Comment protéger votre location saisonnière ?

Comment protéger votre location saisonnière ? En tant que propriétaire d’une location saisonnière, vous souhaitez avant tout que vos clients passent un séjour agréable et satisfaisant. Pourtant à chaque fois vous craignez une détérioration de vos biens, même si vous comptez sur le bon sens et la responsabilité de vos clients dans le respect de votre règlement intérieur.

Hélas, tous les clients ne sont pas forcément aussi respectueux. Mais même s’ils sont méticuleux, des incidents involontaires peuvent se produire.

En tant que propriétaire, il est donc important de trouver le juste équilibre entre la protection optimale de vos biens sans avoir à pratiquer une politique de garantie trop coûteuse qui risquerait de faire fuir les clients potentiels. La mise en place d’un dépôt de garantie et de protection contre les dommages devient alors une option très intéressante.

En louant votre hébergement, il est prévisible de s’attendre à un certain degré d’usure naturelle par l’usage. Une occupation dans des conditions normales peut entraîner des casses d’objets à remplacer.

Le coût de remplacement de petits objets courants, tels qu’une tasse ou une assiette cassée, est facilement couvert par les frais de location. De plus, vos clients vous seront reconnaissants de ne pas leur facturer le remplacement de petits objets de la vie quotidienne en cas de casse… et vous aurez peut-être un bon avis positif publié après le séjour ! Nous vous recommandons de prévoir un budget annuel de renouvellement des objets courants que vous pouvez ajouter et lisser sur l’ensemble de votre tarification.

Par sécurité, nous vous déconseillons de décorer votre hébergement avec des objets délicats, de collection ou de grande valeur sauf si ce degré de raffinement est une spécificité de votre offre locative. Si vous décidez d’équiper votre location avec de la vaisselle fine et des œuvres d’art alors assurez-vous que ces biens soient couverts par un contrat d’assurance adapté.

Ce sont les dommages plus graves et inhabituels qui posent le plus de problèmes : verre de vin rouge renversé sur un tapis, vitre cassée, housse de canapé déchirée. La réparation ou le remplacement de certains équipements endommagés pourraient vous coûter cher.

Pour protéger votre location saisonnière Sachez qu’il existe deux moyens de couvrir ces frais au moment de la réservation : le versement d’une caution pour les dommages ou la facturation d’une garantie forfaitaire de protection contre les dommages matériels. Commençons déjà par quelques conseils simples et pratiques pour éviter les problèmes dès le départ.

Pour minimiser le risque de dommages, mettez à disposition un Livret d’Accueil complet comprenant un Manuel d’utilisation de l’hébergement pour le client. Vous pouvez détailler les modes d’emploi des appareils ainsi que les précautions à prendre pour éviter tout désagrément (ex : objets à ne pas mettre au micro-ondes ou dans le lave-vaisselle).

Vous pouvez également mettre en place une signalétique d’information pratique (document plastifié, panneau, autocollants) directement dans les zones concernées de l’hébergement.

Complétez également votre livret d’accueil avec tous les numéros de téléphone importants et d’urgence. Vos clients pourront alors contacter vos partenaires de maintenance. Les clients se sentent généralement concernés par les dommages qu’ils causent et préfèrent toujours réparer les petits incidents.

En quelques mots, les dépôts de garantie sont des frais remboursables qui s’ajoutent au coût d’une réservation. Également appelées Caution ou Dépôt de garantie, elles sont destinées à protéger votre location saisonnière et à couvrir les dommages qui pourraient survenir lors du séjour des clients dans votre hébergement. Le dépôt est généralement débité avant l’arrivée et vous permet d’avoir l’esprit tranquille car si un dommage intervient, vous avez déjà le budget qui couvrira les frais de réparation ou de remplacement. Les cautions sont aussi une motivation financière qui responsabilise votre client durant son séjour puisque leur caution sera remboursée s’ils laissent l’hébergement en bon état.

C’est à vous de définir le montant de la caution en fonction de la qualité et de la valeur du mobilier et des équipements, du nombre de personnes logées, de la durée du séjour et de vos tarifs. Le montant de la caution doit rester raisonnable et proportionnel au coût de la location, mais suffisamment élevée pour sécuriser votre hébergement et remettre sereinement vos clés. Demander une trop faible caution peut à l’inverse inquiéter les clients qui ne poursuivront pas la réservation. Vous pouvez choisir de facturer un dépôt forfaitaire ou un pourcentage du coût total de la réservation.

Vous pouvez également choisir de seulement préautoriser un dépôt plutôt que de l’encaisser. Une préautorisation signifie que la banque du client autorise et réserve le montant total du dépôt à l’avance. Vous ne créditerez aucune somme tant que vous n’aurez pas débité la carte du client en cas de dommages réels. L’avantage d’une préautorisation est qu’elle vous évite d’avoir à traiter les remboursements.

Voici un autre moyen de protéger votre location saisonnière : la Garantie forfaitaire de dommages matériels. C’est une mesure d’éxonération des dommages qui se caractérise par un faible montant non remboursable ajouté à chaque réservation à la manière des frais de réservation. Cette garantie remplace les cautions plus importantes et est destinée à couvrir les dommages jusqu’à un certain montant déterminé. Pour que la garantie soit valable, les clients doivent signaler tout dommage dans les délais convenus pour que vous puissiez prendre vos mesures correctives et en excluant impérativement tout acte de malveillance volontaire. Les clients sont rassurés par ce type de garantie forfaitaire car ils savent à l’avance qu’ils n’auront rien à payer si un incident se produit. Cependant, si le montant des dommages dépasse le montant couvert par la garantie de renonciation, ils restent alors à la charge du client.

Et s’il n’y aucun dommage à réparer, vous pourrez aussi transférer le montant de la garantie facturé sur un compte spécifique afin de constituer votre propre fond de garantie qui couvrira les éventuels dommages à venir !

Une caution ou un dépôt de garantie est une somme significative payable avant l’arrivée par le client ou préautorisée sur sa carte bancaire sans débit réel. Si aucun dommage ne survient pendant le séjour, la caution est remboursée en totalité ou la préautorisation est annulée. Le principe de la caution permet de responsabiliser les clients durant le séjour. Motivés par le remboursement de la caution, ils prennent mieux conscience des conséquences d’un mauvais usage de vos biens.

Le montant de la garantie forfaitaire de protection contre les dommages est généralement beaucoup moins élevé que celui de la caution et est également payable à l’avance mais non remboursables. Il arrive que le client considère cette garantie comme une forme d’assurance dommage tous risques qui peut le rendre un peu moins prudent durant son séjour. C’est en revanche un argument de poids pour réserver chez vous plutôt qu’ailleurs car le client n’aura pas à financer les coûts parfois élevés d’une caution.

Un dépôt de garantie est préautorisé ou débité en totalité et conservé avant le séjour du client. La caution est entièrement remboursée après le départ s’il n’y a aucun dommage. C’est un excellent moyen de protéger votre location saisonnière.

Vous pouvez débiter les cautions au moment de la réservation, ou même quelques jours avant l’arrivée.

Si votre logiciel de gestion locative comprend une solution de paiement intégrée comme Payment Manager^TM, vous pourrez alors préautoriser ou débiter la caution automatiquement et au moment de votre choix. La préautorisation est pratique car vous êtes protégé et pouvez débiter le montant à tout moment. Le client n’est pas pénalisé car sa carte n’est pas réellement débitée, sauf en cas de dommages.

Le montant de la garantie forfaitaire de protection contre les dommages matériels est également payable à l’avance. Son montant étant moins élevé, le moment où intervient le débit est moins décisif. Le règlement de la garantie forfaitaire au moment de la réservation reste l’option la plus pratique pour vous et vos clients.

Qu’il s’agisse d’un dépôt de garantie ou de la garantie forfaitaire de protection contre les dommages matériels, nous vous recommandons d’être totalement transparent avec le client en définissant vos règles et vos attentes dès le départ. Vos conditions générales doivent être parfaitement claires et doivent inclure :

Si les clients réservent par l’intermédiaire d’un tiers, précisez qui débitera la caution : vous ou l’agence en ligne ? Enfin, apportez bien tous les détails de votre politique en matière de dommages dans votre contrat de location ou dans vos conditions de réservation. Veillez à ce que vos clients en prennent pleinement connaissance lors de la confirmation de leur réservation.

Pour correctement protéger votre location saisonnière, vos hôtes doivent impérativement vous informer des dommages causés dans l’hébergement.

En complément de leur éventuelle déclaration de dommage, vous pouvez également demander à vos clients un signalement du dysfonctionnement des appareils et d’objets cassés ou défectueux. En tant que gestionnaire, il est possible de ne pas se rendre compte de l’usure de certains appareils sans tous les tester régulièrement.

Et si les clients partent sans déclarer de dommages avérés, il est important de les constater le plus rapidement possible après le départ et surtout avant l’arrivée des prochains clients. Le respect de ce délai est essentiel pour faire une réclamation auprès de votre assurance. Par conséquent, demandez à vos clients de déclarer tout dommage sous 24 heures.

Si vous avez perçu une caution et que vous avez subi des dommages, vous devrez alors calculer le montant de la caution à conserver tout en restant dans une proportion raisonnable. Surévaluer n’est peut-être pas la meilleure approche et ne vous souciez pas des petites pertes. Avant d’envoyer une réclamation à votre client, commencez par constituez un rapport détaillé du dommage en indiquant quand il s’est produit, qui en est responsable et à quel moment il a été constaté. Vous pourrez alors prouver que le dommage a été causé par le client en question, sinon c’est votre parole contre la sienne.

Prendre une photo ou une vidéo horodatée de l’hébergement entre deux séjours peut constituer une preuve solide de l’état de vos biens à un instant donné.

Pour trouver une solution raisonnable avec vos clients en cas de dommage, gardez une communication claire, une conviction ferme et une évaluation des dommages la plus juste possible. Pour communiquer, utilisez plutôt un modèle d’email préparé à l’avance et rédigé sur un ton professionnel, neutre et objectif plutôt que d’écrire sous le coup de l’émotion.

Si vous recevez une critique négative à la suite de votre demande de dédommagement, apportez-y toujours une réponse honnête et adaptée. Votre réponse apportée à un avis négatif publié sur un site a souvent plus de valeur que la critique initiale et affirme votre professionnalisme.

Enfin, si vous avez souscrit une assurance contre les risques et dommages locatifs, vous n’avez pas besoin de prendre de mesures supplémentaires, sauf si les dommages sont graves et dépassent le montant couvert par votre contrat d’assurance. Assurez-vous que les risques graves sont bien couverts dans vos conditions générales de location.