Simplifiez vos opérations hôtelières : Automatisez vos opérations back-office

La réception est au cœur des interactions avec vos clients, mais tout le travail stratégique en coulisses est tout aussi crucial pour votre succès.

Cela devient encore plus important à l’approche de la haute saison. À mesure que les réservations affluent, l’équipe du back-office doit optimiser la performance des canaux directs et OTA, en gérant efficacement les canaux de distribution et en mettant en place des stratégies de tarification qui génèrent des revenus.

Pour prendre les bonnes décisions, elles doivent également suivre de près les performances de l’hôtel et collecter des données précises.

Et quand la saison bat son plein, l’équipe doit continuer à gérer les canaux, surveiller les recettes et établir des rapports, tout en assurant une gestion fluide des changements de chambres, même avec un flux constant de clients.

C’est un travail considérable ! Heureusement, l’automatisation permet au back-office de rationaliser ces processus et de simplifier les tâches complexes, de manière fiable et efficace.

Voyons comment l’automatisation peut améliorer la gestion de la commercialisation de votre hôtel en ligne, des recettes, des rapports d’activité et des changements de chambres.

Saviez-vous que seulement 50 % des hôtels dans le monde utilisent un logiciel de gestion des canaux de distribution* ? Cela signifie que de nombreux hôtels consacrent des heures précieuses à gérer manuellement la disponibilité, les tarifs et le contenu sur divers extranets.

Ces mises à jour peuvent rapidement devenir ingérables, surtout en période de forte affluence. Une erreur ou une omission peut entraîner des problèmes lors de l’enregistrement, comme des surréservations accidentelles, si les informations ne sont pas mises à jour de manière précise et rapide.

C’est pourquoi un logiciel de gestion des canaux est essentiel pour gagner du temps et éviter les erreurs de surréservation. Ce type de gestionnaire offre une connectivité en temps réel, utilisant l’automatisation pour synchroniser immédiatement les tarifs et la disponibilité des chambres sur les canaux choisis, tels que Booking.com, Agoda, Airbnb, Expedia, Google Hotel Ads et TripAdvisor.

Cependant, tous les gestionnaires de canaux ne se valent pas. Si votre gestionnaire ne synchronise que les tarifs et les disponibilités, votre équipe devra encore passer des heures à mettre à jour manuellement d’autres informations sur les extranets des OTA. Pour gagner un maximum de temps, recherchez un gestionnaire de canaux qui assure également la mise à jour automatique des éléments suivants sur vos canaux de distribution. 

eviivo Suite permet aux hôteliers d’accéder aux intégrations OTA les plus approfondies du secteur, ce qui permet à votre personnel d’économiser les heures consacrées aux mises à jour manuelles de l’extranet. De plus, notre Channel manager primé est intégré au PMS et au moteur de réservation de votre hôtel dans un seul système, de sorte que vos équipes bénéficient d’un contrôle et d’une visibilité centralisés sur vos canaux de distribution. 

Le nombre d’hôtels nouvellement ouverts dans le monde ne cesse de croître chaque année.† Face à cette concurrence accrue, il est essentiel de s’assurer que votre hôtel reste compétitif.

Une gestion efficace des revenus est un levier clé pour y parvenir. En ajustant stratégiquement vos prix et votre inventaire au bon moment, vous pouvez faire ressortir votre établissement, augmenter vos revenus et améliorer vos performances financières globales. Une bonne gestion des recettes vous permet de :

En somme, la gestion des revenus est cruciale pour la réussite de votre hôtel, et ajuster les prix manuellement n’est plus suffisant dans un marché aussi compétitif et dynamique.

Clôturer votre inventaire sur les OTA à mesure qu’il se remplit peut augmenter vos réservations directes sans commission.

Bien entendu, l’apport stratégique de votre équipe reste essentiel pour déterminer quand – ou s’il est judicieux – de prendre ces décisions concernant vos canaux et vos tarifs.

Pour aller plus loin dans l’automatisation de la gestion des revenus, vous pouvez explorer des logiciels spécialisés en tarification dynamique. Par exemple, eviivo Suite peut s’intégrer à des solutions tierces qui ajustent vos tarifs en fonction de :

Cela vous permet de mettre en place des stratégies de tarification sophistiquées en combinant plusieurs sources de données, optimisant ainsi vos revenus sans perdre de temps à effectuer des mises à jour manuelles.

Enfin, savoir quand et comment organiser des promotions est un autre aspect clé de la gestion des revenus, et l’automatisation peut également vous aider à prospérer. Par exemple, si votre objectif est de réduire votre dépendance aux OTA…n OTAs, drive more direct bookings, and attract guests as far in advance of the high season as possible…

Grâce aux bons outils promotionnels, vous pouvez créer des offres spéciales exclusives à votre site web. Par exemple, vous pouvez proposer un tarif préférentiel aux clients qui réservent avant une date précise. Programmez votre promotion pour qu’elle expire automatiquement à la date choisie, et vous voilà prêt à attirer davantage de réservations directes pendant la période définie.

La clé du succès des opérations stratégiques d’un hôtel réside dans un reporting efficace. Le suivi d’indicateurs clés de performance, tels que l’ADR et le RevPAR, est crucial pour faire progresser votre entreprise. Cependant, la collecte et l’analyse des données nécessaires peuvent être chronophages, ce qui pose un problème lorsque les décisions les plus efficaces dépendent d’un accès rapide à des données précises.

Les rapports automatisés offrent à vos équipes une visibilité en temps réel sur les indicateurs clés de performance (ICP), leur permettant d’accéder aux informations dont elles ont besoin à tout moment. Assurez-vous que vos rapports automatisés couvrent des périodes ajustables pour obtenir des données instantanées sur la croissance d’une année sur l’autre, ou sur des périodes spécifiques (par exemple, le dernier mois, les trois derniers mois, ou les douze derniers mois).

De plus, envisagez de choisir un PMS doté de fonctionnalités de reporting automatisé. La centralisation de vos données permet un accès immédiat à des informations plus précises et à un éventail plus large d’indicateurs clés de performance. Avec les bons outils de reporting, vous pouvez suivre facilement l’ADR, le RevPAR, les performances par source de réservation, le taux d’occupation, la croissance du chiffre d’affaires, et bien plus encore.

Enfin, le suivi de toutes vos transactions financières est essentiel non seulement pour la croissance stratégique de votre hôtel, mais aussi pour sa conformité réglementaire. Que votre équipe travaille avec un comptable local ou utilise un logiciel de comptabilité dédié, elle doit être en mesure de produire des écritures de journal équilibrées pour chaque type de transaction, incluant :

La création de balances de vérification permet à vos équipes de s’assurer de l’exactitude de vos enregistrements, en vérifiant que tous les frais, paiements et ajustements ont été correctement comptabilisés. Toutefois, ce processus implique souvent d’extraire et d’équilibrer manuellement les données provenant de plusieurs rapports, ce qui peut être fastidieux.

L’automatisation facilite la gestion des transactions sans que le personnel doive passer des heures à faire des calculs. Par exemple, eviivo Suite permet de générer des écritures de journal équilibrées pour chaque type de transaction, prêtes à être importées dans un système comptable ou envoyées à un comptable. Les capacités de reporting d’eviivo permettent également de produire des balances de vérification en un seul clic, tout en accédant aux transactions sous-jacentes pour simplifier les rapprochements. Tous les rapports générés peuvent être exportés aux formats Excel ou CSV, ou intégrés dans des logiciels de comptabilité comme QuickBooks et Xero.

Que vos équipes soient responsables de la comptabilité ou du suivi des performances, les rapports automatisés leur permettent d’obtenir des informations rapidement. Cette visibilité en temps réel aide les professionnels du back-office à identifier les opportunités ou les points de préoccupation, comme des transactions non équilibrées ou une baisse des réservations. Cela facilite donc la mise en valeur de vos atouts et l’amélioration de la performance financière globale de votre hôtel.

La gestion des changements et du nettoyage n’est peut-être pas la tâche la plus excitante, mais elle est cruciale pour le bon fonctionnement des opérations quotidiennes. Après tout, aucun client ne souhaite arriver dans une chambre sale, mal approvisionnée ou non prête à l’accueillir !

Veiller à ce que chaque chambre soit impeccable demande une organisation minutieuse. Entre les contraintes de temps et les imprévus, il faut aussi une coordination fluide entre les équipes de réception, de ménage et d’entretien.

L’automatisation peut réduire la charge liée à cette gestion. En optant pour un système de gestion du nettoyage, vous pouvez définir des règles spécifiques sur quand, comment et à quelle fréquence les chambres doivent être nettoyées. Ces règles permettent de transmettre automatiquement les instructions aux équipes de nettoyage, ce qui simplifie la planification quotidienne des tâches.

De plus, l’instauration de périodes tampon pour le nettoyage permet de bloquer des chambres pendant un certain temps avant et après un séjour, afin d’assurer un nettoyage approfondi entre chaque arrivée. Ce système allège la gestion des plannings et offre aux équipes plus de flexibilité pour traiter les imprévus.

L’automatisation facilite également la communication. En envoyant des alertes et des notifications automatisées, vous vous assurez que les équipes de nettoyage reçoivent en temps réel les instructions les plus récentes et leur planning, qu’elles soient sur place ou en déplacement dans l’établissement.

Ce guide met en lumière les principaux moyens par lesquels l’automatisation peut aider les hôtels à optimiser leurs opérations sans compromettre la qualité du service.

Bien entendu, la manière dont vous choisissez d’automatiser certaines tâches dans votre établissement dépendra de vos défis spécifiques, de vos exigences et de vos méthodes de travail préférées. Cependant, nous espérons avoir illustré comment les équipes opérationnelles, qu’elles soient en contact direct avec les clients ou en back-office, peuvent grandement bénéficier de l’automatisation dans le secteur hôtelier. En automatisant des tâches auparavant manuelles, le personnel peut gagner du temps, améliorer son efficacité et être plus productif. L’automatisation des tâches administratives répétitives libère ainsi le personnel en contact direct avec la clientèle pour qu’il puisse se concentrer sur des interactions de qualité, tandis que l’équipe back-office peut se focaliser sur des aspects plus stratégiques de l’activité.

Il va sans dire que ces améliorations pour le personnel ont un impact direct sur l’expérience des clients et, en fin de compte, sur les performances globales de votre hôtel.

Pour intégrer l’automatisation de manière fluide dans les opérations de votre hôtel, il est conseillé d’opter pour des outils d’automatisation compatibles avec votre système de gestion immobilière. Cette approche vous permet de réduire les achats nécessaires, de simplifier la formation de vos équipes et de minimiser les préoccupations, tout en accélérant le temps de mise en œuvre.

Avec eviivo Suite, vous disposez de tous les outils d’automatisation que nous avons abordés dans ce guide, intégrés dans une plateforme primée. eviivo Suite s’intègre également parfaitement avec des solutions tierces spécialisées dans l’automatisation de la tarification dynamique, des enregistrements automatisés, et bien plus encore. Grâce à notre partenariat avec Zapier, vous pouvez connecter eviivo Suite à plus de 6 000 services web, vous permettant ainsi de créer des flux de travail automatisés personnalisés, sans avoir besoin de codage ou de développeur.

Pour découvrir comment automatiser le parcours client et simplifier vos opérations front-office, n’hésitez pas à lire la première partie de notre guide sur l’automatisation dans l’hôtellerie.

^{*Hotel Tech Report 
† Statista, 2023}