollten Sie sich die Möglichkeiten der künstlichen Intelligenz (KI) zunutze machen. eviivo Concierge™ zum Beispiel erspart Ihnen ständige Unterbrechungen – und unzählige Stunden – indem die KI auf Ihrer Website jederzeit passende Antworten auf alltägliche Gästeanfragen liefert.

Und wenn Sie es vorziehen, auf jede Anfrage manuell zu antworten, sollten Sie Ihre Posteingänge zusammenführen, damit Sie Nachrichten aus verschiedenen Kanälen an einem Ort anzeigen und beantworten können.

Zu guter Letzt können Sie den Versand eines Fragebogens zur Zufriedenheit automatisieren, während Ihr Gast in Ihrer Unterkunft wohnt. Dies ist oft ein wertvolles Instrument, um unzufriedene Gäste zu identifizieren und gibt Ihnen die Möglichkeit, Probleme oder Fragen zu klären, bevor der Gast abreist. Wenn alles gut läuft und die Gäste mit ihrem Aufenthalt zufrieden sind, warum sollten Sie sie nicht bitten, ihre Erfahrungen online zu teilen?