Para gestionar un negocio de alquiler vacacional (VR) de forma remota, necesitas saber que puedes supervisar las cosas desde cualquier lugar – y saltar a la acción en cualquier momento.
La necesidad de estar conectado a tu negocio estés donde estés explica por qué el 91% de los operadores de alquileres de corta duración consideran que una aplicación móvil es «extremadamente importante» para dirigir y gestionar sus operaciones*.
Una aplicación móvil de sistema de gestión de propiedades (PMS) te permite gestionar tu negocio sobre la marcha. Sin embargo, como no todas las aplicaciones son iguales, vale la pena investigar qué tareas y procesos te permite controlar tu PMS a través del smartphone antes de hacer tu elección.
A continuación, exploramos 9 funciones que necesitarás si deseas gestionar tus alquileres vacacionales sin problemas desde cualquier lugar.
1. Instantáneas
La visibilidad inmediata de tu negocio de alquiler vacacional es vital para gestionar las cosas de forma remota. Una aplicación PMS móvil sólida debería ofrecerte una instantánea de la actividad del día en cuanto te conectes, para que puedas empezar con una comprobación a primera hora de la mañana y ver lo que te espera. Busca una aplicación que muestre claramente cuántos huéspedes hay en ese momento en la propiedad o cuántos están a punto de llegar y marcharse ese día.
También es útil estar al tanto de las excepciones clave a través de la aplicación. Comprueba si la aplicación que estás considerando muestra claramente el número de reservas recientes, las tarjetas rechazadas, los depósitos pendientes, las cancelaciones y los overbookings. Tener esta información al alcance de la mano te permitirá priorizar las tareas en consecuencia.
También deberías poder comprobar tu nivel de ocupación en la aplicación móvil de tu PMS. Para cada propiedad, unidad o habitación, tu aplicación debe darte visibilidad de lo que está reservado, bloqueado y disponible. Busca funciones como un calendario rápido de disponibilidad. Esto debería darte una visión general fácil de leer de cuándo una habitación o unidad está disponible para un mes determinado.
2. Gestión de reservas
Aunque la visibilidad es el primer paso para gestionar tu negocio a distancia, también quieres poder realizar actualizaciones desde cualquier lugar. Por lo tanto, es crucial que puedas encontrar, crear, modificar o cancelar reservas en tu aplicación móvil PMS.
Busca una aplicación PMS que te permita encontrar fácilmente las reservas existentes, con opciones de búsqueda por nombre de huésped, datos de contacto o número de referencia de la reserva. A partir de ahí, asegúrate de que puedes
- Añadir detalles a una reserva.
- Modificar una reserva (por ejemplo, actualizar las fechas de estancia, el número de huéspedes o la habitación o el plan de tarifas aplicado a la reserva).
- Cancelar la reserva.
Para reducir el riesgo de errores de cancelación, asegúrate de que la aplicación te permite especificar cómo quieres gestionar los gastos de cancelación de las reservas.
Para mayor comodidad, también puedes crear reservas desde la aplicación. Al hacerlo, asegúrate de que puedes introducir todos los detalles clave: fechas de llegada y salida, número de adultos y niños en la reserva, apellido del huésped y cualquier otra información que desees añadir (por ejemplo, hora estimada de llegada). Una vez creada la reserva, también querrás tener la opción de enviar automáticamente un correo electrónico de confirmación al huésped desde la aplicación.
3. Mensajería para huéspedes
Es probable que tus huéspedes utilicen sus dispositivos móviles para comunicarse contigo, especialmente una vez que su viaje haya comenzado. Cualquier buena aplicación PMS debería facilitarte la tarea de responderles desde tu smartphone.
Asegúrate de que tu aplicación móvil muestra y te permite responder a los mensajes de los huéspedes procedentes de diversas fuentes. Esto incluye las principales OTA como Booking.com, Airbnb, Vrbo y Expedia, así como tus reservas directas. Tener una bandeja de entrada de mensajería unificada en la palma de tu mano te ayuda a responder sobre la marcha, aumentando la satisfacción de tus huéspedes.
Responder a todos los mensajes de los huéspedes puede llevar mucho tiempo. Busca funciones de la aplicación que te ayuden a reducir el tiempo que dedicas a responder a tiempo. Por ejemplo, la posibilidad de acceder a un almacén de «respuestas rápidas» planificadas para las consultas más habituales de los huéspedes puede ayudarte a responder con mayor rapidez. Aprovechar la IA puede ayudarte a evitar tener que escribir respuestas desde cero. Busca funciones que permitan a la IA generar automáticamente sugerencias de respuesta para que puedas verlas, editarlas y enviarlas completamente desde la bandeja de entrada de la aplicación.
También querrás tener la posibilidad de buscar conversaciones específicas rápidamente, así que busca una bandeja de entrada móvil que te permita filtrar conversaciones por:
- Propiedad
- Estado del mensaje (por ejemplo, «no leído», «respondido»)
- Origen del mensaje (es decir, el canal del que procede la reserva)
Por la misma razón, también es útil poder «anclar» mensajes a la parte superior de la bandeja de entrada para su seguimiento. Más consejos para no perder nunca un mensaje de un huésped.
Por último, asegúrate de que puedes llamar, enviar un mensaje de texto o un WhatsApp al huésped directamente desde la aplicación una vez que su número se haya guardado en los detalles de la reserva. Así podrás ponerte en contacto con ellos de forma directa e inmediata en situaciones de urgencia.
4. Gestión de limpiezas
Gestionar los cambios diarios a distancia requiere agilidad, organización y una colaboración eficaz con tus equipos, dondequiera que estéis…Tu aplicación móvil PMS debe incluir funciones que faciliten esta tarea, para que los cambios sean lo más ordenados posible.
Para mejorar la colaboración con tus equipos de limpieza, busca una aplicación que ellos también puedan utilizar. Si das acceso al personal de limpieza a la aplicación del PMS, les facilitarás la visualización de las rutinas e instrucciones de limpieza, la comprobación de los estados de limpieza y la comunicación de cuándo se han limpiado las habitaciones (o la explicación de por qué no se puede limpiar una habitación). Los limpiadores también deben poder registrar en la aplicación cualquier problema de mantenimiento que encuentren. Cuando estos registros aparezcan de forma instantánea en el panel de control centralizado, se te informará de cualquier mantenimiento necesario lo antes posible.
Asegúrate de que tu aplicación permite permisos basados en los roles; de esta forma, podrás controlar el nivel de acceso que reciben los limpiadores y estar tranquilo sabiendo que no pueden acceder inadvertidamente a los detalles completos de la reserva.
Como gestor de la propiedad, también debes asegurarte de que todas las tareas de limpieza y los turnos que hayas asignado puedan compartirse con el personal a través del smartphone, para que puedan acceder a ellos mientras se desplazan.También debes tener flexibilidad para tener en cuenta cualquier necesidad repentina que pueda surgir. Por lo tanto, asegúrate de que puedes modificar cualquier instrucción de limpieza con poca antelación y marcar las tareas de limpieza urgentes al personal sobre la marcha.
5. Acceso para propietarios
Disponer de diferentes roles de usuario para tu aplicación móvil PMS no sólo es útil para los equipos de limpieza y mantenimiento. La relación con los propietarios de los inmuebles que gestionas es crucial para el éxito de tu negocio, por lo que también puedes darles acceso.
Dar a los propietarios acceso a tu aplicación móvil PMS les muestra que eres transparente, ayudando a construir la confianza con estas partes interesadas clave. Con la aplicación adecuada, los propietarios pueden bloquear habitaciones o unidades y crear reservas para sí mismos o para sus seres queridos.
Sin embargo, al igual que con los equipos de limpieza y mantenimiento, es importante asegurarse de que la aplicación cuenta con los permisos adecuados basados en funciones. Esto te ayudará a mantener la seguridad de los datos de las reservas siempre que compartas el acceso con los propietarios.
6. Gestión de tarifas
Poder actualizar las tarifas de las habitaciones en cualquier momento es crucial para mantener optimizados los ingresos y los índices de ocupación. Así que optar por una aplicación PMS móvil que te permita actualizar tus tarifas diarias es imprescindible.
Para obtener la máxima flexibilidad, busca una aplicación que te ofrezca la posibilidad de:
- Aumentar y reducir las tarifas en una cantidad fija o en un porcentaje.
- Cambiar la tarifa por completo.
- Aplicar actualizaciones de tarifas a cualquier intervalo de fechas que elijas.
Otras características de una aplicación móvil PMS que pueden ayudar a facilitar la gestión de tarifas incluyen:
- Indicadores visuales que diferencian las tarifas que has actualizado manualmente de tus otras tarifas (por ejemplo, tus tarifas estándar, o tarifas que han sido ajustadas automáticamente por terceros socios de precios dinámicos).
- Cambios en la forma en que se muestra tu inventario cuando todas las habitaciones están ocupadas, para que sepas cuándo no necesitas trabajar en tus tarifas.
- Capacidad para modificar tus tarifas por defecto al crear una reserva (mientras sigues aplicando cualquier cargo extra asociado o descuentos promocionales a tu nueva tarifa).
También es posible que desees ajustar tus reglas de estancia mínima para aprovechar los cambios en la demanda – otra tarea que se puede hacer fácilmente con la aplicación móvil PMS adecuada.
7. Acceso a tu PMS de sobremesa con un solo gesto
Es obvio que no todas las funciones de un PMS completo e integral estarán disponibles en la versión de la aplicación correspondiente. Sin embargo, para llevar a cabo todas tus tareas sin problemas, debería bastar con unos pocos pasos para acceder a cualquier otra función que necesites desde la aplicación.
Por ejemplo, puedes procesar y preautorizar de forma segura los pagos de los huéspedes en eviivo Mobile™ abriendo una reserva y seleccionando la opción «Ver en eviivo Suite» en la parte inferior de la pantalla. Esto te permitirá abrir eviivo Suite™ con un solo toque. Desde allí, podrás revisar o procesar de forma segura un pago o una preautorización, además de revisar o enviar correos electrónicos a los huéspedes.
8. Notificaciones instantáneas
¿Alguna vez te ha preocupado perderte novedades importantes sobre reservas y huéspedes cuando no estás en tu escritorio? Con una buena aplicación móvil PMS, recibirás actualizaciones instantáneas mientras estás en movimiento a través de notificaciones push.
Asegúrate de que tu aplicación te da la opción de recibir notificaciones de nuevas reservas, cancelaciones y cualquier mensaje de los huéspedes. Si puedes recibir estas notificaciones independientemente de si ya has iniciado sesión en la aplicación, ¡aún mejor!
9. Gestión multipropiedad
Por último, si gestionas una cartera de propiedades, entonces tu aplicación móvil PMS debe permitirte supervisar y realizar actualizaciones de múltiples propiedades desde la palma de tu mano. Busca funciones que te permitan:
- Crear conjuntos de propiedades en tu PMS, para que puedas acceder a una vista multipropiedad en la app móvil.
- Ver todas las propiedades o filtrar por propiedad.
- Ver una instantánea diaria global de tu actividad del día mostrando el número total de huéspedes y las excepciones clave para todas tus propiedades.
eviivo Mobile, la aplicación móvil gratuita incluida con nuestro PMS, eviivo Suite, te permite llevar a cabo todas las acciones que hemos comentado en este artículo en tu smartphone, para todas tus propiedades. Simplemente selecciona tu propiedad y gestiona tus reservas, huéspedes, grupos de interés, tarifas y cambios desde la aplicación.
Conclusión
Tener una aplicación móvil fiable a tu disposición tiene un valor incalculable para gestionar tu negocio de alquiler vacacional a distancia con confianza. Investiga para asegurarte de que la aplicación móvil PMS que elijas facilita la gestión de reservas, huéspedes, equipos, propiedades y partes interesadas desde la palma de tu mano.
Accede a todas las funciones imprescindibles para la gestión móvil de propiedades comentadas en este artículo con eviivo Mobile. Disponible para todos los suscriptores de nuestro sistema de gestión de reservas y propiedades, eviivo Suite, esta aplicación multicanal y multipropiedad ha sido galardonada con el premio a la aplicación móvil del año en los TravelTech Breakthrough Awards.
*eviivo/SurveyMonkey encuesta, 2022
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