Gestire un appartamento su Airbnb o un piccolo gruppo di case vacanza è una cosa, ma scalare di dimensione e dover gestire un vero e proprio portfolio di strutture è tutta un’altra cosa.
Serve uno staff e l’impostazione perfetta dei sistemi, così da poterti concentrare nella crescita del tuo portfolio di strutture e clienti.
E quando avviene una nuova acquisizione, hai bisogno di portare online le strutture in minor tempo possibile, così da non perdere il minimo potenziale ricavo.
Tutto questo può diventare troppo impegnativo, e impattare negativamente sulla tua attività.
Continua a leggere per scoprire come puoi gestire la tua attività di Property Manager in modo efficace e di successo.
Crescita e acquisizione di strutture
Acquisire nuove strutture è essenziale alla crescita della tua attività di Property Manager. Ma le acquisizioni portano sempre le loro conseguenze. Quando subentri nella gestione di una casa vacanza consolidata, ci saranno già flussi di ricavi tradizionali, partnership con i canali e relazioni con i passati clienti che dovrai migrare, assorbire e gestire. Quando invece acquisisci una struttura mai messa sul mercato, dovrai iniziare tutto da zero per andare online.
Il tuo tempo è denaro. Se sei molto impegnato e devi controllare tantissime cose, potrebbe essere una saggia scelta quella di spendere un pò di tempo per capire come implementare e configurare nuove strutture per evitare errori e futuri mal di testa.
Puoi iniziare chiedendo aiuto al tuo software di property management. Loro conosceranno bene l’insieme di cose necessarie e, se valgono il loro prezzo, ti offriranno un servizio con i guanti bianchi che potrà impostare e portare online i tuoi account in pochissimo tempo.
Se sei in grado di implementare nuove strutture da solo, assicurati di lavorare in modo intelligente. Gli annunci sulle OTA possono richiedere molto tempo ed è facilissimo commettere errori. Un solido channel manager può renderti semplice l’esecuzione di progetti complessi, grazie all’implementazione automatizzata e la possibilità di clonare modelli di struttura per dare continuità e consolidare il tuo duro lavoro.
Prima di tutto – ecco qualche consiglio utile di “implementazione” per mantenere il tuo portfolio di strutture facile da gestire.
- Stabilisci delle strutture “modello” il prima possibile. Ti forniranno una solida pratica da seguire quando aggiungi strutture simili al tuo portfolio. Tutto quello che devi fare è replicare il profilo di base, e applicare le modifiche di dettaglio necessarie. Questo renderà tutto più facile per te, e cosa ancora più importante, più facile per il tuo staff e i tuoi fornitori. Le unità modello rappresentano uno standard di riferimento e rendono le comunicazioni più facili dato che le strutture possono essere raggruppate in “categorie di configurazione”. Questo discorso vale anche per le foto. Una foto parla più di mille parole, per questo una buona fotografia ti aiuterà nelle vendite più di qualsiasi altra tecnologia. Assicurati di avere il contatto di un buon fotografo nella tua rubrica e considera sempre questo importante aspetto in ogni tuo piano di acquisizione.
- Implementa prima i fondamentali. Evita schemi di prezzi e promozioni troppo complicati. Evita le eccezioni a meno che non siano strettamente necessarie. Più semplifichi e meglio è, visto che essere puntuali è solitamente molto più importante che essere complessi e sofisticati. Dopo tutto, prima sei online, e prima inizierai a fare soldi.
- Lavora sul tuo brand. Sempre. Attraverso tutto quello che fai e tutto quello che metti in mostra. Questo vuol dire anche incentivare buone recensioni dai tuoi ospiti e guadagnare la fiducia dei proprietari di immobili. Focalizzandoti prima su un’area specifica, piuttosto che dividerti su troppe località, ti risulterà più facile acquisire strutture localmente, stabilire una solida rete di partner e fornitori – e conquistare davvero il mercato!
- Sai bene cosa è importante … location, location, location! Studia il prodotto che vuoi offrire (affitti per vacanze o per viaggi di lavoro, alloggio di lusso o a basso costo) e inizia in un area dalla forte domanda o alto potenziale per quel tipo di prodotto.
Operazioni giornaliere semplificate
Anche se ogni giorno è diverso dagli altri, ci sono alcune componenti che hanno sempre bisogno della tua attenzione: le prenotazioni, la gestione degli ospiti e la preparazione degli alloggi. Devi sempre avere questi fondamentali ben in ordine, altrimenti si prepara il campo ad errori, che possono portare a costosi impatti negativi sulla tua attività di property manager.
Dovresti quindi conoscere le tue operazioni quotidiane alla perfezione. Sarà utile tenere sempre a mente i punti qui sotto:
- Come sono le previsioni di lavoro delle mie strutture per i prossimi mesi? Clicca qui per un ripasso sulle metriche che ogni casa vacanza deve conoscere.
- Chi si occupa dei check-in?
- Quali strutture devono essere pulite?
- Ho costruito una rete abbastanza solida di partner e fornitori? Ho delle coperture in caso di imprevisti ?
Queste importantissime domande ti aiutano a capire a che punto sei con tutte le operazioni fondamentali che devi aver organizzato.
Check-In e accoglienza degli ospiti sono fondamentali.
Gli ospiti fidelizzati sono il business più proficuo. Per questo è di vitale importanza fare sempre una buona prima impressione e partire così con il piede giusto.
Considera quindi come bilanciare al meglio il tuo tocco personale, l’utilizzo di nuove tecnologie per la gestione da remoto delle operazioni come ad esempio il check-in contactless, chiare istruzioni di accesso e codici di apertura delle porte, ed una ben disposta documentazione della struttura stessa, insieme ad istruzioni su come utilizzare le dotazioni previste nell’alloggio.
Pulizia e cambio ospiti richiedono tante condizioni, dall’avere abbastanza staff, fino alla coordinazione dei check-in anticipati e la preparazione di una grandiosa prima impressione in struttura con i tuoi ospiti appena arrivati.
E’ facile farsi distrarre, tralasciando importanti dettagli. Per evitare brutte sorprese, assicurati di avere un’organizzazione ben coordinata per tutto il tuo staff, per essere in grado di raggiungere le aspettative delle operazioni da svolgere.
Vista l’importanza di queste operazioni, uno strumento per la gestione dellel pulizie e degli addetti dovrebbe essere assolutamente inclusa in ogni buon software di property management.
Arriva ai tuoi obiettivi di ricavo
Abbiamo già menzionato le prenotazioni tra le operazioni quotidiane, ma siccome sono la spina dorsale della tua attività, meritano di sicuro un approfondimento a parte.
Con una flotta di strutture sotto la tua gestione, il tuo gruppo può puntare ad un buon numero di prenotazioni direttamente dal tuo sito web. Assicurati che il sito web sia ottimizzato per mettere in mostra gruppi di strutture e utilizzi un booking engine per multi-strutture, così che gli ospiti possano facilmente trovare il loro alloggio ideale e prenotare e, allo stesso tempo, percepire il valore e professionalità del tuo brand.
Gli annunci sulle “Online Travel Agencies” – abbreviate con ‘OTA’ – ti permettono di raggiungere un nuovo pubblico, su scala globale. Hanno dimostrato di generare un buon ritorno sull’investimento (ROI) come canali di pubblicità, tra i più efficienti canali di pubblicità nel rapporto costi-benefici. Una volta connesso ti sarà utile un channel manager per gestire i tuoi dati in maniera efficace su tutte queste piattaforme di viaggio – assicurati di trovare una soluzione che sincronizzi tutto, invece delle sole tariffe e disponibilità, altrimenti ti ritroverai comunque ad investire tantissime ore nell’aggiornamento manuele su ogni annuncio delle foto, contenuti, termini e politiche.
Mantieni i tuoi collaboratori soddisfatti
Se le strutture nel tuo portfolio non sono tue, avrai a che fare con i proprietari degli immobili. Vogliono controllare come procede la loro fonte di reddito, e ovviamente, usufruire dei vantaggi di avere una casa per le vacanze.
Parte del tuo lavoro è quella di mantenere i proprietari soddisfatti, attraverso una comunicazione chiara e trasparente per fargli capire che le loro proprietà sono in ottime mani. Dovresti mantenere una cadenza regolare nel fornire addebiti e report chiari (così da mostrargli le metriche più importanti), e garantire loro un accesso facile alle loro strutture.
Ancora una volta, puoi investire il tuo tempo facendolo ogni mese manualmente da zero, ma con una soluzione come la suite eviivo hai accesso a tante funzionalità di gestione dei proprietari, direttamente dal tuo sistema di property management, che ti faranno gestire questi aspetti in automatico, facendoti risparmiare tempo da investire sulle tue sfide più impegnative.
Potrebbero interessarti anche... 