Vorbei sind die Zeiten, in denen das Anstehen an der Rezeption ein zwingender Teil des Gästeerlebnisses war. Heutzutage erwarten die Gäste ein vollständig kontaktloses Erlebnis, wenn es um das Einchecken oder auch Auschecken geht.
Das ist großartig für den Gast, aber auch eine große Erleichterung für Gastgeber und Hoteliers, die effizienter und flexibler arbeiten können, wenn Neuankömmlinge nicht mehr an der Rezeption einchecken müssen.
Hier erfahren Sie alles, was Sie über die Einrichtung Ihrer kontaktlosen Check-in-Lösung wissen müssen. Entdecken Sie, wie Sie die Schlüssel zu Ihrer Unterkunft sicher übergeben und gleichzeitig sicherstellen können, dass sich Ihre Gäste willkommen und wie zu Hause fühlen.
Was ist ein kontaktloser Check-in?
Wenn Ihre Gäste im Hotel kontaktlos einchecken, können sie ankommen und ihr Zimmer beziehen, ohne dass sie einen Zimmerschlüssel abholen oder persönlich mit einem Mitarbeiter sprechen müssen.
Sie können den kontaktlosen Check-in ermöglichen, indem Sie Ihren Gästen die Informationen, die sie für den Zugang zu ihrem Zimmer benötigen, vor ihrer Ankunft zusenden. Die Zugangscodes und Anweisungen können per E-Mail, SMS, WhatsApp oder App an die Gäste gesendet werden.
Das Einrichten eines kontaktlosen Check-in-Systems erfordert eine entsprechende Hardware, in der Regel in Form einer der Folgenden:
- Smarte Türschlösser. Ein smartes Schloss ist ein physisches Türschloss, das in Verbindung mit einer speziellen Software aus der Ferne gesteuert werden kann. Sie werden vor allem bei Self-Check-Ins in Hotels eingesetzt.
- Schlüsselkästen. Ein Schlüsselkasten ist ein kompakter, gesicherter Behälter, der zur Aufbewahrung von Haus- und Wohnungsschlüsseln dient. Sie werden vor allem bei Kurzzeit- und Ferienvermietungen verwendet. Mehr über Ihre Möglichkeiten mit Schlüsselkästen erfahren Sie in unserem Leitfaden für Airbnbs und andere Ferienunterkünfte.
Vorteile des kontaktlosen Check-in
Viele Eigentümer, Verwalter und Gastgeber von Unterkünften finden, dass das kontaktlose Einchecken eine Reihe von Vorteilen bietet:
- Spart Zeit und Ärger für Personal und Gäste – kein Anstehen und keine Ausweisprüfung mehr an der Rezeption
- Ermöglicht den Gästen völlige Flexibilität beim Einchecken vor der Ankunft und die Freiheit, nach der Ankunft direkt auf ihr Zimmer zu gehen
- Reduziert die Zeit der Mitarbeiter an der Rezeption, so dass sie sich auf die Betreuung der Gäste konzentrieren können
- Erhöht die Sicherheit der Unterkunft – kein Risiko des Verlusts oder Diebstahls von Schlüsseln, und die Zugangscodes können bei jeder neuen Buchung aktualisiert werden
- Hilft bei der Bewältigung des anhaltenden Arbeitskräftemangels im Gastgewerbe
Was sind die Herausforderungen beim kontaktlosen Check-in?
Um die Vorteile des kontaktlosen Check-in nutzen zu können, müssen Sie sorgfältig planen. Denken Sie darüber nach, was sich an Ihren Abläufen und Ihrer Technologie ändern wird und wie Sie diese Änderungen bewältigen können.
Ein gemeinsamer Vorbehalt von Gastgebern und Hoteliers gegenüber dem kontaktlosen Check-in ist, dass die reduzierte persönliche Interaktion im Widerspruch zu dem steht, was Gastfreundschaft ausmacht. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie im Rahmen Ihrer kontaktlosen Check-in-Lösung durch automatisierte Kommunikation Interaktionen mit hohem Kontaktwert anbieten können.
Denken Sie daran: Ihr Ziel ist es, sicherzustellen, dass Sie Ihren Gästen Ihren Check-in-Prozess vor ihrer Ankunft mitteilen, und dass Sie dies mit Ihren eigenen Worten tun, um jegliche Verwirrung zu vermeiden.
Ein weiterer wichtiger Punkt, der vor der Einrichtung Ihrer kontaktlosen Check-in-Lösung geklärt werden muss, ist die Auswahl der richtigen Hardware und Software für diese Aufgabe. Dies kann einige Recherchen und Planung erfordern. Der Wechsel von herkömmlichen Türschlössern zu smarten Türschlössern kann beispielsweise ein entsprechendes Aufrüsten oder einige kleinere Aktualisierungen erfordern, je nach den vorhandenen Schlössern und dem von Ihnen gewählten Anbieter von smarten Türschlössern. Möglicherweise möchten Sie einen oder mehrere Terminals für den Self-Check-In installieren. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Türen mit dem kontaktlosen System, das Sie installieren möchten, kompatibel sind.
Sie sollten außerdem in Erfahrung bringen, wie Ihr Property Management System (PMS) und die Online-Reiseportale (OTAs) mit Ihrem kontaktlosen System verbunden werden können, damit alles nahtlos ineinander greift.
Wie Sie Ihre Gäste auf das kontaktlose Einchecken vorbereiten
Nichts beruhigt Gäste mehr als eine klare Vorstellung davon, was sie von ihrem Aufenthalt erwarten können… deshalb sollten Sie sofort nach Eingang einer Buchung die richtigen Rahmenbedingungen schaffen:
- Wenn Sie eine Direktbuchung erhalten, vergewissern Sie sich, dass Ihre Bestätigung alle erforderlichen Check-in-Anweisungen enthält.
- Wenn Sie eine Buchung über ein Reiseportal erhalten, vergewissern Sie sich, dass Sie in der Lage sind, alle Einzelheiten, einschließlich der Check-in-Anweisungen, so schnell wie möglich mit Ihren eigenen Worten zu bestätigen!
Zu Beginn wird der Aufbau der Gästebeziehung wahrscheinlich hauptsächlich über E-Mails und/oder Textnachrichten erfolgen. Es ist wichtig, dass Ihre Property Management Software die Grundlagen für das Management der Gästebeziehungen beherrscht, damit Sie Ihre Gäste durch automatisierte, personalisierte Kommunikation betreuen können.
Die meiste Software bietet natürlich eine gewisse Integration mit Facebook, WhatsApp oder anderen Social-Media-Plattformen – aber das Wichtigste, wenn Sie in kürzester Zeit maximale Ergebnisse erzielen wollen, ist die Automatisierung! Das heißt, die Möglichkeit, während des gesamten Buchungsvorgangs automatisch zeitnahe Nachrichten mit genau den richtigen Informationen und einem personalisierten Sprachstil zu versenden.
Wenn Sie Bedenken haben, Gäste durch Ihre Türen zu lassen, ohne sie vorher kennenzulernen, brauchen Sie sich keine Sorgen zu machen! Wenn Sie alle erforderlichen Informationen im Voraus über kontaktlose Check-in-Optionen erfassen, können Sie sich beruhigt zurücklehnen.
Bitten Sie Ihre Gäste, im Voraus eine einfache Registrierungskarte auszufüllen. Am besten fragen Sie sie, sobald sie ihre Buchung vorgenommen haben. Wenn sie nicht antworten, fragen Sie ein paar Tage vor der Ankunft noch einmal nach und bitten sie, dies „am Tag“ zu bestätigen, während sie sich mit dem Auto oder dem Zug auf den Weg zu Ihnen machen oder während sie in einer Flughafen-Lounge warten. Auf diese Weise lässt sich die „tote Reisezeit“ gut nutzen, und falls es zu Störungen bei der Anreise kommt, können die Gäste Sie darüber informieren.
Ihre Möglichkeiten zur Vereinfachung des Zugangs
Nichts macht einen schlechteren ersten Eindruck als eine stressige Ankunft gleich zu Beginn des Aufenthalts! Stellen Sie sicher, dass Ihr Gast in dem Moment, in dem er ankommt, so reibungslos wie möglich in sein Zimmer gelangen kann. Keine Warteschlange, keine Komplikationen, leicht verständliche Anweisungen für den Zugang zur Unterkunft und ein reibungsloser, kontaktloser Prozess des Eincheckens.
Für den Anfang sollten Sie in Ihren Check-in-Anweisungen eine klare Wegbeschreibung und gegebenenfalls sogar Fotos einfügen. Je nach Art Ihrer Unterkunft können Sie den Zugang mit einem Schlüsselkasten erleichtern, in dem Ihre Schlüssel aufbewahrt werden. Oder Sie gehen noch einen Schritt weiter, indem Sie smarte Türschlösser installieren und ein Property Management System verwenden, das den Gästen automatisch und genau zum richtigen Zeitpunkt sichere Türcodes ausstellt. Achten Sie auf nahtlose Integrationen mit führenden Unternehmen für smarte Türschlösser.
Wenn Sie eine Ferienwohnung vermieten, sollten Sie Ihren Gästen ein „Handbuch“ zur Verfügung stellen, damit sie sich bei ihrer Ankunft besser zurechtfinden. Diese unschätzbaren Leitfäden können ihnen helfen, den Geschirrspüler zu bedienen oder die Klimaanlage einzuschalten, und bieten Informationen zu Fahrplänen für den Nahverkehr, Einkaufsmöglichkeiten und Sehenswürdigkeiten in der Umgebung.
eviivo und Partner: die beste kontaktlose Check-in-Lösung
Die eviivo Suite bietet Ihnen umfassende Optionen für den kontaktlosen Check-in und die Möglichkeit, einen Großteil der oben beschriebenen wichtigen Gästekommunikation zu automatisieren, darunter auch Buchungsbestätigungen.
Sie können auch fortschrittliche Check-in-Lösungen von unseren spezialisierten Partnern integrieren. Hier finden Sie eine umfassende Übersicht über die Hardware- und Softwarelösungen für den kontaktlosen Check-in, die sich in die eviivo Suite integrieren lassen und einen einfachen und reibungslosen Self-Check-in ermöglichen.
Welche kontaktlosen Check-in Lösungen lassen sich mit der eviivo Suite integrieren?
Was ist das?
Eine globale, webbasierte digitale Check-in/Check-out-Lösung, die alle Schritte des Prozesses automatisiert und digitalisiert, von der Buchungsbestätigung bis zum Check-out.
Die Funktion „Self Check-in“ von Chekin ermöglicht es den Gästen, über ihr Telefon einzuchecken. Sobald der Online-Check-in abgeschlossen ist und die Identität per Fernabfrage überprüft wurde (optional), erhalten die Gäste einen virtuellen Schlüssel zum Öffnen des Türschlosses.
Wie funktioniert die Integration mit eviivo?
Wenn Sie eine Buchung erhalten, werden Ihre Gäste gebeten, sich ein paar Tage vor ihrer Ankunft über ein automatisch generiertes Chekin-Formular online zu registrieren. Die Buchungsinformationen werden dank der Datensynchronisation mit eviivo automatisch ausgefüllt.
Über denselben Link können die Gäste den entsprechenden Vertrag unterzeichnen, ihre Identität bestätigen (indem sie ein Selfie und ein Foto ihres Ausweises machen) und die Kurtaxe für ihren Aufenthalt bezahlen (wenn diese Funktion aktiviert ist). Die erforderlichen Unterlagen werden erstellt und auf dem Chekin-Dashboard für die benötigte Zeit gespeichert. Die Informationen über die Gäste werden auch mit eviivo synchronisiert.
Was ist das?
Ein Anbieter von smarten Türschlössern, der eine Reihe von aufrüstbaren elektronischen Türschlössern anbietet, die Gästen den Zugang zu Unterkünften durch digitale Zugangsberechtigung ermöglichen.
Nuki, das einfach in ein bestehendes Türschloss eingebaut wird, entriegelt die Tür automatisch bei der Ankunft und verriegelt sie wieder bei der Abreise.
Wie funktioniert die Integration mit eviivo?
Nuki ist vollständig in die eviivo Suite integriert und kann über das eigene Smartphone aktiviert werden. Eröffnen Sie zunächst ein Konto direkt bei Nuki, dann können Sie die Verbindung zu eviivo einfach über die eviivo Suite anfordern.
Nuki synchronisiert zwei Tage vor dem Check-In-Datum automatisch die Buchungen direkt aus der eviivo Suite in Ihr Nuki Dashboard. Diese Buchungen werden dann automatisch alle zwei Stunden synchronisiert, um sicherzustellen, dass alle Details auf dem neuesten Stand bleiben.
Für jede Buchung generiert Nuki eindeutige Zugangscodes oder App-Links zum Download und aktualisiert diese automatisch in den Buchungsnotizen in der eviivo Suite. Diese eindeutigen Codes können dann mit dem eviivo Guest Manager an Ihre Kunden gesendet werden.
Was ist das?
Ein europäischer Anbieter von All-in-One-Lösungen für den dezentralen Check-in, die Hardware (smarte Türschlösser) und Software (ID-Verifizierung, digitaler Concierge, smarte Hotelautomatisierung) umfassen.
Die cloudbasierten Lösungen für den Online-Check-in und den digitalen Concierge können Türcodes generieren und bieten einen umfassenden Check-in-Service für Gäste.
Wie funktioniert die Integration mit eviivo?
Die Verbindung zwischen Vikey und eviivo ermöglicht es Ihnen, Ihre Buchungen automatisch mit Vikey zu synchronisieren. Auf diese Weise kann Vikey die Check-in-Anforderungen verwalten und Zugangscodes für die Türen vergeben. Die Check-in-Details der Gäste und die Zugangscodes sind über das Vikey-Dashboard zugänglich, also stellen Sie sicher, dass Sie ein Konto bei Vikey eröffnen.
Vikey aktualisiert automatisch Buchungen direkt aus der eviivo Suite in Ihrem Vikey-Dashboard, wenn das Check-in-Datum innerhalb der nächsten 30 Tage liegt. Diese Buchungen werden dann alle 5-10 Minuten synchronisiert. Abhängig von den Dienstleistungen, die Sie mit Vikey vereinbart haben, und Ihren Konfigurationen in Ihrem Vikey Dashboard, wird Vikey:
- Automatisch Online-Check-in-Links direkt an die Gäste senden, damit diese den Check-in-Prozess abschließen können
- Ausweispapiere und andere erforderliche Daten zusammenstellen und direkt an die Behörden übermitteln
- Codes für den Türzugang generieren
Was ist das?
Eine virtuelle Rezeptions- und Concierge-App, die kontaktloses Ein- und Auschecken sowie die sofortige Kommunikation mit Ihren Gästen per SMS, WhatsApp oder E-Mail ermöglicht.
Wie funktioniert die Integration mit eviivo?
Duve hat die Möglichkeit, alle Buchungsinformationen von eviivo-Kunden zu empfangen. Dazu gehören Details zur Unterkunft, Buchungsdetails, Gästedetails, Verfügbarkeit und Extras/Gebühren.
Mit Duve können Sie den Check-in aus der Ferne und vor der Ankunft Ihres Gastes verwalten und alle Informationen, Dokumente und Unterschriften, die Sie benötigen, im Voraus einholen. Gäste können Ausweise oder Pässe scannen und speichern, und Sie können alle Verträge oder Dokumente (z. B. die Hausordnung) zur digitalen Unterschrift bereitstellen.
Sie können Duve nutzen, um sich mit ihrem Netzwerk von Anbietern smarter Türschlösser zu verbinden und so eine nahtlose Remote-Schloss/Schlüssellösung zu erhalten. Die vollständige Liste der Integrationspartner finden Sie hier.
Was ist das?
Ein Hersteller von smarten Schlössern für den Einbau in Türen. Diese intelligenten Türschlösser sind mit Wifi verbunden und generieren bei jeder neuen Buchung einen einzigartigen Zugangscode.
Wie funktioniert die Integration mit eviivo?
Sie können The Keys mit der eviivo Suite verbinden und automatisch einmalige Türcodes für Buchungen generieren. Jeder Türcode wird automatisch zu der entsprechenden Buchung in eviivo Suite hochgeladen. Von dort aus können Sie die Codes mit dem eviivo Guest Manager sicher und automatisch einige Tage vor der Ankunft per E-Mail an Ihre Gäste senden.
Was ist das?
Ein webbasiertes Kommunikationstool, das Sie als „Mobiltelefon“ für Ihre Unterkunft betrachten können. Ihre Gäste können Sie über SMS, E-Mail und soziale Medien von ihrem Handy aus kontaktieren, und Sie können Anfragen verfolgen, weiterleiten und beantworten – alles von einem Posteingang aus. GuestTalk bietet auch Lösungen für digitale Türschlösser an.
Wie funktioniert die Integration mit eviivo?
GuestTalk hat eine direkte Verbindung zu der eviivo Suite. Dadurch können alle Buchungsinformationen in Echtzeit aktualisiert werden, was ein nahtloses Nutzungserlebnis auf beiden Plattformen ermöglicht.
Dank der Partnerschaft mit dem Spezialisten für intelligente Schlosssoftware RemoteLock können Sie mit GuestTalk Türcodes sicher an das Mobiltelefon des Gastes senden, damit dieser problemlos Zugang zu seinem Zimmer erhält. Sie können die Codes einfach ändern und den Zugang gewähren oder widerrufen.
Jede Nachricht, die Sie vor der Ankunft der Gäste über GuestTalk versenden, kann ein Registrierungsformular angehängt werden, so dass Sie die Details der Gäste bestätigen können.
Mit dem eviivo Guest Manager können Sie Ihren Gästen ein nahtloses Check-in-Erlebnis bieten – von der Buchung bis zur Ankunft, und das völlig ferngesteuert. Buchen Sie Ihre Demo der eviivo Suite und entdecken Sie, wie der Guest Manager und die anderen Funktionen von eviivo Ihnen helfen, das Gästeerlebnis zu verbessern und gleichzeitig Zeit und Ressourcen durch Automatisierung zu sparen.
Kontaktloses Einchecken im Hotel: Wie Sie das beste Gästeerlebnis bieten
Die wichtigsten Erkenntnisse
- Wenn Ihr Gäste in Ihrem Hotel kontaktlos einchecken, können sie ihr Zimmer betreten, ohne einen Zimmerschlüssel abholen oder an der Rezeption einchecken zu müssen.
- Sie können das kontaktlose Einchecken erleichtern, indem Sie Ihren Gästen die Informationen, die sie für den Zugang zu ihrem Zimmer benötigen, vor ihrer Ankunft zusenden.
- Die Einrichtung eines kontaktlosen Check-in-Systems erfordert eine Kombination aus Software (digitale Check-in-Lösungen, Software für die Benachrichtigung der Gäste) und Hardware (smarte Türschlösser, elektronische Tastenfelder, Schlüsselkästen, Self-Check-in-Terminals).
- Kommunizieren Sie Ihren Check-in-Prozess mit Ihren eigenen Worten, bevor Ihre Gäste ankommen, um sie aus der Ferne zu betreuen und ein tolles Check-in-Erlebnis zu schaffen.
- Durch automatisierte, personalisierte Kommunikation können Sie während des gesamten Buchungsvorgangs zeitnahe Nachrichten senden und so positive Interaktionen erzielen und gleichzeitig wertvolle Zeit sparen.
- Die eviivo Suite bietet umfassende kontaktlose Check-in-Optionen und lässt sich vollständig mit spezialisierten Partnern integrieren, um fortschrittliche Check-in-Lösungen freizuschalten.
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