Check-in en ligne dans les hôtels : comment offrir une expérience optimale aux clients ?

L’époque où faire la queue à la réception pour s’enregistrer à l’arrivée était obligatoire est bien révolue ! Aujourd’hui les clients s’attendent plutôt au check-in en ligne ou à l’enregistrement sans contact.

Ce service est une belle évolution pour les clients mais aussi un grand soulagement pour les hébergeurs qui n’ont plus besoin de se rendre disponibles parfois jusqu’à très tard pour attendre l’arrivée des clients.

Voici tout ce que vous devez savoir pour mettre en place votre solution de check-in en ligne. Découvrez comment vous pouvez remettre les clés de votre logement en toute sécurité tout en veillant à ce que vos clients se sentent bien accueillis et se sentent comme chez eux.

Le check-in en ligne ou l’enregistrement sans contact permet à vos clients d’arriver et d’accéder à leur chambre sans avoir à récupérer une clé de chambre ou à interagir avec un membre du personnel en personne.

Vous pouvez faciliter le check-in en ligne en envoyant à vos clients les informations dont ils ont besoin pour accéder à leur chambre avant leur arrivée. Les codes d’accès et les instructions peuvent être envoyés aux clients par e-mail, SMS, WhatsApp ou sur l’application.

La mise en place d’un système d’enregistrement sans contact nécessite du matériel approprié, généralement sous la forme des éléments suivants :

De nombreux propriétaires, gérants et hôtes de logements trouvent que le check-in en ligne présente toute une série d’avantages :

Pour profiter des avantages du check-in en ligne, vous devez planifier de manière rigoureuse. Réfléchissez aux éléments de vos activités et de votre technologie qui vont changer et à la manière dont vous pouvez gérer ces changements.

Une réserve commune aux hôtes et aux hôteliers concernant le check-in en ligne est que la réduction de l’interaction en face à face peut sembler en contradiction avec l’essence même de l’hospitalité. Nous vous expliquons ci-dessous comment vous pouvez offrir des interactions de qualité grâce à des communications automatisées, le tout dans le cadre de votre solution de check-in en ligne.

N’oubliez pas : votre objectif est de vous assurer que vous communiquez votre processus d’enregistrement à vos clients avant leur arrivée et que vous le faites dans vos propres mots pour éviter toute confusion.

L’autre point essentiel à régler avant de mettre en place votre solution de check-in en ligne est de vous assurer que vous disposez du matériel et du logiciel adéquats. Cela peut nécessiter quelques recherches et de l’organisation. Par exemple, remplacer les serrures de porte traditionnelles par des serrures connectées peut nécessiter une mise à niveau ou quelques mises à jour mineures, en fonction de vos serrures existantes et du fournisseur de serrures connectées que vous avez choisi. Vous pouvez installer une ou plusieurs bornes d’enregistrement automatique. Assurez-vous que votre matériel de porte est compatible avec le système sans contact que vous envisagez d’installer.

Rien ne met les clients plus à l’aise que le fait de savoir clairement à quoi s’attendre de leur séjour… c’est pourquoi vous devez préparer le terrain dès que vous recevez une réservation.

Au début, la plupart des relations avec les clients se feront probablement par le biais d’e-mails et/ou de SMS. Il est important que votre PMS prenne en charge l’essentiel de la gestion de la relation client pour vous aider à accompagner vos clients grâce à des communications automatisées et personnalisées.

La plupart des logiciels présentent un certain niveau d’intégration avec Facebook, WhatsApp ou d’autres plateformes de réseaux sociaux, bien sûr, mais le plus important, si vous voulez un maximum de résultats en un minimum de temps, c’est l’automatisation ! Il s’agit de la capacité d’envoyer automatiquement des messages au moment opportun, tout au long du processus de réservation, avec les bonnes informations et un ton de voix personnalisé.

Si vous êtes inquiet à l’idée de laisser les gens franchir vos portes sans les rencontrer au préalable, ne paniquez pas ! En recueillant toutes les informations nécessaires à l’avance grâce aux options de check-in en ligne, vous pouvez avoir l’esprit tranquille.

Demandez à vos clients de remplir à l’avance une simple carte d’inscription. Il est préférable de leur demander dès qu’ils ont fait leur réservation. S’il ne répond pas, redemandez-lui quelques jours avant son arrivée, et demandez-lui de reconfirmer « le jour même » lorsqu’il se rendra à votre adresse en voiture ou en train, ou lorsqu’il attendra à l’aéroport. C’est une bonne façon d’utiliser le « temps mort » et, en cas de perturbation de leur voyage, ils pourront vous en informer.

La suite eviivo vous offre des options complètes de check-in en ligne et la possibilité d’automatiser tous ces échanges. Et si cela ne suffit pas, vous pouvez également intégrer des solutions de check-in avancées de partenaires spécialisés comme Chekin, GuestTalk ou Wishbox. Certains vont jusqu’à demander aux clients de scanner leur passeport et de poster une photo, afin que leur identité puisse être contrôlée par reconnaissance faciale !

Rien de pire comme première impression qu’une arrivée stressante au tout début de votre séjour ! Veillez à ce que vos clients puissent entrer dans leur chambre le plus facilement possible dès leur arrivée. Pas de file d’attente, pas de complications, des instructions faciles à comprendre sur la façon d’accéder à la propriété et un processus de check-in en ligne.

Pour commencer, pensez à inclure des instructions claires et même des photos dans vos instructions de check-in. En fonction de votre type de logement, vous pouvez faciliter l’accès en utilisant un système de boîte à clé qui abritera vos clés. Vous pouvez aussi aller plus loin en installant des serrures connectées et en utilisant un PMS qui peut délivrer automatiquement des codes de porte sécurisés aux invités au moment voulu. Recherchez des intégrations complètes avec les principaux fabricants de serrures connectées.

Si vous gérez une location de vacances, fournissez à vos clients un « Manuel de la propriété » pour les aider à s’adapter à leur arrivée. Ces guides précieux peuvent les aider à faire fonctionner le lave-vaisselle ou à allumer le climatiseur, mais aussi leur fournir des informations sur les horaires des transports locaux, les magasins et les choses à voir ou à faire dans le quartier.

La suite eviivo vous offre des options de check-in en ligne et la possibilité d’automatiser un grand nombre de communications clés avec les clients, que nous avons présentées ci-dessus, comme les e-mails de reconfirmation de réservation.

Vous pouvez également intégrer des solutions de check-in avancées proposées par nos partenaires spécialisés. Voici un récapitulatif complet des solutions matérielles et logicielles de check-in en ligne qui s’intègrent à la Suite eviivo pour un enregistrement facile et sans problème.

Quel que soit l’endroit où vous vous trouvez, vous êtes parfaitement qualifié pour donner le point de vue d’un local. Vos conseils sont parfaitement adaptés à vos invités en fonction de leurs besoins et de leurs demandes. C’est le meilleur cadeau de bienvenue qu’un client puisse demander !

Un fabricant de serrures connectées pour l’installation dans les portes. Ces serrures de porte connectées se connectent à Wifi pour générer un code d’accès unique pour chaque nouvelle réservation.

GuestTalk a une connexion directe avec eviivo Suite. Cela permet de mettre à jour toutes les informations de réservation en temps réel, offrant ainsi une expérience sans problème entre les deux plateformes.

Grâce à son partenariat avec le spécialiste des logiciels de serrures connectées RemoteLock, GuestTalk vous permet d’envoyer les codes de porte en toute sécurité sur le téléphone portable du client, afin qu’il puisse accéder à sa chambre sans problème. Vous pouvez facilement modifier les codes et accorder ou révoquer l’accès.

Un message de formulaire d’inscription peut être joint à tout message de pré-arrivée que vous envoyez via GuestTalk, afin que vous puissiez confirmer les détails du ou des clients qui séjournent.

Une application de réception virtuelle et de conciergerie qui permet l’enregistrement et le départ sans contact, ainsi que la communication instantanée avec vos clients par SMS, WhatsApp ou e-mail.

Duve dispose de la connectivité nécessaire pour recevoir toutes les informations de réservation des clients d’eviivo. Cela comprend les détails de la propriété, les détails de la réservation, les détails des clients, la disponibilité et les suppléments/charges.

Grâce à Duve, vous pouvez gérer le check-in à distance et avant l’arrivée de votre client, tout en recueillant à l’avance toutes les informations, documents et signatures dont vous avez besoin. Les clients peuvent numériser et enregistrer des pièces d’identité ou des passeports, et vous pouvez envoyer tous les contrats ou documents (tels que le règlement intérieur), prêts à être signés numériquement.

Vous pouvez utiliser Duve pour vous connecter à son réseau de prestataires de serrures connectées afin d’obtenir une solution optimale de serrure/clé à distance. Consultez la liste complète de leurs partenaires d’intégration ici.

Un fabricant de serrures connectées pour l’installation dans les portes. Ces serrures de porte connectées se connectent à Wifi pour générer un code d’accès unique pour chaque nouvelle réservation.

Vous pouvez connecter The Keys à eviivo Suite et générer automatiquement des codes de porte uniques pour les réservations. Chaque code de porte est automatiquement téléchargé dans la réservation correspondante sur eviivo Suite. À partir de là, utilisez le Guest Manager d’eviivo pour envoyer automatiquement et en toute sécurité les codes à vos clients quelques jours avant leur arrivée.

Un fournisseur européen de solutions d’enregistrement à distance tout-en-un comprenant du matériel (serrures connectées) et des logiciels (vérification d’identité, conciergerie numérique, automatisation des hôtels intelligents).

Leurs solutions de check-in en ligne et de conciergerie numérique basées sur le cloud peuvent générer des codes de porte et fournir un service complet d’enregistrement des clients.

La connexion entre Vikey et eviivo vous permet de synchroniser automatiquement vos réservations avec Vikey. Cela permet à Vikey de gérer les conditions d’enregistrement et d’émettre des codes d’accès aux portes. Les détails de l’enregistrement des clients et les codes d’accès sont accessibles via le tableau de bord Vikey. Assurez-vous donc d’ouvrir un compte avec Vikey.

Vikey met automatiquement à jour les réservations directement depuis eviivo Suite dans votre tableau de bord Vikey, lorsque la date de check-in est dans les 30 prochains jours. Ces réservations se synchronisent ensuite toutes les 5 à 10 minutes. En fonction des services que vous avez convenus avec eux et de vos configurations dans votre tableau de bord Vikey, Vikey va :

Un fournisseur de serrures connectées proposant une gamme de serrures de porte électroniques évolutives qui permettent aux clients d’accéder aux logements grâce à une autorisation d’accès numérique.

Nuki, qui se monte facilement à l’intérieur d’une serrure de porte existante, déverrouille automatiquement la porte à l’arrivée et la verrouille à nouveau au départ.

Nuki est entièrement intégré à eviivo Suite et peut être activé depuis votre smartphone. Ouvrez un compte directement avec Nuki, puis vous pouvez demander la connexion à eviivo via eviivo Suite.

Nuki met automatiquement à jour les réservations directement à partir d’eviivo Suite dans votre tableau de bord Nuki lorsqu’il reste deux jours avant la date d’enregistrement. Ces réservations sont ensuite synchronisées toutes les deux heures pour garantir que tous les éléments restent à jour.

Pour chaque réservation, Nuki génère des codes d’accès uniques ou des liens vers des applications téléchargeables et les met automatiquement à jour dans les notes de réservation dans eviivo Suite. Ces codes uniques sont ensuite prêts à être envoyés à vos clients grâce au Guest Manager d’eviivo.

Une solution de check-in/check-out numérique globale, basée sur le web, qui automatise et numérise toutes les étapes du processus, de la confirmation de la réservation au départ.

La fonction « Enregistrement automatique » de Chekin permet aux clients de s’enregistrer via leur téléphone. Une fois que le processus d’enregistrement en ligne est terminé et que leur identité est vérifiée à distance (facultatif), les clients reçoivent une clé virtuelle pour ouvrir la serrure.

Lorsque vous recevez une réservation, vos clients sont invités à s’inscrire en ligne via un formulaire Chekin généré automatiquement quelques jours avant leur arrivée. Les informations de réservation seront pré-remplies grâce à la synchronisation des données avec eviivo.

Dans ce même lien, les clients peuvent signer le contrat de location, valider leur identité (en prenant un selfie et une photo de leur pièce d’identité) et payer la taxe de séjour liée à leur séjour (si cette fonctionnalité est activée). La documentation requise sera générée et stockée sur le tableau de bord Chekin pour la durée nécessaire. Les informations concernant les clients seront également synchronisées avec eviivo.

Chekin vérifie d’abord l’identité des clients en ligne, puis leur envoie automatiquement un code pour ouvrir la porte de la propriété. Assurez-vous que votre solution de verrouillage connectée s’intègre à Chekin en consultant la liste de leurs partenaires d’intégration d’accès à distance ici.

Le Guest Manager d’eviivo peut vous aider à offrir à vos clients une expérience de check-in optimale, de la réservation à l’arrivée, totalement à distance. Réservez une démo d’eviivo Suite pour découvrir comment Guest Manager et les autres fonctionnalités d’eviivo vous aident à améliorer l’expérience des clients tout en économisant du temps et des ressources grâce à l’automatisation.