La facturation et la réconciliation devraient être simples – mais pour de nombreux hôtels et locations saisonnières, ce n’est que rarement le cas. Entre la gestion des réservations issues de plusieurs OTA (agences de voyage en ligne), la réconciliation des structures de commission variées, et l’émission de factures conformes aux exigences fiscales, les hôteliers et loueurs passent souvent bien plus de temps que nécessaire à équilibrer leurs comptes en fin de mois.

L’un des pièges comptables les plus fréquents – et pourtant souvent négligé – est l’absence de réconciliation précise des factures OTA. Lorsque les paiements versés par les OTA ne correspondent pas aux montants attendus (en raison de commissions retenues, de différences de taux de change ou de tarifs incorrects), les écarts s’accumulent progressivement. Cela fausse vos chiffres … et génère de la frustration et des complications au moment d’analyser vos rapports financiers.

Une mauvaise réconciliation des factures OTA est l’une des principales sources d’inexactitudes en comptabilité hôtelière – mais c’est aussi une erreur facilement évitable grâce à des process et outils adaptés.

Une facturation efficace commence par l’émission de factures claires, professionnelles et conformes, en adéquation avec votre image de marque. L’automatisation est essentielle ici : elle permet d’éliminer les erreurs de numérotation, les doublons ou les incohérences susceptibles de poser problème lors d’un audit. Automatiser la génération des factures vous fait aussi gagner un temps précieux, surtout si vous gérez un volume important de réservations ou plusieurs biens pour le compte de différents propriétaires.

Mais même les meilleures factures ne servent à rien si vos paiements OTA ne sont pas correctement alignés. C’est pourquoi une solution complète comme eviivo Suite™ propose des intégrations profondes et directes avec les principales OTA. Ce niveau de connectivité permet de faire correspondre automatiquement les paiements reçus avec les montants attendus – en tenant compte des ajustements liés aux commissions et aux frais.

Cette réconciliation automatique vous offre une vision claire et fiable de votre trésorerie et de vos résultats comptables. Vous savez toujours :

Des processus de facturation et de réconciliation bien structurés permettent également un suivi précis des revenus. Comme le souligne Michele Fitzpatrick, CEO d’eviivo, dans un article publié par la VRMA, l’une des erreurs comptables les plus fréquentes dans l’hospitalité est la mauvaise déclaration des revenus – en particulier lorsqu’il y a plusieurs sources de revenu : frais de ménage, services additionnels, extras, etc.

L’automatisation de l’affectation des revenus sur les factures permet de :

Enfin, une facturation claire renforce aussi l’expérience client : elle permet de fournir des justificatifs détaillés et transparents des frais engagés. Cela est particulièrement important pour les voyageurs d’affaires, qui ont besoin de factures conformes, bien détaillées, pour leurs notes de frais. Des factures professionnelles, personnalisées à votre image, valorisent votre hôtel et image de marque et renforcent la fidélité, notamment auprès des comptes entreprises.

Avec une facturation automatisée et une réconciliation fiable, la comptabilité de fin de mois devient une tâche de routine, et non plus une course contre la montre. Vous et votre équipe pouvez alors vous concentrer sur l’essentiel : offrir une expérience client exceptionnelle.

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👉 Ne manquez pas le dernier épisode de notre série, où nous verrons comment se préparer aux oppositions et rétrofacturations (chargebacks) grâce à des procédures claires et adaptées.