Gérer un hébergement sur Airbnb ou une poignée de locations de vacances est une chose ; mais c’est une tout autre histoire lorsqu’on se lance dans de la gestion d’un parc locatif à grande échelle.
Pour optimiser vos performances, développer votre parc locatif et votre clientèle, vous aurez besoin d’un logiciel et d’une équipe infaillible.
Et lorsque vous ajoutez de nouveaux biens à votre parc, vous devez pouvoir les intégrer en un clin d’œil à votre système de distribution afin de ne pas perdre de revenus potentiels.
Cela peut rapidement devenir difficile à gérer et mettre en péril votre activité.
Lisez notre article pour en savoir plus et comprendre comment optimiser la gestion locative de votre conciergerie.
Développement du parc de biens locatifs
L’acquisition de nouveaux biens immobiliers est essentielle pour augmenter les revenus de votre activité de gestion locative saisonnière. Cependant elle peut aussi être source de contraintes et de difficultés. Si vous intégrez un nouveau client déjà professionnalisé alors vous devrez migrer l’ensemble de ses canaux de distribution connectés, ses flux de revenus récurrents existants ainsi que l’historique de ses relations clients. À l’inverse, si vous lancez un tout nouvel hébergement jamais distribué alors vous devrez partir de zéro pour le connecter aux OTAs (agences de voyages en ligne).
Votre temps est précieux. Si vous êtes déjà très débordé(e) et que vous gérez trop de choses à la fois, il serait préférable d’investir un tout petit peu plus et de vous faire aider pour l’ajout et la configuration des nouveaux biens. Vous éviterez ainsi les erreurs… Et les migraines.
Commencez par demander de l’aide à l’équipe de votre logiciel de gestion locative. (150) Ils connaîtront normalement leur logiciel sur le bout des doigts et s’ils sont des professionnels dignes de ce nom, ils vous proposeront même un service d’expert en vous assistant dans la configuration de vos nouveaux comptes et d’une mise en ligne rapide.
Si vous êtes capable de connecter vous-même vos nouvelles propriétés, assurez-vous de bien le faire. Les inscriptions multiples sur les agences en ligne peuvent prendre beaucoup de temps et être source d’erreurs importantes. Pour vous faciliter le travail, utilisez un bon gestionnaire de canaux du type Channel Manager (1200) qui automatise les connexions aux agences et la duplication de vos biens.
Voici quelques conseils utiles pour faciliter la gestion de votre parc locatif.
- Commencez par créer un « modèle type » de propriété, cette configuration de base sera votre exemple de référence qui vous guidera dans l’ajout de nouveaux biens à votre parc. Il vous suffira d’ajuster les caractéristiques du nouveau bien à cette trame si nécessaire. Cette technique vous simplifiera le travail mais aussi celui de votre équipe et de vos partenaires. Ces modèles types de biens établissent une norme comprise par tous et facilitent grandement la communication, car les propriétés peuvent être regroupées en « catégories de configuration ». Cela inclut également les photos qui restent à ce jour le meilleur moyen de présenter et de vendre vos hébergements. Nous vous recommandons de travailler avec un photographe professionnel et d’intégrer ce budget dans votre plan d’acquisition de nouveaux biens.
- Travaillez le plus simplement possible. Évitez de mettre en place des plans tarifaires ou des promotions multiples trop complexes. Surtout évitez les exceptions, sauf si elles sont absolument nécessaires. Restez le plus homogène et rationnel possible : vous gagnerez en efficacité, plutôt que de travailler dans un environnement complexe et trop sophistiqué. Ne l’oubliez pas, plus vite le bien est en ligne, plus vite vous ferez des profits !
- Peaufinez votre image de marque en permanence. La réputation de votre entreprise se joue sur la qualité constante de votre travail et de l’image que vous donnerez. Vos clients doivent devenir vos meilleures références si vous souhaitez gagner la confiance d’autres propriétaires locaux. D’ailleurs, pour conquérir votre marché, nous vous recommandons de commencer par prioriser votre prospection au niveau local plutôt que de diluer vos recherches sur un territoire trop vaste. De cette façon, vous affinez votre cible de propriétaires locaux et renforcez votre réseau de partenaires commerciaux et de fournisseurs.
- Vous connaissez l’expression : l’emplacement, l’emplacement, l’emplacement ! Définissez précisément votre offre (locations de vacances ou d’affaires, hébergement de luxe ou plutôt économique) et lancez-la dans un secteur géographique à haut potentiel et là où la demande est élevée.
Un quotidien sans failles
Même si chaque jour est différent, il reste toujours des tâches quotidiennes qui demandent toute votre attention : La gestion des réservations, de vos clients et de la logistique liée aux arrivées, départs et préparation des logements. C’est la routine essentielle à tenir avec l’ensemble de vos logements sans laquelle vous pourriez commettre des erreurs parfois coûteuses.
Il est important de bien visualiser vos tâches quotidiennes. Vous devez voir en un coup d’œil et répondre facilement aux questions que vous vous posez certainement souvent :
- Quelle est la situation de mes biens pour les mois à venir (cliquez ici pour en savoir plus sur les mesures importantes à connaître sur la gestion locative) ?
- Quelles sont les prochaines arrivées ?
- Quels hébergements nécessitent un nettoyage ?
- Ai-je un bon réseau de fournisseurs et partenaires ?
Ces questions de premier ordre permettent de mieux identifier et organiser les tâches essentielles.
L’arrivée et l’accueil constituent une étape clef.
Fidéliser les clients pour qu’ils reviennent régulièrement est un moyen durable et rentable de gérer votre parc. Faire bonne impression dès la première seconde est essentiel à tout bon début de séjour.
Réfléchissez donc à la meilleure façon d’utiliser les nouvelles technologies d’accueil sans contact tout en apportant votre touche personnelle. Vous pouvez mettre en place un service d’arrivée autonome sans contact, l’envoi d’instructions d’accès et des codes de porte, puis personnaliser votre accueil avec une documentation d’aide et d’instructions bien placée dans l’hébergement.
Le nettoyage et la rotation des locations sont une succession de petits détails importants : organiser les tâches du personnel, coordonner les arrivées anticipées, donner une bonne première impression aux clients…
Hélas, il est parfois très facile de se laisser distraire et d’oublier un détail qui vient compromettre toute la chaîne. Pour éviter les erreurs, assurez-vous d’avoir mis en place une organisation d’équipe adaptée vous aidant à bien anticiper et exécuter vos prochaines tâches.
Un logiciel de gestion locative performant doit vous proposer cette fonctionnalité clé pour vous assister dans la gestion du nettoyage et des équipes dédiées.
Revenus : atteindre vos objectifs
Comme nous l’avons déjà mentionné, la gestion des réservations fait partie de votre quotidien mais puisqu’elles représentent un enjeu vital pour votre activité il est important de s’y attarder.
Avec la gestion d’un parc de plusieurs biens, votre entreprise gestion locative saisonnière est susceptible de recevoir un nombre important de réservations directes générées via votre propre site web. Assurez-vous donc que votre site est optimisé pour présenter au mieux vos différents biens et qu’il intègre un moteur de réservation multipropriété (150), afin que les clients puissent trouver rapidement l’hébergement idéal et le réserver facilement.
Le référencement sur les agences en ligne OTA vous permet d’atteindre de nouveaux publics et représente un retour sur investissement intéressant sur votre budget publicitaire. Vous aurez donc besoin d’un Channel Manager (1200), choisissez-en un qui synchronise toutes vos informations (pas uniquement les tarifs et la disponibilité) car vous pourriez perdre des heures à mettre à jour vos annonces manuellement en y ajoutant vos nouvelles photos, contenus et conditions…
Satisfaire tout le monde !
Si vous n’êtes que le gestionnaire des biens alors il est normal que vos clients propriétaires souhaitent garder un œil sur les performances locatives de leur hébergement tout en jouissant des avantages d’une résidence secondaire.
Pour que vos propriétaires restent satisfaits, gardez une communication claire et transparente pour maintenir un lien de confiance et confirmer que le bien est entre de bonnes mains. Vous pouvez envoyer un rapport régulier mentionnant les principaux indices de performances et les frais de gestion détaillés. Aussi, pensez bien à leur faciliter la réservation des séjours personnels.
Chaque mois, vous pourriez passer beaucoup de temps à collecter et synthétiser ces données manuellement. Les fonctions avancées d’eviivo vous permettent d’inclure ce type de tâche dans la gestion du profil propriétaire bailleur (1500) directement depuis votre système de gestion locative.
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