Les 10 meilleurs outils d’automatisation en ligne pour votre location de vacances à court terme

Découvrez les 10 meilleurs outils d’automatisation de la location à court terme pour vous aider à gagner du temps et à gérer vos locations de vacances de manière plus efficace et plus rentable.

C’est la toute dernière semaine de la haute saison.

Vous avez couru partout pendant des semaines pour vous assurer que chaque client appréciait son séjour dans votre établissement.

Vous vous êtes assuré que toutes les réservations de dernière minute étaient enregistrées et que vous n’aviez oublié aucun paiement.

Vous avez coordonné votre équipe de nettoyage et d’entretien.

Vous avez envoyé à chaque client les informations sur le processus d’arrivée.

Vous accueillez les clients nouvellement arrivés et les renseignez sur les sites touristiques locaux…

La liste est longue et le temps nécessaire pour tout faire peut sembler interminable !

La bonne nouvelle ? Toutes ces tâches peuvent être automatisées pour vous. Voici les 10 meilleurs outils d’automatisation que vous devriez considérer pour économiser beaucoup de ce bien le plus précieux, le temps, et vous aider dans les opérations quotidiennes de votre location de vacances.

L’aspect le plus important de votre activité est la gestion de vos réservations — et cela implique de veiller à éviter les surréservations coûteuses. Un Channel Manager vous aide à y parvenir en mettant instantanément à jour vos disponibilités sur toutes les agences de voyage en ligne (OTA) que vous utilisez, simultanément.

Si vous voulez éliminer les surréservations, vous devez au moins synchroniser vos disponibilités via un Channel Manager et centraliser vos réservations dans un calendrier unique. Cependant, il existe des centaines de Channel Manager sur le marché, vous aurez donc besoin de quelques conseils pour choisir le meilleur en fonction de vos besoins.

Une fois que vous avez choisi votre Channel Manager, automatiser la synchronisation de vos calendriers de réservation vous permet de vous décharger d’une tâche qui était auparavant stressante et chronophage.

En plus de votre calendrier de réservation, vous devriez pouvoir automatiser la mise à jour de toutes vos photos, descriptions, tarifs et offres sur toutes les OTA, en effectuant simplement les modifications à partir d’une seule interface.

Il n’y a rien de pire pour un client que de voir des images ou des descriptions différentes sur différents sites web et de ne pas être sûr de ce que vous offrez réellement. La régularité est essentielle, mais vous ne voulez pas passer des heures à mettre à jour le même contenu sur chaque OTA séparément, l’une après l’autre.

La mise à jour automatique permet de gagner du temps tout en garantissant une offre cohérente sur l’ensemble de vos canaux, ce qui rend votre hébergement plus facilement reconnaissable par votre public au fil du temps.

Pour vous assurer que vos clients reçoivent toutes les informations dont ils ont besoin pendant leur séjour, vous devez communiquer fréquemment avec eux.

La mise en place d’une communication automatique est essentielle pendant tout le cycle de vie client : dès la réservation, pendant leur séjour et une fois qu’ils sont rentrés chez eux. La communication régulière étant de plus en plus attendue par les clients, une bonne communication vous permet d’offrir une excellente expérience à vos clients et d’obtenir d’excellents commentaires.

Les communications automatiques à mettre en place sont les suivantes :

Vous pouvez également automatiser les e-mails pour couvrir tous les scénarios de réservation possibles, y compris les e-mails d’annulation, les e-mails de paiement et les confirmations de séjour, ainsi que mettre en place des campagnes de marketing par e-mail.

Les fonctions d’automatisation des e-mails se trouvent généralement dans les systèmes de gestion de propriété (PMS) ou les logiciels de gestion des clients (CRM).

Les promotions sont un élément clé de votre stratégie de prix, ainsi que de votre programme de fidélisation de la clientèle. L’automatisation des promotions sur les locations de vacances vous permet d’obtenir des réservations anticipées et d’encourager les clients réguliers de manière plus efficace.

Les promotions ne consistent pas seulement à accorder des réductions de dernière minute (ce que nous déconseillons d’ailleurs). Elles concernent également les éléments suivants :

Avec un logiciel de tarification des promotions efficace, vous pouvez gérer automatiquement toute une série de catégories de promotions tout en conservant un contrôle total et une grande flexibilité. Choisissez les plans tarifaires pour lesquels vous accordez des réductions, les canaux qui diffusent votre promotion et les dates d’expiration automatique de vos promotions.

Lorsqu’il s’agit de gérer vos paiements, vous devez vous assurer (1) que c’est vous qui gérez l’argent, (2) que vous n’oubliez aucun paiement et (3) que vous ne commettez pas d’erreurs.

L’automatisation de la collecte des paiements permet à votre location de vacances de courte durée d’atteindre ces trois objectifs. Cela simplifie particulièrement les choses si vous gérez un grand nombre de chambres ou plusieurs propriétés.

Avec le bon logiciel d’automatisation de la location à court terme, vous avez la possibilité d’automatiser un grand nombre de paiements pour les locations de vacances:

Un autre élément critique de vos processus de collecte des paiements est leur sécurité. La connexion d’un outil de paiement à votre PMS vous permet de réduire en toute sécurité les manipulations manuelles. Veillez à toujours opter pour un fournisseur de logiciel de paiement sécurisé, certifié PCI et conforme à la DSP2 et à toutes les autres réglementations bancaires locales. Le fait de disposer d’un processus de paiement sécurisé 3D sur votre site de réservation est une preuve supplémentaire pour vos clients que vous êtes une entreprise gérée de manière professionnelle et qu’ils peuvent réserver directement sur votre site web sereinement.

Nous savons tous que dans ce domaine, la communication est essentielle. Vous devez vous assurer que tous les membres de votre équipe de nettoyage et vos sous-traitants sont sur la même longueur d’onde. Cela signifie que vous devez utiliser les bons canaux pour communiquer avec eux.

Fournissez à vos équipes de nettoyage et à vos sous-traitants l’accès à votre planning de réservation centralisé (PMS) dont ils ont besoin. Un bon logiciel PMS vous permet d’ajouter des membres de votre équipe avec différents niveaux d’autorisation, ce qui vous permet de partager les bonnes informations tout en protégeant les données sensibles.

Les rapports d’arrivée, de départ, de nettoyage et d’entretien doivent être envoyés automatiquement et régulièrement aux équipes ou aux membres de l’équipe concernés. Cela vous permet de gagner beaucoup de temps en organisant qui fait quoi et quand. Il est préférable de programmer ces rapports tôt le matin afin que l’équipe sache exactement à quoi s’attendre pour la journée et puisse planifier en conséquence.

Vos équipes de nettoyage doivent pouvoir confirmer qu’un logement est nettoyé et prêt pour l’arrivée de vos clients grâce à un tableau de bord centralisé, plutôt que d’avoir à vous appeler, à vous envoyer un e-mail ou à vous envoyer un SMS. Cela vous évite d’effectuer des mises à jour manuelles ou de devoir cocher mentalement la liste des points à vérifier que vous avez en tête tous les jours !

Et parce que vous n’êtes jamais totalement à l’abri d’un climatiseur qui fuit, d’un boîtier Internet cassé ou d’une ampoule grillée, vous et votre équipe devez pouvoir signaler ces problèmes dans votre PMS également. Cela vous permet d’assigner les travaux d’entretien et de réparation et d’alerter le membre de l’équipe ou le prestataire concerné en quelques secondes.

L’automatisation du processus d’enregistrement et de départ des clients ainsi que de l’accès à votre propriété vous permet de gagner un temps considérable, surtout si vous n’habitez pas sur place. Cela apporte également la flexibilité nécessaire à l’expérience de vos hôtes en prolongeant la période pendant laquelle ils peuvent arriver dans votre location de vacances.

Mettez en place un formulaire d’enregistrement automatique sans contact que vos clients remplissent avant d’arriver dans votre propriété. De cette manière, vous êtes en mesure de collecter toutes les informations de vos clients dans votre base de données, y compris toutes les informations requises par la loi, les heures d’arrivée des clients, les demandes de transfert et toute autre information qui simplifie leur arrivée.

Il existe de nombreuses options matérielles pour faciliter l’enregistrement et le départ sans contact. Les boîtes à clé sont une bonne option, mais elles ne sont généralement pas automatisées et peuvent poser des problèmes de sécurité si le code n’est pas modifié régulièrement. Les serrures intelligentes (The Keys, Nuki , etc.) génèrent automatiquement des codes d’accès uniques pour chaque réservation lorsqu’elles sont connectées à votre calendrier (PMS). Si votre PMS le permet, ajoutez les codes des bâtiments et des portes dans un e-mail automatisé envoyé avant l’arrivée, avec un lien permettant de télécharger votre livret d’accueil.

Si toutes ces fonctionnalités ne sont pas intégrées à votre PMS, vous avez la possibilité de le connecter à un fournisseur de logiciel tiers qui permet d’automatiser les arrivées et les départs sans contact dans votre location de vacances (GuestTalk, Chekin, Duve, etc.).

Si vous êtes un professionnel de l’hébergement, vous devez probablement rendre comptes de vos recettes et de vos charges annuelles.

La connexion entre votre PMS et votre logiciel comptable peut vous épargner des heures de copier-coller d’écritures comptables ainsi que de vos factures. Si votre PMS n’est pas connecté au logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) que vous utilisez, vérifiez s’il génère un rapport sur les revenus et les factures que vous pouvez adapter à vos besoins et exporter dans le format de votre choix.

Un autre élément important de votre activité peut être la facturation au propriétaire. Si vous gérez un bien immobilier pour le compte d’un propriétaire, vous devez facturer les services que vous fournissez. Certains systèmes PMS proposent des outils permettant de facturer automatiquementles frais de gestion, les frais de nettoyage ou tout autre type de frais que vous souhaitez déduire des revenus de la réservation, avant de les envoyer au propriétaire.

Enfin, vous devez être en mesure de facturer automatiquement les éléments récurrents tels que la taxe de séjour ou le petit-déjeuner offert en option sur les réservations de vos clients afin de générer une facture claire.

Développé à l’origine dans le secteur aérien, le Revenue Management est désormais largement utilisé dans l’hôtellerie. Qu’il s’agisse de chaînes hôtelières internationales ou de fournisseurs d’hébergement indépendants, l’optimisation du revenu des chambres par la tarification dynamique est devenue une pratique courante.

Comment fonctionne la tarification automatisée ? Des logiciels comme PriceLabs ou RoomPriceGenie proposent une analyse automatisée du marché local, des événements et des concurrents, puis suggèrent un tarif optimal pour obtenir le maximum de revenus de votre hébergement tout en optimisant vos chances d’obtenir des réservations.

Ces types de logiciels utilisent des algorithmes pour analyser les événements du marché local, les tendances, la demande et les concurrents, ce qui, avec votre propre ensemble de règles, est utilisé pour suggérer le meilleur tarif pour chaque date. Connectés à votre PMS, à votre Channel Manager ou aux deux, vos tarifs sont alors automatiquement mis à jour sur tous vos canaux de distribution, ce qui vous fait gagner un temps fou.

Bien que ces outils soient très utiles, en particulier lorsque vous exploitez plusieurs biens sur différents marchés, il est également essentiel d’utiliser votre propre connaissance du marché local pour prendre les meilleures décisions en matière de tarification. Pour en savoir plus, téléchargez notre livre blanc sur la stratégie de tarification.

La relation client n’est pas destinée à être entièrement automatisée. Après tout, si vous avez automatisé les points ci-dessus, c’est pour pouvoir passer plus de temps avec vos hôtes.

Cependant, vous ne souhaitez peut-être pas être disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pour répondre aux demandes et aux questions des clients, alors que vous avez un emploi à temps plein, d’autres occupations et l’envie de dormir la nuit !

Ainsi, l’automatisation de l’accès à toutes les informations pertinentes sur les produits et services disponibles dans votre établissement, ainsi que dans les environs, peut s’avérer bénéfique pour :

L’automatisation de la relation avec les clients de votre location de vacances commence par tous les e-mails automatisés que vous leur envoyez, comme indiqué dans la section 3 (Communication clients). En outre, vous avez la possibilité de créer une application pour les clients avec des outils tels que Duve, qui répertorie tous vos services et ceux de vos partenaires. Les Chatbots peuvent également être très utiles pour répondre à des questions courantes telles que le code de la porte de votre client, le mot de passe Wifi ou l’heure de départ.

Et si vous préférez répondre manuellement à chaque demande, vous devrez unifier vos boîtes de réception afin de pouvoir consulter et répondre à des messages provenant de différents canaux en un seul endroit.

Enfin, pensez à automatiser l’envoi d’un questionnaire de satisfaction pendant que votre client séjourne dans votre location de vacances. Il s’agit souvent d’un outil précieux pour identifier les clients insatisfaits et vous donner la possibilité de rectifier tout problème ou toute question avant qu’ils ne partent. Si tout se passe bien et que les hôtes sont pleinement satisfaits de leur séjour, pourquoi ne pas les encourager à partager leur expérience en ligne ?