Hoy en día, muchos huéspedes de hotel quieren la opción de disfrutar de una experiencia de check-in y check-out sin contacto. No solo es excelente para la comodidad de los huéspedes, sino que también permite a los hoteleros operar de forma más eficiente y flexible cuando las nuevas llegadas no tienen que registrarse en la recepción.
Sin embargo, configurar un sistema fluido de check-in sin contacto requiere cierta planificación y preparación previas. A continuación, te contamos todo lo que necesitas saber para implementar la solución en tu hotel.
¿Qué es el check-in sin contacto para hoteles?
El check-in sin contacto permite que tus huéspedes accedan a su habitación sin tener que recoger una llave ni interactuar con un miembro del personal.
Puedes configurar el self check-in en tu hotel enviando a los huéspedes la información que necesitan para acceder a su habitación antes de su llegada. Por ejemplo, los códigos de acceso y las instrucciones pueden enviarse por correo electrónico, SMS, WhatsApp o a través de una aplicación.
Sin embargo, para configurar un sistema de check-in sin contacto en un hotel es necesario contar con cierto hardware complementario, que normalmente consiste en uno o varios de los siguientes elementos:
- Cerraduras inteligentes. Una cerradura inteligente es un dispositivo físico de cierre de puertas que puede controlarse de forma remota cuando se combina con un software específico. Permite a los huéspedes acceder a su habitación sin una llave física.
- Kioscos. Un kiosco es un dispositivo electrónico independiente que permite a los huéspedes acceder a servicios e información desde una pantalla táctil. En un hotel, los kioscos pueden ofrecer una opción de autoservicio para el check-in, desde la cual los huéspedes pueden acceder a códigos de puerta, verificar documentos y/o realizar pagos.
- Cajas de seguridad para llaves (lockboxes). Una lockbox es un contenedor compacto y seguro que se utiliza para guardar llaves de propiedades. Sin embargo, se utilizan con más frecuencia para el self check-in en alquileres vacacionales tipo Airbnb que en hoteles.
Ventajas del check-in sin contacto
Muchos hoteleros descubren que habilitar el check-in sin contacto aporta una serie de ventajas:
- Es cómodo tanto para el personal como para los huéspedes: se eliminan las colas y la verificación de documentos en recepción.
- Ofrece a los huéspedes total flexibilidad para completar el check-in antes de llegar y la libertad de ir directamente a su habitación al llegar.
- Reduce el tiempo que el personal debe dedicar a la recepción, permitiéndoles centrarse más en el servicio al huésped.
- Aumenta la seguridad: no existe riesgo de pérdida o robo de llaves físicas, y los códigos de acceso pueden actualizarse con cada nueva reserva para evitar accesos no autorizados.
- Ayuda a afrontar la escasez de personal: las opciones de autoservicio reducen la carga en recepción, lo que permite utilizar los recursos existentes de forma más eficiente.
¿Cuáles son los retos del check-in sin contacto para hoteles?
Para aprovechar los beneficios del check-in sin contacto, es necesario planificar cuidadosamente. Empieza pensando en los aspectos de tu operativa y de tu tecnología que cambiarán, y en cómo gestionar esos cambios con la menor fricción posible en tu funcionamiento diario.
Una preocupación habitual entre los hoteleros respecto al check-in “sin contacto” es que reducir la interacción cara a cara parece ir en contra de lo que representa la hospitalidad. Sin embargo, más abajo explicamos cómo puedes introducir interacciones personalizadas en tu solución de check-in sin contacto mediante comunicaciones automatizadas.
Recuerda: tu objetivo es asegurarte de comunicar el proceso de check-in a los huéspedes antes de que lleguen, y hacerlo con tus propias palabras para evitar cualquier confusión.
Otro aspecto fundamental antes de implementar la solución de check-in sin contacto en tu hotel es asegurarte de haber elegido la combinación adecuada de hardware y software.
Por ejemplo, pasar de cerraduras tradicionales a cerraduras inteligentes puede requerir una actualización o pequeños ajustes, dependiendo de tus cerraduras actuales y del proveedor de cerraduras inteligentes que elijas. Además, es posible que necesites instalar uno o varios kioscos de self check-in. En resumen, prepárate para dedicar algo de tiempo a investigar y planificar.
Cómo preparar a tus huéspedes para un sistema de check-in sin contacto en el hotel
Nada tranquiliza más a los huéspedes que tener una idea clara de lo que pueden esperar de su estancia. Por eso, deberías establecer las expectativas desde el mismo momento en que recibes una reserva.
- Si recibes una reserva directa, asegúrate de que tu confirmación incluya las instrucciones de check-in.
- Si recibes una reserva a través de una OTA, asegúrate de reconfirmar todos los detalles, incluidas las instrucciones de check-in, con tus propias palabras.
Al principio, gran parte de la relación con el huésped probablemente se desarrollará a través de correos electrónicos y/o mensajes de texto. Por eso es importante contar con un software de gestión de propiedades (PMS) que se encargue de los aspectos básicos de la gestión de la relación con los huéspedes.
Un buen PMS te permite acompañar a tus huéspedes mediante comunicaciones automatizadas y personalizadas, dándote la capacidad de enviar mensajes oportunos de forma automática a lo largo del proceso de reserva, con la información adecuada y el tono de voz de tu marca.
Puede que te sientas algo nervioso al dejar que las personas entren en tu alojamiento sin conocerlas primero. Para mayor tranquilidad, recopila toda la información necesaria con antelación:
- Pide a tus huéspedes que rellenen una tarjeta de registro sencilla con antelación. Lo ideal es solicitárselo en cuanto hayan realizado la reserva. Si no responden, vuelve a pedirlo unos días antes de su llegada.
- Solicita a los huéspedes que vuelvan a confirmar el mismo día de llegada mientras se dirigen al alojamiento. Si hay alguna interrupción en su viaje, podrán informarte.
eviivo Suite™ te permite automatizar todos estos intercambios como parte de una solución integral de check-in sin contacto de principio a fin.
Pasos clave para lograr un proceso de check-in sin contacto fluido
¡Nada causa peor primera impresión que una llegada estresante! Asegúrate de que, en el momento en que un huésped llegue, pueda acceder a su habitación de la forma más sencilla posible. Esto significa: sin colas, sin complicaciones, con instrucciones fáciles de entender y un acceso a la habitación sencillo pero seguro.
Estos son los pasos básicos que debes seguir para configurar un proceso de self check-in fluido en tu hotel:
Selecciona las cerraduras inteligentes de tu hotel
Sea cual sea el modelo o sistema de check-in que vayas a implementar, necesitarás cerraduras inteligentes. Sin embargo, tienes varias opciones: puedes sustituir tus cerraduras actuales o actualizarlas con la solución adecuada. En cualquier caso, asegúrate de que el hardware de tus puertas sea compatible con el sistema sin contacto que instales.
Device Manager de eviivo es un sistema de gestión de cerraduras inteligentes compatible con una amplia gama de marcas líderes del mercado y está integrado en el PMS hotelero galardonado eviivo Suite. Centraliza la gestión de las cerraduras inteligentes de tu hotel en un único panel de control, lo que te permite generar y enviar automáticamente códigos de acceso temporales a los huéspedes con cada nueva reserva.
Elige el método y las herramientas de check-in
¿Cómo quieres que sea el proceso de check-in para tus huéspedes? Este es el momento de decidir si instalarás kioscos en tu recepción o si permitirás que los huéspedes realicen el check-in online desde sus dispositivos móviles.
Si optas por la segunda opción, considera si prefieres:
- Que los huéspedes descarguen una aplicación en su teléfono.
- Enviar códigos de acceso e instrucciones por correo electrónico o por SMS/WhatsApp.
Conecta tu PMS con la tecnología y las herramientas de check-in
Integrar la tecnología de cerraduras inteligentes y/o kioscos, así como tu plataforma de check-in, con tu PMS facilita todo tanto para ti como para tus huéspedes.
Al conectar los datos de huéspedes y reservas de tu PMS con tu solución de check-in, normalmente podrás emitir automáticamente códigos de acceso seguros a los huéspedes en el momento adecuado antes de su llegada.
eviivo Suite: la mejor solución de check-in sin contacto
eviivo Suite te ofrece opciones completas de check-in sin contacto para hoteles y la posibilidad de automatizar muchas de las comunicaciones clave con los huéspedes mencionadas anteriormente, incluidos los correos de reconfirmación de reserva.
También puedes integrar soluciones avanzadas de check-in de nuestros socios especializados. A continuación encontrarás un resumen de las soluciones de hardware y software para check-in sin contacto que se integran con eviivo Suite para ofrecer una experiencia de self check-in sin fricciones.
Proveedores de cerraduras inteligentes y llaves móviles
eviivo Suite se conecta con una amplia gama de cerraduras inteligentes y soluciones de llave móvil líderes del mercado. Existen tres tipos de integración que permiten un proceso de check-in sin contacto fluido:
- Conexiones mediante Device Manager: El Device Manager de eviivo admite una amplia variedad de marcas de cerraduras inteligentes, centralizando todos los dispositivos y fabricantes en un único panel de control. Consulta aquí la lista completa de marcas de cerraduras inteligentes compatibles.
- Conexiones indirectas: eviivo se conecta con Operto y RemoteLock, dos proveedores líderes de soluciones tecnológicas inteligentes. Estas conexiones permiten integrar cerraduras inteligentes de proveedores destacados, como Yale, Schlage y August, dentro de tu sistema de check-in sin contacto.
Soluciones de software para la experiencia del huésped
eviivo Suite se integra con las siguientes soluciones de software para la experiencia del huésped que ayudan a ofrecer check-in sin contacto.
Proveedores de kioscos de self check-in
eviivo Suite también se integra con proveedores líderes de kioscos de autoservicio para el check-in en hoteles.
Conclusión
El check-in sin contacto se está convirtiendo rápidamente en una expectativa fundamental para los viajeros de hoy. Al automatizar el acceso y eliminar fricciones innecesarias en la llegada, los hoteleros pueden optimizar sus operaciones, mejorar la seguridad y ofrecer la flexibilidad que los huéspedes actuales demandan.
Device Manager de eviivo te permite llevar esta experiencia aún más lejos. Integrado directamente en eviivo Suite, genera y envía automáticamente códigos de acceso seguros a los huéspedes según tus preferencias, al mismo tiempo que te ofrece control remoto total sobre las cerraduras inteligentes de tu hotel desde un único panel de control.
Además, eviivo se integra con una amplia gama de proveedores tecnológicos externos para garantizar que dispongas de la combinación adecuada de hardware y software que permita ofrecer un proceso de self check-in fluido para cualquier huésped.
Check-in sin contacto para hoteles en 2026: soluciones e integraciones
Lo más importante
- Hotel contactless check-in allows your guests to access their room without having to collect a room key or check in at the front desk.
- Setting up a contactless check-in system requires some combination of software (digital check-in solutions, guest messaging software) and hardware (smart locks, keypads, lockboxes, kiosks).
- Communicate your check-in process to your guests in your own words before they arrive to nurture them remotely and create a great check-in experience.
- Use automated, personalized communications to send timely messages to guests throughout the booking journey, and create positive interactions while saving valuable time.
- eviivo Suite offers hotel contactless check-in options through its integrated remote lock and guest management feature sets, in addition to third-party integrations with specialist partners.
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