Mobile PMS-App: 9 unverzichtbare Funktionen, um Ferienunterkünfte aus der Ferne zu verwalten

Um ein Ferienvermietungs-Geschäft aus der Ferne zu verwalten, müssen Sie wissen, dass Sie alles von überall aus überwachen und jederzeit aktiv werden können.

Die Notwendigkeit, stets mit Ihrem Geschäft verbunden zu bleiben, egal wo Sie sich befinden, erklärt, warum 91 % der Betreiber von Kurzzeitvermietungen eine mobile App als „äußerst wichtig“ für die Verwaltung ihres Betriebs ansehen.*

Eine Property-Management-System-(PMS)-Mobile-App ermöglicht es Ihnen, Ihr Geschäft unterwegs zu verwalten. Da jedoch nicht alle Apps gleich sind, lohnt es sich, zu prüfen, welche Aufgaben und Prozesse Ihr PMS über das Smartphone steuern lässt, bevor Sie eine Entscheidung treffen.

Hier stellen wir 9 Funktionen vor, die Sie benötigen, wenn Sie Ihre Ferienunterkünfte reibungslos von überall aus verwalten möchten.

Ein Überblick über Ihr Ferienvermietungsgeschäft auf einen Blick ist entscheidend, um Dinge aus der Ferne zu verwalten. Eine leistungsstarke mobile PMS-App sollte Ihnen direkt nach dem Einloggen einen Überblick über die Aktivitäten des Tages geben, sodass Sie den Tag mit einer morgendlichen Kontrolle beginnen können. Achten Sie auf eine App, die klar anzeigt, wie viele Gäste derzeit vor Ort sind oder an diesem Tag an- und abreisen werden.

Es ist auch nützlich, über wichtige Ausnahmen durch die App informiert zu werden. Prüfen Sie, ob jede App, die Sie in Betracht ziehen, deutlich die Anzahl der kürzlich getätigten Buchungen, abgelehnten Zahlungen, fälligen Anzahlungen, Stornierungen und Überbuchungen anzeigt. Diese Einblicke ermöglichen es Ihnen, Aufgaben entsprechend zu priorisieren.

Sie sollten außerdem erwarten können, dass Sie Ihren Belegungsgrad innerhalb der mobilen PMS-App einsehen können. Für jede Unterkunft, Einheit oder jedes Zimmer sollte die App Ihnen zeigen, was gebucht, blockiert und verfügbar ist. Achten Sie auf Funktionen wie einen schnellen Verfügbarkeitskalender. Dieser sollte Ihnen eine leicht verständliche Übersicht geben, wann ein bestimmtes Zimmer oder eine Einheit in einem gewählten Monat verfügbar ist.

Während die Übersicht der erste Schritt zur Fernverwaltung Ihres Betriebs ist, möchten Sie auch von überall aus Änderungen vornehmen können. Deshalb ist es entscheidend, dass Sie Buchungen in Ihrer mobilen PMS-App finden, erstellen, ändern oder stornieren können.

Achten Sie auf eine PMS-App, die es Ihnen ermöglicht, bestehende Buchungen leicht zu finden, mit Optionen zur Suche nach Gästename, Kontaktdaten oder Buchungsreferenznummer. Von dort aus sollten Sie in der Lage sein:

Um das Risiko von Stornierungsfehlern zu reduzieren, stellen Sie sicher, dass die App es Ihnen ermöglicht, festzulegen, wie Sie Stornogebühren für eine bestimmte Buchung handhaben möchten.

Für maximalen Komfort möchten Sie auch Buchungen direkt in der App erstellen können. Dabei sollten Sie alle wichtigen Details eingeben können: An- und Abreisedaten, Anzahl der Erwachsenen und Kinder, Nachname des Gastes sowie weitere Informationen (z. B. voraussichtliche Ankunftszeit). Nach der Erstellung der Buchung sollten Sie außerdem die Möglichkeit haben, automatisch eine Bestätigungs-E-Mail an den Gast direkt aus der App zu senden.

Ihre Gäste nutzen wahrscheinlich ihre mobilen Geräte, um mit Ihnen zu kommunizieren, besonders sobald ihre Reise zu Ihrer Ferienunterkunft begonnen hat. Jede gute PMS-App sollte es Ihnen leicht machen, auf Ihrem Smartphone auf Nachrichten zu antworten.

Stellen Sie sicher, dass Ihre mobile App sowohl die Nachrichten der Gäste anzeigt als auch ermöglicht, darauf zu antworten – und zwar aus verschiedenen Quellen. Dazu gehören führende Online Reiseportale wie Booking.com, Airbnb, Vrbo und Expedia sowie Ihre Direktbuchungen. Einen einheitlichen Posteingang in der Hand zu haben, hilft Ihnen, unterwegs reaktionsfähig zu bleiben und die Gästezufriedenheit zu erhöhen.

Das Beantworten jeder Gästemitteilung kann schnell zeitaufwendig werden. Achten Sie auf App-Funktionen, die Ihnen helfen, die Zeit für zeitnahe Antworten zu reduzieren. Beispielsweise kann der Zugriff auf einen Vorrat an vorgefertigten „Schnellantworten“ für häufige Gästefragen das Antworten beschleunigen. KI-Unterstützung kann helfen, Antworten nicht von Grund auf neu schreiben zu müssen. Achten Sie auf Funktionen, die KI automatisch vorgeschlagene Antworten generieren lassen, die Sie einsehen, bearbeiten und direkt aus dem Posteingang der App senden können.

Sie sollten auch die Möglichkeit haben, bestimmte Konversationen schnell zu suchen. Achten Sie auf einen mobilen Posteingang, der es Ihnen ermöglicht, Konversationen nach folgenden Kriterien zu filtern:

Aus dem gleichen Grund ist es auch nützlich, Nachrichten für eine Nachverfolgung oben im Posteingang „anzuheften“.

Schließlich sollten Sie sicherstellen, dass Sie den Gast direkt aus der App anrufen, eine SMS senden oder WhatsApp nutzen können, sobald seine Nummer unter den Buchungsdetails gespeichert ist. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, direkt und sofort in dringenden Situationen zu kommunizieren.

Die tägliche Verwaltung von Wechseln aus der Ferne erfordert Agilität, Organisation und effektive Zusammenarbeit mit Ihren Teams, egal wo diese – und Sie! – sich befinden. Ihre mobile PMS-App sollte Funktionen enthalten, die dies unterstützen und die Wechsel so reibungslos wie möglich machen.

Um die Zusammenarbeit mit Ihren Reinigungsteams zu verbessern, achten Sie auf eine App, die auch diese nutzen können. Wenn Sie dem Reinigungspersonal Zugang zur PMS-App geben, können sie Reinigungspläne und Anweisungen einsehen, den Reinigungsstatus prüfen und Sie informieren, sobald Zimmer gereinigt sind (oder erklären, warum ein Zimmer nicht gereinigt werden kann). Reinigungskräfte sollten auch Wartungsprobleme in der App protokollieren können. Sobald diese Protokolle sofort im zentralen Dashboard angezeigt werden, werden Sie so schnell wie möglich über erforderliche Wartungen informiert.

Stellen Sie nur sicher, dass Ihre App rollenbasierte Berechtigungen unterstützt; so können Sie kontrollieren, auf welche Informationen die Reinigungskräfte zugreifen können, und wissen, dass sie nicht versehentlich vollständige Reservierungsdetails einsehen.

Als Property Manager möchten Sie auch sicherstellen, dass alle Reinigungsaufgaben und -pläne, die Sie zugewiesen haben, den Mitarbeitern über das Smartphone zugänglich sind, sodass sie diese unterwegs einsehen können. Sie sollten außerdem flexibel sein, um kurzfristige Anforderungen zu berücksichtigen. Daher stellen Sie sicher, dass Sie Reinigungsanweisungen kurzfristig ändern und dringende Aufgaben an das Personal weiterleiten können. Zum Beispiel können Sie Reinigungsteams über frühzeitige Check-ins oder verspätete Check-outs informieren, sodass sie ihre Aufgaben entsprechend neu priorisieren können.

Unterschiedliche Benutzerrollen in Ihrer mobilen PMS-App sind nicht nur für Reinigungs- und Wartungsteams nützlich. Ihre Beziehungen zu den Eigentümern der von Ihnen verwalteten Objekte sind entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens, daher möchten Sie ihnen möglicherweise ebenfalls Zugang gewähren.

Eigentümern Zugang zu Ihrer mobilen PMS-App zu geben, zeigt Transparenz und baut Vertrauen bei diesen wichtigen Stakeholdern auf. Mit der richtigen App können Eigentümer Zimmer oder Einheiten blockieren und Buchungen für sich selbst oder ihre Angehörigen erstellen.

Wie bei Ihren Reinigungs- und Wartungsteams ist es wichtig, dass Ihre App über die richtigen rollenbasierten Berechtigungen verfügt. So bleiben die Reservierungsdaten sicher, wenn Sie Eigentümern Zugriff gewähren.

Die Möglichkeit, Ihre Zimmerpreise jederzeit anzupassen, ist entscheidend, um Umsatz und Auslastung zu optimieren. Daher ist eine mobile PMS-App, die tägliche Preisaktualisierungen ermöglicht, ein Muss.

Weitere nützliche Funktionen einer mobilen PMS-App für die Preisverwaltung sind:

Sie können auch Mindestaufenthaltsregeln anpassen, um auf Änderungen der Nachfrage zu reagieren – eine Aufgabe, die mit der richtigen PMS-App ebenfalls einfach möglich ist.

Es ist selbstverständlich, dass nicht jede Funktion eines umfassenden, All-in-One-PMS in der entsprechenden App verfügbar ist. Um jedoch alle Aufgaben reibungslos auszuführen, sollten Sie mit wenigen Klicks auf andere benötigte Funktionen zugreifen können.

Beispielsweise können Sie Zahlungen der Gäste sicher verarbeiten oder vorautorisieren, indem Sie in eviivo Mobile™ eine Buchung öffnen und die Option „In eviivo Suite anzeigen“ am unteren Bildschirmrand wählen. So öffnen Sie eviivo Suite™ mit nur einem Tippen. Dort können Sie Zahlungen überprüfen, bearbeiten oder vorautorisieren und Gästemails einsehen oder versenden.

Machen Sie sich Sorgen, dass Sie wichtige Updates zu Buchungen oder Gästen verpassen könnten, wenn Sie nicht am Schreibtisch sind? Mit einer starken mobilen PMS-App erhalten Sie unterwegs sofortige Updates per Push-Benachrichtigung.

Stellen Sie sicher, dass Ihre App die Option bietet, Benachrichtigungen über neue Buchungen, Stornierungen und Nachrichten von Gästen zu erhalten. Noch besser ist es, wenn Sie diese Benachrichtigungen auch dann erhalten, wenn Sie nicht in der App eingeloggt sind.

Wenn Sie ein Portfolio an Immobilien verwalten, sollte Ihre mobile PMS-App es Ihnen ermöglichen, mehrere Objekte von der Handfläche aus zu überwachen und zu aktualisieren. Achten Sie auf Funktionen, die Folgendes ermöglichen:

eviivo Mobile, die kostenlose mobile App, die in unserem PMS eviivo Suite enthalten ist, ermöglicht Ihnen, all diese Aktionen für alle Ihre Objekte auf Ihrem Smartphone durchzuführen. Wählen Sie einfach Ihre Unterkunft aus und verwalten Sie Buchungen, Gäste, Stakeholder, Preise und Wechsel direkt über die App.

Eine zuverlässige mobile App an Ihrer Seite ist von unschätzbarem Wert, um Ihr Ferienvermietungsgeschäft aus der Ferne selbstbewusst zu führen. Recherchieren Sie sorgfältig, um sicherzustellen, dass die PMS-Mobile-App, die Sie wählen, das einfache Verwalten von Buchungen, Gästen, Teams, Immobilien und Stakeholdern von der Handfläche aus ermöglicht.

Zugriff auf alle unverzichtbaren Funktionen für die mobile Immobilienverwaltung, die in diesem Artikel besprochen wurden, erhalten Sie mit eviivo Mobile. Diese Multi-Channel- und Multi-Property-App, die allen Abonnenten unseres Buchungs- und Property-Management-Systems eviivo Suite zur Verfügung steht, wurde bei den TravelTech Breakthrough Awards als Mobile App des Jahres ausgezeichnet.

*eviivo/SurveyMonkey Umfrage, 2022