Hotel Sem Contato e Auto Check-in: Como Desbloquear a Melhor Experiência para o seu Hóspede

Já lá vão os dias em que a fila na receção era uma parte obrigatória da experiência do hóspede. Atualmente, os hóspedes esperam uma experiência completa de check-in e check-out sem contato.

É ótimo para os hóspedes, mas também um grande alívio para os anfitriões, que podem operar de forma mais eficiente e flexível quando os hóspedes recém-chegados já não precisam de fazer o check-in na receção.

Aqui está tudo o que precisa de saber sobre a criação da sua solução de check-in sem contacto. Descubra como pode entregar com segurança as chaves do seu alojamento, assegurando ao mesmo tempo que os seus hóspedes se sentem bem-vindos à sua propriedade.

O check-in sem contato permite aos seus hóspedes chegarem e acederem ao seu quarto sem ter de recolher uma chave de quarto ou interagir com um membro do staff.

Pode facilitar o check-in sem contato enviando aos seus hóspedes a informação de que necessitam para acederem ao seu quarto antes da sua chegada. Os códigos de acesso e as instruções podem ser enviados aos hóspedes por correio eletrónico, SMS, WhatsApp ou pela app.

A criação de um sistema de check-in sem contato requer algum hardware correspondente, normalmente sob uma das seguintes formas:

Muitos proprietários de alojamentos, gestores e anfitriões encontram uma série de vantagens no check-in sem contacto:

Para aproveitar os benefícios do check-in sem contacto, é necessário planear cuidadosamente. Pense sobre os elementos das suas operações e tecnologia que vão mudar e como pode navegar nessas mudanças.

Uma reserva comum que os anfitriões e hoteleiros têm em torno do check-in sem contacto é que a reduzida interação cara a cara pode parecer estar em desacordo com o que é a hospitalidade. Mais abaixo abordamos a forma como pode proporcionar interações de elevado toque pessoal através de comunicações automáticas, tudo como parte da sua solução de check-in sem contato.

Lembre-se: O seu objetivo é certificar-se de que comunica o seu processo de check-in aos seus hóspedes antes da sua chegada e que o faz com as suas próprias palavras para evitar qualquer confusão.

O outro aspeto crítico a ter em conta antes de configurar a sua solução de check-in sem contacto é certificar-se de que dispõe do hardware e software adequados para o trabalho. Isto pode exigir alguma pesquisa e planeamento. Por exemplo, passar das fechaduras tradicionais para as fechaduras inteligentes pode exigir uma atualização ou algumas atualizações menores, dependendo das suas fechaduras existentes e do fornecedor de fechaduras inteligentes escolhido. Poderá querer instalar um quiosque ou quiosques de auto check-in. Certifique-se de que o hardware da sua porta é compatível com o sistema sem contacto que está a considerar instalar.

Também deseja um plano de como o seu sistema de gestão de propriedade (PMS) e as agências de viagens online (OTAs) se conetam ao seu sistema sem contato, para que tudo se integre perfeitamente.

Nada deixa os hóspedes mais à vontade do que ter uma compreensão clara do que esperar da sua estadia… e é por isso que deve preparar o cenário imediatamente após receber uma reserva:

Antes de tudo, a maior parte da construção de relacionamento com os hóspedes será provavelmente através de e-mails e/ou mensagens de texto. É importante que o seu software de gestão de propriedade lide com o básico quando se trata de gestão de relações com hóspedes para o ajudar a ter atenção com os seus hóspedes através de comunicações automatizadas e personalizadas.

A maioria do software apresentará algum nível de integração com o Facebook, o WhatsApp ou outras plataformas de social media, claro – mas o mais importante, se quiser resultados máximos dentro de um período de tempo mínimo, é a automação! Isto é a capacidade de enviar mensagens atempadas automaticamente, durante toda a viagem de reserva, com a informação certa, e um tom de voz personalizado.

Peça aos seus hóspedes para preencherem um simples cartão de registo antes do tempo. É melhor pedir-lhes logo assim que tenham feito a sua reserva. Se não responderem, peça novamente alguns dias antes da chegada, e peça-lhes que reconfirmem “no dia” enquanto se dirigem de carro ou comboio, ou enquanto esperam numa sala de espera do aeroporto. É uma boa utilização do ‘tempo morto de viagem’ e, se houver alguma perturbação na sua viagem, eles poderão avisá-lo.

Nada causa uma primeira impressão pior do que uma chegada estressante logo no início da sua estadia! Assegure-se de que no momento em que o seu hóspede chega, ele consegue entrar no seu quarto de forma mais suave possível. Sem filas, sem complicações, instruções fáceis de entender sobre como aceder à propriedade, e um processo de check-in fácil e sem contacto.

Para começar, considere incluir direções claras e até fotografias nas suas instruções de check-in. Dependendo do seu tipo de alojamento, pode facilitar o acesso, utilizando um sistema de caixas de chaves seguras que irá conter as suas chaves. Ou pode aumentar a qualidade da experiência do hóspede, instalando fechaduras inteligentes e utilizando um sistema de gestão de propriedade que pode emitir automaticamente códigos de portas seguras aos hóspedes no momento exato. Procure integrações perfeitas com as principais empresas de fechaduras inteligentes.

Se estiver a gerir um aluguer de férias, forneça aos hóspedes um ‘Manual de Propriedades’ para os ajudar a ajustarem-se quando chegarem. Estes guias de valor inestimável podem ajudá-los a trabalhar no funcionamento da máquina de lavar loiça ou como ligar o ar condicionado, bem como fornecer informações sobre horários de transporte local, compras e o que ver ou fazer na vizinhança.

A eviivo Suite dá-lhe opções completas de check-in sem contato e a capacidade de automatizar muitas das comunicações dos principais hóspedes que descrevemos acima, incluindo emails de reconfirmação de reserva. 

Pode também integrar soluções avançadas de check-in de um dos nossos parceiros especializados. Eis um resumo completo das soluções de hardware e software de check-in sem contato que se integram com a eviivo Suite para um auto check-in fácil e sem stress.

A funcionalidade auto check-in do Chekin permite aos hóspedes fazer o check-in através do seu telefone. Uma vez concluído o processo de check-in online e verificada a sua identidade remotamente (opcional), os hóspedes recebem uma chave virtual para abrir a fechadura.

O que é?

Uma ferramenta de comunicação baseada na web que pode pensar como um ‘telemóvel’ para a sua propriedade. Os seus hóspedes podem contactá-lo via SMS, e-mail e meios de comunicação social a partir do seu telemóvel, e pode localizar, encaminhar e responder a pedidos, tudo a partir de uma caixa de entrada. O GuestTalk também fornece soluções de fechadura digital de portas.

Como se integra com a eviivo?

O GuestTalk tem uma ligação directa à Suite eviivo. Isto permite que toda a informação de reservas seja atualizada em tempo real, oferecendo uma experiência ininterrupta através das duas plataformas.

Graças à sua parceria com especialistas em software de fechaduras inteligentes RemoteLock, o GuestTalk permite-lhe enviar códigos de porta em segurança para o telemóvel do hóspede, para que este possa aceder facilmente ao seu quarto. Pode facilmente alterar os códigos e conceder ou revogar o acesso.

Uma etiqueta da mensagem do formulário de registo pode ser anexada a qualquer mensagem de pré-chegada enviada através do GuestTalk, para que possa confirmar os detalhes de quaisquer hóspedes que estejam hospedados.

O que é?

Uma aplicação de receção e concierge virtual que permite o check-in e check-out sem contato, além de comunicação instantânea com os seus hóspedes através de mensagem de texto, WhatsApp ou e-mail.

 Como se integra com a eviivo?

A Duve tem conetividade para receber todas as informações de reserva dos clientes da eviivo. Isto inclui detalhes da propriedade, detalhes da reserva, detalhes dos hóspedes, disponibilidade e extras.

Através da Duve, pode gerir o check-in remotamente e antes da chegada do seu hóspede enquanto recolhe todas as informações, documentos e assinaturas de que necessita com antecedência. Os hóspedes podem digitalizar e guardar documentos de identificação ou passaportes, e podem enviar quaisquer contratos ou documentos (tais como regras da casa), prontos para assinatura digital.

Pode utilizar a Duve para se ligar à sua rede de fornecedores de fechaduras inteligentes para uma solução de fechaduras/chaves remotas e sem descontinuidades. Consulte aqui a sua lista completa de parceiros de integração.

O que é?

Um fabricante de fechaduras inteligentes para instalação em portas. Estas fechaduras inteligentes para portas ligam-se a Wifi para gerar um código de acesso único para cada nova reserva.

Como se integra com a eviivo?

Pode conetar The Keys à eviivo Suite e gerar automaticamente códigos de porta únicos para reservas. Cada código de porta é automaticamente carregado para a respetiva reserva na eviivo Suite. A partir daí, utilize o Guest Manager  da eviivo para enviar os códigos de porta de forma segura e automática aos seus hóspedes alguns dias antes da chegada.

O que é?

Um fornecedor europeu de soluções tudo-em-um de check-in remoto incorporando hardware (fechaduras inteligentes) e software (verificação de identidade, concierge digital, automatização de hotéis inteligentes).

As suas soluções de check-in online e concierge digital baseadas na nuvem podem gerar códigos de porta e fornecer um serviço completo de check-in de hóspedes.

Como se integra com a eviivo?

A ligação entre a Vikey e a eviivo permite-lhe sincronizar automaticamente as suas reservas com a Vikey. Isto permite à Vikey gerir os requisitos de check-in e emitir códigos de acesso às portas. Os detalhes de check-in e os códigos de acesso dos hóspedes são acessíveis através do painel de instrumentos Vikey, por isso certifique-se de que abre uma conta com a Vikey.

A Vikey atualiza automaticamente as reservas diretamente da eviivo Suite para o seu painel de instrumentos Vikey, quando a data de check-in é dentro dos próximos 30 dias. Estas reservas são depois sincronizadas a cada 5-10 minutos. Dependendo dos serviços que tiver acordado com eles, e das suas configurações dentro do seu painel de instrumentos Vikey, a Vikey irá fazer o seguinte:

O que é?

Um fornecedor de fechaduras inteligentes que oferece uma gama de fechaduras electrónicas que permitem aos hóspedes o acesso ao alojamento através de uma autorização de acesso digital.

Nuki, que é facilmente montada dentro de uma fechadura de porta existente, destranca automaticamente a porta à chegada e tranca-a novamente à partida.

Como se integra com a eviivo?

A Nuki está totalmente integrado com a Suite eviivo e pode ser ativado a partir do seu smartphone. Abra uma conta diretamente com a Nuki, depois pode solicitar a ligação à eviivo através da eviivo Suite.

A Nuki atualiza automaticamente as reservas diretamente da eviivo Suite para o seu painel de instrumentos Nuki dois dias antes da data de check-in. Estas reservas são depois sincronizadas de duas em duas horas para garantir que todos os detalhes se mantêm atualizados.

Para cada reserva, a Nuki gera códigos de acesso únicos ou ligações de aplicação descarregáveis e atualiza-os automaticamente dentro das notas de reserva na eviivo Suite. Estes códigos únicos estão então prontos para serem enviados aos seus clientes utilizando o Guest Manager da eviivo.

O que é?

Uma solução global de check-in/check-out digital baseada na web que automatiza e digitaliza todas as etapas do processo, desde a confirmação da reserva até ao check-out.

A funcionalidade auto check-in do Chekin permite aos hóspedes fazer o check-in através do seu telefone. Uma vez concluído o processo de check-in online e verificada a sua identidade remotamente (opcional), os hóspedes recebem uma chave virtual para abrir a fechadura.

Como se integra com a eviivo?

Quando receber uma reserva, os seus hóspedes serão solicitados para registarem-se online através de um formulário Chekin gerado automaticamente alguns dias antes da sua chegada. A informação da reserva será pré-preenchida graças à sincronização dos dados com eviivo.

Nessa mesma ligação, os hóspedes podem assinar o contrato de aluguer, validar a sua identidade (tirando uma fotografia da sua identidade) e pagar a taxa turística relacionada com a sua estadia (se esta funcionalidade for ativada). A documentação necessária será gerada e armazenada no painel de instrumentos do Chekin durante o tempo necessário. A informação sobre os hóspedes será também sincronizada de volta à eviivo. O Chekin verifica primeiro a identidade dos hóspedes de forma online, depois envia-lhes automaticamente um código para abrir a porta da propriedade. Certifique-se de que a sua solução de fechadura inteligente se integra com Chekin, pesquisando aqui

O Guest Manager da eviivo pode ajudá-lo a proporcionar aos seus hóspedes uma experiência de check-in sem falhas desde a reserva até à chegada, totalmente à distância. Reserve a sua demonstração do eviivo Guest Manager para descobrir como o Guest Manager e as outras.