Hotel Automatisierungs-Leitfaden Teil 2: Automatisierung der Back-Office-Prozesse

Während die Rezeption das Herzstück der gästeorientierten Abläufe Ihres Hotels ist, ist die strategische Arbeit hinter den Kulissen genauso entscheidend für Ihren Erfolg.

Das gilt insbesondere dann, wenn Sie sich auf die jährliche Hochsaison vorbereiten. Je näher die Zeit der höchsten Buchungszahlen rückt, desto wichtiger wird es, dass Ihr Back-Office sowohl direkte Buchungen als auch Kanäle von Online Reiseportalen (OTAs) durch nahtloses Channel-Management und umsatzsteigernde Preisstrategien optimal steuert…

Um in diesen und weiteren Bereichen die richtigen Entscheidungen zu treffen, muss das Team zudem die Performance Ihres Betriebs überwachen und präzise Erkenntnisse sammeln…

Sobald die Hochsaison in vollem Gange ist, muss das Team außerdem weiterhin die Distributionskanäle, den Umsatz und das Reporting managen – und gleichzeitig sicherstellen, dass der Zimmerwechselprozess bei konstantem Gästeaufkommen reibungslos läuft.

Das ist eine Menge Arbeit! Zum Glück bietet die effektive Nutzung von Automatisierung dem Back-Office eine verlässliche Möglichkeit, diese Prozesse zu optimieren und komplexe strategische Aufgaben endlich zu vereinfachen.

Lassen Sie uns entdecken, wie Automatisierung die Online-Vermarktung Ihres Hotels, das Revenue Management, das Reporting und die Koordination von Zimmerwechseln verbessern kann.

Wussten Sie, dass nur etwa 50 % der Hotels weltweit Channel-Manager-Software nutzen?*
Das bedeutet, dass die andere Hälfte ihre Distributionskanäle manuell verwaltet – und unzählige Stunden damit verbringt, Verfügbarkeiten, Raten und Inhalte auf verschiedenen Extranets zu aktualisieren.

Diese Aktualisierungen können praktisch unmöglich zu bewältigen sein, insbesondere wenn das Hotel viele Buchungen erhält. Fehler oder Versäumnisse können schnell zu peinlichen Situationen beim Check-in führen, bis hin zu den gefürchteten Doppelbuchungen, wenn die Verfügbarkeit nicht korrekt und rechtzeitig gepflegt wird.

Deshalb ist ein Channel-Manager unverzichtbar, wenn Sie wertvolle Zeit sparen und Überbuchungen vermeiden möchten, während Sie gleichzeitig auf mehreren Kanälen werben. Ein Channel-Manager sorgt in Echtzeit für Synchronisation, indem er per Automatisierung Zimmerpreise und Verfügbarkeiten sofort über Ihre gewählten Kanäle hinweg aktualisiert – darunter führende OTAs und Metasuchmaschinen wie Booking.com, Agoda, Airbnb, Expedia, Google Hotel Ads und TripAdvisor.

Doch nicht alle Channel-Manager sind gleich. Wenn Ihr Channel-Manager nur Preise und Verfügbarkeiten synchronisiert, muss Ihr Team weiterhin stundenlang alles andere manuell auf OTA-Extranets pflegen. Um wirklich Zeit zu sparen, achten Sie auf einen Channel-Manager, der auch folgende Inhalte automatisch aktualisiert:

eviivo Suite bietet Hoteliers die tiefsten OTA-Integrationen der Branche und spart Ihrem Team so die Stunden manueller Extranet-Pflege. Darüber hinaus ist unser preisgekrönter Channel-Manager mit Ihrem PMS und Ihrem Buchungssystem in einem System integriert, sodass Ihr Team zentrale Kontrolle und volle Transparenz über Ihre Distributionskanäle erhält.

Die Zahl der neu eröffneten Hotels weltweit steigt Jahr für Jahr weiter an.† Angesichts dieser stetig wachsenden Auswahl müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Hotel wettbewerbsfähig bleibt.

Effektives Revenue Management ist ein entscheidender Weg, dies zu erreichen. Durch strategische Anpassungen Ihrer Preise und Verfügbarkeiten zum richtigen Zeitpunkt können Sie Ihr Hotel hervorheben, den Umsatz steigern und Ihre Gesamtperformance verbessern. Gutes Revenue Management hilft Ihnen:

Kurz gesagt: Es ist eine Schlüsselrolle in Ihrem Hotel – und manuelle Preisänderungen reichen im heutigen wettbewerbsintensiven, schnelllebigen Umfeld nicht mehr aus.

Die Automatisierung Ihres Revenue Managements bedeutet in der Regel, dass sich Ihre Zimmerpreise automatisch an aktuelle Nachfrageentwicklungen anpassen. So könnten Sie z. B. grundlegende Preisregeln einrichten, die Ihre Raten automatisch erhöhen, sobald sich die Zimmer füllen, oder umgekehrt senken, wenn die Nachfrage abnimmt. Auf diese Weise schöpfen Sie das ganze Jahr über zusätzliches Umsatzpotenzial aus. Ebenso können Sie einstellen, dass Ihr Inventar auf OTAs geschlossen wird, sobald es sich füllt – was Ihnen mehr provisionsfreie Direktbuchungen einbringen kann.

Natürlich bleibt der strategische Input Ihres Teams immer entscheidend, um festzulegen, wann oder ob solche Entscheidungen in Bezug auf Kanäle und Preise sinnvoll sind.

Um Ihr Revenue Management noch weiter zu automatisieren, können Sie spezialisierte Dynamic-Pricing-Software nutzen. eviivo Suite lässt sich beispielsweise mit führenden Drittanbietern integrieren, die Ihre Zimmerpreise optimieren auf Basis von:

Damit können Sie anspruchsvolle Preisstrategien auf Grundlage kombinierter Datenquellen automatisch umsetzen. So maximieren Sie jederzeit Ihren Umsatz, ohne stundenlang manuell an den Preisen zu arbeiten.

Ein weiterer entscheidender Teil des Revenue Managements ist die Entscheidung, wann und wie Sie Werbeaktionen in Ihrem Hotel durchführen – und auch hier hilft Automatisierung. Angenommen, Ihr Ziel ist es, unabhängiger von OTAs zu werden, mehr Direktbuchungen zu fördern und Gäste so früh wie möglich vor der Hochsaison zu gewinnen…

Mit den richtigen Promo-Tools können Sie Sonderangebote einrichten, die ausschließlich auf Ihrer Hotel-Website verfügbar sind. In diesem Szenario könnten Sie beispielsweise Frühbucherrabatte anbieten. Ihre Aktion läuft automatisch zu einem bestimmten Datum ab – und schon sind Sie bereit, mehr Direktbuchungen in dem von Ihnen gewählten Zeitraum zu sichern.

Das Fundament jeder strategischen Hotelarbeit ist effektives Reporting. Kennzahlen wie ADR und RevPAR zu verfolgen, ist entscheidend für den Fortschritt Ihres Unternehmens. Doch das Sammeln und Analysieren der dafür nötigen Daten ist zeitaufwendig und ohne rechtzeitige, präzise Daten sind fundierte Entscheidungen schwer möglich.

Automatisiertes Reporting bietet Ihrem Team in Echtzeit Einblicke in die wichtigsten KPIs. So haben sie jederzeit die Informationen, die sie brauchen. Achten Sie darauf, dass Sie die Zeiträume flexibel einstellen können (z. B. letzten Monat, letzte 3 Monate, letztes Jahr), um sofortige Einblicke in Wachstum und Trends zu erhalten.

Optimal ist zudem ein PMS mit integrierten Reporting-Funktionen. So haben Sie zentrale, präzisere Daten und können eine größere Bandbreite an KPIs wie ADR, RevPAR, Auslastung, Umsatzwachstum und Performance nach Buchungsquelle einfach überwachen.

Ebenso wichtig ist die lückenlose Erfassung aller Finanztransaktionen, sowohl für Ihr strategisches Wachstum als auch für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Unabhängig davon, ob Ihr Team mit einem lokalen Buchhalter zusammenarbeitet oder eine bevorzugte Buchhaltungssoftware verwendet, muss es in der Lage sein, vollständig ausgeglichene Buchungssätze für jede Art von Transaktion zu erstellen, einschließlich:

Die Erstellung von Testbilanzen ermöglicht es Ihrem Team, die Genauigkeit Ihrer Aufzeichnungen zu überprüfen und sicherzustellen, dass alle Belastungen, Zahlungen und Anpassungen erfasst wurden. Oft erfordert dies jedoch, dass Mitarbeiter mühsam Daten manuell aus mehreren anderen Berichten extrahieren und abgleichen müssen.

Automatisierung kann dem Backoffice helfen, jede Transaktion zu erfassen, ohne stundenlang Zahlen wälzen zu müssen. So ermöglicht es eviivo Suite beispielsweise, für jede Transaktionsart vollständig ausgeglichene Buchungssätze zu erstellen, die entweder direkt in das bevorzugte Buchhaltungssystem importiert oder an den Buchhalter weitergegeben werden können. Die Reporting-Funktionen von eviivo erlauben es außerdem, mit nur einem Klick Testbilanzen zu erstellen und problemlos bis zu den zugrunde liegenden Transaktionen zu navigieren, um Abstimmungen zu erleichtern. Alle von eviivo Suite erzeugten Berichte können in Excel- oder CSV-Formaten exportiert oder mit Buchhaltungssoftware wie QuickBooks und Xero integriert werden.

Ganz gleich, ob Ihr Team die Buchhaltung führt oder die Leistung überwacht, automatisierte Berichte ermöglichen es, jederzeit Einblicke zu gewinnen. Diese Echtzeitsichtbarkeit erlaubt es den Mitarbeitern im Backoffice, Chancen oder Probleme schnell zu erkennen (z. B. unausgeglichene Transaktionen oder rückläufige Buchungstrends). So fällt es Ihnen wesentlich leichter, Stärken auszubauen und die gesamte finanzielle Performance Ihres Hotels zu verbessern.

Zimmerwechsel zu planen gehört sicher nicht zu den glamourösesten Aufgaben. Doch es ist entscheidend, damit der tägliche Betrieb reibungslos läuft. Kein Gast möchte in ein unvorbereitetes Zimmer einchecken!

Sicherzustellen, dass jeder Gast in ein makelloses Zimmer eincheckt, erfordert hinter den Kulissen eine Menge Arbeit. Zwischen strikten Zeitvorgaben und unvermeidlichen unvorhergesehenen Situationen müssen Sie zudem die Kommunikation zwischen Rezeption, Housekeeping und Haustechnik koordinieren.

Automatisierung nimmt Ihrem Team hier Last ab. Mit einem geeigneten Housekeeping-Management-System können Sie allgemeine Regeln definieren, wann, wie oft und unter welchen Bedingungen Zimmer gereinigt werden. Diese Regeln erzeugen automatisch die Anweisungen für die Reinigungsteams. Tägliche Einsatzpläne müssen so nicht mehr manuell erstellt werden.

Darüber hinaus ermöglicht das Einrichten automatischer Reinigungspuffer, ein Zimmer für eine bestimmte Anzahl von Tagen vor und nach einem Aufenthalt zu blockieren, um zusätzliche Zeit für eine gründliche Reinigung zwischen den Gästen zu schaffen. Die Vereinfachung dieser entscheidenden Planungsaufgaben verschafft Ihren Teams mehr Zeit, sich um unerwartete Verzögerungen oder Störungen zu kümmern.

Automatisierung kann außerdem eine nahtlose Kommunikation mit dem Housekeeping erleichtern. Mit automatischen Benachrichtigungen stellen Sie sicher, dass Ihre Reinigungsteams jederzeit die aktuellsten Reinigungsanweisungen und ihren täglichen Plan erhalten – sei es per E-Mail oder auf ihrem Mobilgerät, egal wo sie sich im Haus befinden.

Alle diese Prozesse lassen sich mit dem Reingungs-Dashboard von eviivo einrichten. Dieses mobilfreundliche Tool ermöglicht es Reinigungskräften auch, ihre Aufgaben zu überwachen, Zimmer freizugeben, Feedback zu geben und Wartungs- oder Bestandsprobleme zu melden. Kommunikation bleibt so immer klar, unabhängig davon, wo sich das Team im Haus befindet.

Durch den Einsatz von Tools wie dem Cleaning Dashboard von eviivo können Hotels das Housekeeping dank optimierter Prozesse und glasklarer Kommunikation reibungslos organisieren. Das sorgt nicht nur für zufriedenere Reinigungsteams, sondern auch dafür, dass Gäste in saubere, gut vorbereitete Zimmer einchecken, die ihren Erwartungen entsprechen.

Dieser Leitfaden hat einige der wichtigsten Wege aufgezeigt, wie Automatisierung Hotels helfen kann, ihre Abläufe effizienter zu gestalten ohne dabei Abstriche bei der Qualität zu machen.

Natürlich hängt es immer von Ihren eigenen Herausforderungen, Anforderungen und Arbeitsweisen ab, wie und wo Sie Automatisierung einsetzen. Doch sowohl gästeorientierte Teams als auch Back-Office-Teams profitieren nachweislich von Hotelautomatisierung. Indem zeitintensive Routinearbeiten automatisiert werden, gewinnen Mitarbeitende mehr Zeit, effizienter zu arbeiten und produktiver zu sein. So können sich Front-Office-Mitarbeiter stärker auf den persönlichen Gästeservice konzentrieren, während das Back-Office den strategischen Überblick behält.

Diese Vorteile wirken sich nicht nur auf Ihr Team aus, sondern auch direkt auf das Gästeerlebnis – und letztlich auf Ihr Geschäftsergebnis.

Um Automatisierung so reibungslos wie möglich einzuführen, sollten Sie darauf achten, dass Ihre Tools direkt in Ihr Property Management System integriert sind. So reduzieren Sie Anschaffungskosten, Trainingsaufwand und Komplexität – und profitieren von einem schnelleren Start.

Mit eviivo Suite erhalten Sie all die Automatisierungstools aus beiden Teilen dieses Leitfadens nahtlos integriert in einer preisgekrönten Plattform. eviivo Suite verbindet sich zudem mit Drittanbietern für Dynamic Pricing, automatisiertes Check-in und vieles mehr. Über die Zapier-Integration können Sie eviivo Suite sogar mit über 6.000 Webservices verknüpfen und so ganz ohne Programmierer eigene Workflows erstellen.

Lesen Sie auch Teil 1 unseres Hotel Automatisierungs-Leitfadens, um zu erfahren, wie Sie die Guest Journey automatisieren und Ihre Front-Office-Abläufe vereinfachen können.

^{*Hotel Tech Report † Statista, 2023}