Un PMS (Property Management System) est, comme son nom l’indique, un système de gestion d’hébergements. Il ne s’agit donc pas d’un outil de gestion comptable. En revanche, il est un allié de taille dans l’organisation et l’exportation des données vers votre logiciel de gestion comptable. Il s’agit principalement de données liées à vos factures, paiements, commissions, frais bancaires, etc.
Mais d’abord, pourquoi est-ce essentiel de tenir une comptabilité ?
La réponse peut paraitre évidente pour les plus grosses structures, en revanche les plus petites entreprises ne sont pas forcément dans l’obligation de tenir une comptabilité (c’est le cas des entreprises au régime « Micro » par exemple). Selon la taille de votre activité et votre chiffre d’affaires annuel, vous n’êtes peut-être pas non plus assujetti à la TVA.
Alors voici quelques bonnes raisons de tenir une bonne comptabilité :
- S’assurer de bien respecter la législation et fiscalité en place ;
- Payer le minimum, mais le bon montant de taxes dues (TVA, Impôt sur le revenu, Impôt sur les société, taxes de séjour…)
- Soumettre plus facilement des demandes d’aides à l’Etat ou à votre communauté locale – comme c’était par exemple le cas pendant la crise du COVID avec le fond de solidarité aux entreprises.
- Estimer correctement la valeur de votre fonds de commerce en cas de revente.
- Développer une relation de confiance avec vos clients, fournisseurs et partenaires : par exemple lorsqu’il s’agit de négocier avec un fournisseur ou de présenter les revenus que vous avez généré pour le compte d’un propriétaire.
- Avoir une visibilité claire sur vos revenus pour prendre les meilleures décisions (Investissement, hausse des tarifs, meilleure maîtrise des coûts, changement de fournisseur…)
Par où commencer pour faciliter la gestion comptable de votre hôtel, de votre chambre d’hôtes, de vos locations de vacances, ou de votre conciergerie Airbnb ?
En vérité, il s’agit simplement de disposer des bons outils pour :
Etablir une facture pour chaque réservation.
Tout est une question de détail ! Pour assurer une bonne comptabilité, il est en premier lieu important de collecter les bonnes données. Tout commence donc par la facturation !
Que vos clients vous demandent une facture ou non, il est essentiel d’établir une facture pour chacune de vos réservations. Ainsi vous gardez une trace détaillée des produits ou services pour lesquels un client vous a versé un ou des paiements.
Configurer le bon calcul de taxe pour chaque article.
Les méthodes de calcul de taxe sont très variables selon les types de taxes : pourcentage sur le montant net, montant fixe par personne (adulte ou enfant), pourcentage sur le montant total de la réservation, … Pour obtenir des factures correctes, il faut donc s’assurer de la possibilité de configurer correctement chaque taxe sur chaque produit ou service concernés.
Investissez donc du temps pour bien configurer toutes vos taxes dans votre système de facturation.
Suivre le statut des paiements et encaissements.
Suivez de près les acomptes qui vous sont dus, les paiements encore en attente, mais aussi les pénalités d’annulation que vous devez appliquer ou encore les cartes bancaires non valides.
Pour les réservations provenant d’une agence de voyage en ligne, les cartes invalides, doivent être signalées dans un délai très restreint soit après la réservation, soit après l’arrivée prévue Il est donc critique d’être alerté le plus rapidement possible et de demander un nouveau moyen de paiement dans la foulée au client.
Le suivi très rapproché de vos paiements peut vous aider à avoir un meilleur flux de trésorerie, pour vous permettre de mener à bien tous vos projets et investissements pour vos hébergements.
Générer et exporter les écritures comptables vers votre logiciel de comptabilité ou sur un fichier Excel ou CSV.
C’est peut-être un détail pour vous, mais pour votre comptable ça veut dire beaucoup. Avoir la possibilité d’exporter régulièrement un journal comptable vous fera gagner un temps fou à tous les deux. Surtout lorsque ces journaux sont balancés automatiquement avec la génération automatique des écritures de contrepartie. Oubliez l’envoi manuel de vos factures, il s’agit seulement de générer le bon export comptable chaque jour, semaine ou mois – et hop ! Le tour est joué !
Vous souhaitez en savoir plus sur les outils pour gérer la comptabilité pour votre hôtel, votre maison d’hôtes, location de vacances ou pour une plus grosse structure comme une conciergerie Airbnb ?
Consultez notre guide d’aide et notre checklist pour faire le point sur les fonctionnalités comptables dont vous avez besoin !
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