Gérer une entreprise de locations saisonnières à distance demande de pouvoir superviser les opérations de n’importe où et d’être en mesure de réagir immédiatement si nécessaire.
Le besoin de rester connecté à son entreprise où que l’on soit explique pourquoi 91 % des gestionnaires de locations à court terme considèrent qu’une application mobile est « extrêmement importante » pour gérer leurs opérations au quotidien.*
Une application mobile de votre système de gestion de réservation (PMS) vous permet de gérer votre entreprise où que vous soyez. Cependant, toutes les applications ne se valent pas. Il est donc judicieux de vérifier quels tâches et process votre PMS vous permet de contrôler via votre smartphone avant de faire votre choix.
Dans cet article, nous explorons 9 fonctionnalités essentielles à la gestion de vos locations saisonnières en toute fluidité, où que vous soyez.
1. Aperçu Instantané
Avoir une visibilité immédiate sur votre entreprise de location est essentiel pour la gestion à distance. Une solide application mobile de PMS doit vous offrir un aperçu des activités du jour à la seconde où vous vous connectez, afin que vous puissiez démarrer votre journée en consultant les tâches et événements à venir. Cherchez une application qui affiche clairement le nombre de clients présents, de ceux qui arrivent et de ceux qui partent dans la journée.
Il est également primordial d’être informé de choses particulières et importantes via l’application. Vérifiez si l’application que vous envisagez affiche clairement le nombre de nouvelles réservations, les cartes bancaires refusées, les dépôts de caution en attente, les annulations et les surréservations. Ces informations à portée de main vous permettront de prioriser vos tâches en conséquence.
Vous devriez aussi pouvoir consulter le taux d’occupation directement dans votre application mobile. Pour chaque hébergement, unité ou chambre, l’application doit vous fournir une visibilité sur les réservations, les dates bloquées et les disponibilités. Cherchez des fonctionnalités comme un calendrier rapide qui offre une vue d’ensemble facile à lire sur la disponibilité d’une chambre ou d’une unité pour un mois ou une période donné.
2. La Gestion des Réservations
Bien que la visibilité soit la première étape pour gérer votre entreprise à distance, il est également crucial de pouvoir mettre à jour vos réservations où que vous soyez. Il est donc essentiel de pouvoir trouver, créer, modifier ou annuler des réservations depuis votre application mobile.
Cherchez une application qui vous permet de retrouver facilement les réservations existantes, avec des options de recherche par nom de client, coordonnées ou numéro de réservation. À partir de là, assurez-vous que vous pouvez :
- Ajouter des détails à une réservation.
- Modifier une réservation (par exemple, mettre à jour les dates de séjour, le nombre de clients ou la chambre et le tarif appliqué).
- Annuler la réservation.
Afin de réduire le risque d’erreurs lors des annulations, assurez-vous que l’application mobile vous permet de spécifier la manière dont vous souhaitez gérer les frais d’annulation pour chaque réservation.
Par commodité, vous devez pouvoir également créer de nouvelles réservations depuis l’application. Assurez-vous d’être en mesure d’ajouter tous les détails importants : dates d’arrivée et de départ, nombre d’adultes, d’enfants, nom de famille des clients, et toute autre information que vous souhaitez ajouter (par exemple, l’heure d’arrivée estimée). Une fois la réservation créée, vous devez pouvoir envoyer automatiquement un email de confirmation à l’invité depuis l’application.
3. La Messagerie Client
Vos clients utilisent probablement leurs mobiles pour communiquer avec vous, surtout une fois leur trajet vers votre location de vacances. Une bonne application PMS doit vous permettre de leur répondre facilement depuis votre smartphone.
Vérifiez que votre application mobile affiche et vous permet de répondre aux messages des clients provenant de différentes sources de réservations. Cela inclut les principales OTAs comme Booking.com, Airbnb, Vrbo, Expedia, ainsi que vos réservations directes. Avoir une boîte de réception unifiée au creux de la main vous aide à rester réactif, augmentant ainsi la satisfaction de tous vos clients.
Répondre à chaque message peut rapidement s’avérer chronophage. Cherchez des fonctionnalités qui vous aident à réduire le temps passé à répondre. Par exemple, l’utilisation de réponses prédéfinies pour des questions courantes peut vous faire gagner un temps précieux. L’utilisation de l’IA peut aussi vous aider à rédiger des débuts réponses. Cherchez une fonctionnalité permettant à l’IA de générer automatiquement des réponses suggérées, que vous pouvez visualiser, modifier et envoyer directement depuis la boîte de réception de l’application smartphone.
Il est également utile de pouvoir rechercher rapidement des conversations spécifiques, alors choisissez une app proposant une boîte de réception mobile vous permettant de filtrer les messages par :
- Propriété/Hébergement
- Statut du message (ex. : « non lu », « répondu »)
- Source du message (c’est-à-dire le canal de vente d’origine de la réservation)
De la même manière, il est pratique de pouvoir « épingler » des messages en haut de la boîte de réception pour un suivi. Get more tips on how to never miss a guest message.
Enfin, assurez-vous de pouvoir appeler, envoyer un SMS ou un message WhatsApp directement à votre client une fois leur numéro enregistré dans les détails de la réservation. Cela vous permet de les contacter facilement en cas de besoin urgent.
4. La Gestion des Rotations
Gérer les changements quotidiens à distance nécessite de l’agilité, de l’organisation et une collaboration efficace avec vos équipes, où qu’elles soient – et où que VOUS soyez. Votre PMS sur application mobile devrait comporter des fonctionnalités facilitant cela, rendant les rotations aussi fluides que possible.
Pour améliorer la collaboration avec vos équipes de nettoyage et de maintenance, recherchez une application que ces équipes peuvent aussi utiliser. Lorsque vous donnez aux employés de ménage l’accès à l’application PMS, vous leur permettez de voir les instructions, vérifier les statuts de nettoyage, et de vous informer quand les chambres sont prêtes (ou de vous expliquer pourquoi une chambre ne peut pas être nettoyée). Les agents de nettoyage devraient aussi pouvoir enregistrer les problèmes de maintenance rencontrés dans l’application, et ces journaux apparaîtront instantanément dans votre tableau de bord centralisé.
Assurez-vous que l’application offre des permissions basées sur les rôles et responsabilités de chacun, vous permettant de contrôler le niveau d’accès accordé au personnel de ménage et de vous assurer qu’ils ne peuvent pas accéder aux détails des réservations par erreur.
En tant que gestionnaire d’hébergement, vous devez aussi pouvoir partager les tâches de nettoyage et les plannings avec vos équipes via leur smartphone, pour qu’elles puissent y accéder même en déplacement. Vous devez également avoir la possibilité d’adapter les instructions de nettoyage en fonction des besoins de dernière minute, et signaler des tâches urgentes aux équipes en déplacement. Par exemple, si vous pouvez informer les équipes de nettoyage d’événements comme des arrivées anticipées ou des départs tardifs via l’application, elles pourront réorganiser leurs priorités en conséquence.
5. L’Accès Propriétaires
L’attribution de rôles utilisateurs dans votre application mobile de PMS n’est pas uniquement utile pour les équipes de nettoyage et de maintenance. Vos relations avec les propriétaires de biens dont vous avez la gestion sont également cruciales pour la réussite et la prospérité de votre entreprise, et vous souhaiterez peut-être leur donner un accès aussi.
Proposer l’accès à votre application mobile de PMS aux propriétaires montre que vous travaillez en toute transparence et permet de renforcer leur confiance. Avec la bonne application, les propriétaires peuvent bloquer des chambres ou le bien, et créer des réservations pour eux-mêmes ou leurs proches.
Cependant, tout comme pour vos équipes de nettoyage et de maintenance, il est important de vous assurer que l’application propose des permissions basées sur les rôles et responsabilités. Cela vous permettra de garder les données de réservation sécurisées, même lorsque vous partagez l’accès avec les propriétaires.
6. La Gestion de vos Tarifs
Être en mesure de mettre à jour les tarifs de vos chambres à tout moment est crucial pour optimiser vos revenus et votre taux d’occupation. Choisir une application mobile de PMS qui permet de modifier vos tarifs quotidiens est donc indispensable.
Pour une flexibilité maximale, cherchez une application qui vous permet de :
- Augmenter ou diminuer les tarifs par un montant fixe ou un pourcentage.
- Modifier complètement le tarif.
- Appliquer des mises à jour tarifaires sur la période de dates de votre choix.
D’autres fonctionnalités disponibles dans une application mobile de PMS peuvent faciliter la gestion de vos tarifs :
- Des indicateurs visuels qui différencient les tarifs mis à jour manuellement de vos autres tarifs (par exemple, vos tarifs standards ou ceux ajustés automatiquement par des partenaires de tarification dynamique tiers).
- Des modifications sur la façon dont votre inventaire est affiché lorsque toutes les chambres sont réservées, vous permettant de savoir quand vous n’avez pas besoin de retravailler vos tarifs.
- La possibilité de modifier vos tarifs par défaut lors de la création d’une réservation (tout en appliquant les frais supplémentaires ou remises promotionnelles associés à votre nouveau tarif).
Vous souhaiterez peut-être aussi ajuster vos règles de séjour minimum pour tirer parti des variations de la demande – une autre tâche qui peut être réalisée facilement avec la bonne application mobile de PMS.
7. L’Accès Instantané à votre PMS
Il est évident que toutes les fonctionnalités d’un PMS complet ne seront pas disponibles dans l’application mobile correspondante. Cependant, pour effectuer toutes vos tâches en toute fluidité, quelques clics doivent suffire pour accéder à toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin à partir de l’application.
Par exemple, vous pouvez traiter et préautoriser les paiements des clients sur eviivo Mobile™ en ouvrant une réservation et en sélectionnant l’option « Voir dans eviivo Suite » en bas de l’écran. Cela vous permet d’ouvrir eviivo Suite™ d’un simple clic. À partir de là, vous pouvez examiner ou traiter un paiement ou une pré-autorisation en toute sécurité, ainsi que jeter un œil ou envoyer des e-mails aux invités.
8. Les Notifications Instantanées
Avez-vous déjà eu peur de manquer des mises à jour clés sur vos réservations et vos clients lorsque vous êtes loin de votre bureau ? Avec une application mobile de PMS performante, vous recevrez des mises à jour instantanées, où que vous soyez, grâce aux notifications.
Assurez-vous que votre application vous permet de recevoir des notifications de nouvelles réservations, d’annulations et de tous les messages clients. Si vous pouvez recevoir ces notifications, que vous soyez déjà connecté à l’application ou non, c’est encore mieux !
9. La Gestion Multi-Propriétés
Finally, if you manage a property portfolio, then your mobile PMS app should allow you to monitor and make updates to multiple properties from the palm of your hand. Look for features that allow you to:
Enfin, si vous gérez un portefeuille de biens, votre application mobile de PMS doit vous permettre de suivre et de mettre à jour plusieurs propriétés directement depuis le creux de votre main. Recherchez des fonctionnalités qui vous permettent de :
- Créer des ensembles de propriétés dans votre PMS, de sorte que vous puissiez accéder à une vue multi-propriétés dans l’application mobile.
- Voir toutes les propriétés ou filtrer par hébergement.
- Afficher un aperçu centralisé des activités de votre journée, affichant le nombre total de clients, les situations particulières pour toutes vos propriétés.
eviivo Mobile, l’application mobile gratuite incluse avec notre PMS eviivo Suite, vous permet d’effectuer toutes les actions que nous avons abordées dans cet article sur votre smartphone, pour tous vos hébergements. Il vous suffit de sélectionner votre hébergement, puis de gérer vos réservations, clients, parties prenantes, tarifs et changements via l’application.
Conclusion
Disposer d’une application mobile fiable à vos côtés est inestimable pour gérer votre entreprise de location saisonnières à distance en toute confiance. Faites vos recherches pour vous assurer que l’application mobile de PMS que vous choisissez rend la gestion des réservations, des clients, des équipes, des hébergements et des parties prenantes simple et efficace, directement depuis votre smartphone.
Accédez à toutes les fonctionnalités indispensables pour la gestion mobile des propriétés discutées dans cet article avec eviivo Mobile. Disponible pour tous les abonnés de notre système de réservation et de gestion d’hébergement, eviivo Suite, notre application multicanale et multi-propriétés a été récompensée par le prix de l’Application Mobile de l’Année aux TravelTech Breakthrough Awards.
*eviivo/SurveyMonkey survey, 2022
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