Der ultimative Leitfaden für Ferienvermietungssoftware 2024

Im Grunde genommen handelt es sich bei Ferienvermietungssoftware um jede Software, die Verwaltern von Unterkünften bei der Durchführung, Vereinfachung oder Optimierung ihrer täglichen Arbeit hilft.

Ein Gastgeber oder Manager kann Software nutzen, um sich bei Aufgaben wie diesen zu helfen:

Eine Schlüsselkomponente vieler Software-Tools ist die Automatisierung. Durch die Automatisierung von Elementen der oben genannten Aufgaben (und mehr) sparen Sie Zeit, reduzieren menschliche Fehler und können sich mehr auf das Wachstum Ihres Geschäfts konzentrieren – anstatt sich mit manuellen Prozessen zu quälen.

Ganz gleich, ob Sie gerade erst mit der Ferienvermietung beginnen oder Ihr bestehendes Portfolio an Unterkünften ausbauen wollen – es gibt Software, die Ihnen hilft, Ihre Ziele zu erreichen.

Eigentümer von Ferienunterkünften/ Gastgeber

Eigentümer von Unterkünften mit einer oder zwei Wohneinheiten fühlen sich vielleicht in der Lage, alle ihre Reservierungen manuell zu bearbeiten. Dennoch bietet Ferienvermietungssoftware kleineren Betrieben auch in vielerlei anderer Hinsicht unschätzbare Hilfe:

Die Gäste wollen sicher sein, dass ihr Gastgeber für sie da ist, auch wenn er nicht vor Ort ist. Die beste Airbnb-Software für Eigentümer von Unterkünften sollte es Ihnen also ermöglichen, ein „Super Host“ zu sein, egal wo Sie sind.

PMCs (Property Management Unternehmen)

Wenn Sie ein Portfolio von Ferienunterkünften verwalten, haben Sie eine Vielzahl von Komponenten zu berücksichtigen. Es gibt mehr Wohneinheiten, Buchungen, Angebote, Gäste sowie Reinigungs- und Wartungsaufgaben, die für alle Unterkünfte parallel koordiniert werden müssen.

Aus diesen Gründen verlassen sich die Verwalter von Unterkünften gerne auf eine Property Management Software (PMS) für Ferienvermietungen, die sie bei der Integration, Vereinfachung und Automatisierung ihres gesamten Portfolios unterstützt.

Unabhängig davon, welches Verwaltungsmodell Ihr Geschäft am besten beschreibt, bietet der Einsatz von Ferienvermietungssoftware klare Vorteile:

1. Sparen Sie Zeit und steigern Sie Ihre Effizienz

Indem Sie mehrere Aufgaben mithilfe Ihrer Software bündeln und automatisieren, optimieren Sie Ihre täglichen Abläufe ohne Abstriche bei der Qualität.

2. Verbessern Sie das Gästeerlebnis

Der Einsatz von Ferienvermietungssoftware zur Automatisierung und Optimierung von Prozessen verschafft Ihnen mehr Zeit, um auf die Bedürfnisse der Gäste einzugehen. Bestimmte Softwaresysteme verfügen auch über Funktionen, die speziell für die Gästebetreuung und -verwaltung konzipiert sind.

3. Bleiben Sie wettbewerbsfähig

Gewinnen Sie Zeit, um sich auf die Strategie zu konzentrieren! Die Automatisierung von Aufgaben verringert auch das Risiko menschlicher Fehler (z. B. hilft der Einsatz eines Channel Managers, Überbuchungen zu vermeiden).

4. Erweitern Sie Ihr Geschäft

Mit cloudbasierter Software können Sie Ihr Unternehmen bedenkenlos ausbauen. Wenn Sie Ihr Portfolio erweitern möchten, sollte Ihre Software Funktionen bieten, die Ihnen helfen, den Überblick über mehrere Unterkünfte und Stakeholder zu behalten. Wenn Sie auf der Suche nach Wachstumschancen sind, erhalten Sie mit der richtigen Software nützliche Einblicke durch automatisierte Berichte und Analysen.

Ferienvermietungssoftware kann in zwei große Kategorien eingeteilt werden: All-in-One-Systeme und spezialisierte Software.

All-in-one Property Management Systeme (PMS)

Wenn man von „Ferienvermietungssoftware“ spricht, ist in der Regel ein einziges Softwaresystem gemeint, das mehrere Elemente der Unterkunftsverwaltung integriert und vereinfacht. Dies wird oft als „All-in-One“-Lösung oder -Plattform bezeichnet.

Die All-in-One-Plattform ist für viele Vermieter die bevorzugte Option, da sie zahlreiche Vorteile bietet:

Spezialisierte Ferienvermietungssoftware

Es gibt auch Softwarelösungen auf dem Markt, die auf einzelne Aspekte der Verwaltung von Unterkünften spezialisiert sind. So gibt es beispielsweise Channel-Manager-Produkte, die sich ausschließlich darauf konzentrieren, Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Verbindungen zu OTAs zu helfen. Andere Lösungen konzentrieren sich speziell auf bestimmte Aspekte Ihres Geschäfts, wie z. B. das kontaktlose Einchecken oder die Verbesserung Ihrer Gästeverwaltung.

Glücklicherweise müssen Sie sich nicht zwischen einer All-in-One-Plattform und Ihren bevorzugten Speziallösungen entscheiden. Ein leistungsfähiges All-in-One-PMS sollte sich mit einer Vielzahl von Partner-Tools und -Technologien integrieren lassen und Ihre Gäste- und Buchungsdaten auf eine Weise mit diesen Lösungen verbinden, die Ihnen die Arbeit erleichtert. Auf einige der verfügbaren Integrationen werden wir später in diesem Artikel näher eingehen.

Die Anforderungen an Ihre Ferienvermietungssoftware hängen von Ihrem Geschäft ab. Im Folgenden finden Sie eine Liste der wichtigsten Funktionen, die Ihnen dabei helfen, die täglichen Abläufe Ihrer Unterkunftsverwaltung effizienter zu gestalten.

Wesentliche Merkmale für jeden Vermieter von Ferienunterkünften

Ein einheitlicher und zentraler Buchungskalender

Als Eigentümer oder Verwalter von Ferienunterkünften müssen Sie den Überblick über alle Ihre Online-Buchungen behalten, unabhängig von deren Quelle. Ein zentraler Buchungskalender gibt Ihnen die Möglichkeit, alle Direkt- und OTA-Buchungen an einem Ort anzuzeigen und zu ändern. Dadurch haben Sie mehr Kontrolle und eine bessere Übersicht über Ihre Buchungen.

Channel Manager

Wir empfehlen die Nutzung mehrerer Kanäle, um Ihre Online-Präsenz für die Ferienvermietung auf- und auszubauen. Ein Channel Manager synchronisiert Ihre Preise und Verfügbarkeiten über alle Kanäle, um Überbuchungen zu vermeiden. Die besten Channel Manager sorgen auch dafür, dass andere Elemente auf Ihren Kanälen automatisch synchronisiert werden, einschließlich Ihrer Richtlinien, Inhalte und Fotos. Das gibt Ihnen mehr Kontrolle und bedeutet, dass Sie weniger manuell aktualisieren müssen.

Direktbuchungs-Website und/oder Buchungsmaschine

Die meisten Vermieter und Verwalter von Ferienunterkünften wünschen sich die Möglichkeit, provisionsfreie Direktbuchungen über ihre eigene Website abzuwickeln. Einige Software-Anbieter erstellen anpassbare „Instant“-Website-Vorlagen zusammen mit einer integrierten Buchungsmaschine, die es Ihnen ermöglicht, Online-Buchungen entgegenzunehmen und Zahlungen einzuziehen.

Automatisierungstools

Ihre Ferienvermietungssoftware sollte Ihnen die Möglichkeit geben, Aufgaben zu automatisieren und dadurch Ihre Abläufe zu optimieren, Effizienz zu schaffen und menschliche Fehler zu vermeiden. Erfahren Sie mehr über die Automatisierungstools, die Eigentümern und Betreibern von Kurzzeitvermietungen zur Verfügung stehen.

Sichere Zahlungsabwicklung

Sicherheit ist das A und O für Sie und Ihre Gäste. Wenn Ihr PMS Ihnen die Möglichkeit gibt, den Zahlungseinzug zu automatisieren, stellen Sie sicher, dass es die PCI-Konformität der Stufe 1 erfüllt, damit Sie völlig unbesorgt sein können.

Mobile App

Die Möglichkeit, Ihre Unterkünfte von unterwegs aus zu verwalten, ist für viele Gastgeber und Manager ein Muss. Dies gilt insbesondere für diejenigen, die ihre Unterkünfte aus der Ferne verwalten. Aus diesem Grund bieten einige Anbieter eine mobile App an, mit der Sie die Funktionen Ihrer Ferienvermietungssoftware bequem von überall aus steuern können.

Zusatzfunktionen für die Verwaltung von Ferienunterkünften auf höchstem Niveau

Funktionen zur Steigerung der Gästezufriedenheit

Das Erlebnis des Gastes wird zunehmend als das zentrale Unterscheidungsmerkmal für moderne Unterkünfte und als ein entscheidender Weg zum Erfolg angesehen. Spezielle Funktionen der Ferienvermietungssoftware ermöglichen es Ihnen, das Gästeerlebnis zu verbessern, indem Sie Ihren Service möglichst unkompliziert gestalten:

Tools zur Berichterstattung

Damit Sie die richtigen Entscheidungen für Ihr Wachstum treffen können, sind Sie auf Informationen über die Leistung Ihres Betriebs angewiesen. Einige Softwareanbieter sammeln Daten zu den wichtigsten Kennzahlen Ihres Unternehmens, einschließlich Informationen zu Umsatz, Belegung, durchschnittlicher Aufenthaltsdauer und Buchungsquellen. Die besten Systeme wandeln diese Daten dann in leicht verständliche Momentaufnahmen und informative Berichte um.

Dynamische Preisgestaltung

Bei einer dynamischen Preisgestaltung werden zeitkritische Informationen und wichtige Kennzahlen verwendet, um Ihre Zimmerpreise kurzfristig zu aktualisieren. Mit Ihrer Ferienvermietungssoftware können Sie Ihre Strategie der dynamischen Preisgestaltung automatisieren und die Preise sofort nach Ihren vordefinierten Regeln anpassen. Auf diese Weise können Sie die Einnahmen und/oder die Auslastung über längere Zeiträume hinweg optimieren.

Jede gute, cloudbasierte Ferienvermietungssoftware ist beliebig skalierbar, so dass Verwalter mehrerer Unterkünfte sie auch dann noch nutzen können, wenn ihr Portfolio wächst. Die beste Software verfügt außerdem über spezielle Funktionen, die die besonderen Herausforderungen bei der Verwaltung mehrerer Unterkünfte erleichtern, darunter:

Funktionen der Eigentümerverwaltung

Wenn Sie mehrere Unterkünfte im Auftrag der Eigentümer verwalten, sollten Sie nach Funktionen für die Eigentümerverwaltung Ausschau halten, die Ihnen Folgendes ermöglichen:

Website für mehrere Unterkünfte

Mit einer Website für mehrere Objekte können Sie Ihr gesamtes Portfolio an Unterkünften präsentieren. Falls Sie die Aussicht, eine Website selbst zu entwickeln und zu pflegen abschreckt, ist das kein Problem! Wählen Sie einfach ein PMS, bei dem Sie eine Vorlage für das Design einer Website für mehrere Unterkünfte auswählen können. Damit haben Sie eine zuverlässige, fertige Lösung, um Ihre Unterkünfte der Welt zu präsentieren.

Dashboard für Reinigung und Wartung

Die Planung von Reinigungs- und Wartungsaufgaben kann kompliziert werden, wenn Sie mehrere Unterkünfte verwalten müssen. Mit einem interaktiven Reinigungs-Dashboard können Sie jedoch die Reinigungs- und Wartungspläne für Ihr gesamtes Portfolio aus der Ferne organisieren, was den Prozess erheblich vereinfacht.

Erfahren Sie in unserem Leitfaden für eine effektive Verwaltung von Unterkünften mehr darüber, was Manager mehrerer Objekte benötigen, damit ihr Projekt zum Erfolg wird.

Viele spezialisierte Tools und Technologien können in das richtige All-in-One-PMS integriert werden, um die Funktionen Ihrer Software zu zentralisieren und zu optimieren. Hier sind einige der Lösungen, die Sie vielleicht in Ihr PMS integrieren möchten.

Dynamische Preisgestaltung

Die dynamische Anpassung Ihrer Zimmerpreise ist ein wichtiger Weg, um die Einnahmen aus Ihren Mietunterkünften zu maximieren. Spezialisierte Software für dynamische Preisgestaltung analysiert Ihre bestehenden Preise und die Verfügbarkeit über Ihr PMS und empfiehlt auf Basis dessen die optimalen Preisstrategien. Diese Strategien lassen sich dann automatisch in Ihr PMS übertragen und auf Ihrer eigenen Website sowie bei den angeschlossenen OTAs aktualisieren.

Beispiele: Pricelabs, RoomPriceGenie

Kontaktlose Check-in-Lösungen

Ferienwohnungen verfügen üblicherweise nicht über eine mit Personal besetzte Rezeption, so dass es sinnvoll ist, den Gästen einen Self-Check-in zu ermöglichen. Unabhängig davon, ob Sie „smart locks“, Schließfächer oder herkömmliche Schlüsselübergabepunkte verwenden, um den Zugang zu erleichtern, können Sie durch die Verbindung Ihres PMS mit Ihren Check-in-Tools einige oder alle der folgenden Schritte durchführen:

Verwenden Sie für den Gastzugang herkömmliche Schlüssel, empfehlen wir Ihnen, den Gästen die Details zur Schlüsselabholung automatisch zu übermitteln, indem Sie Ihr PMS mit dem richtigen Schlüsselverwaltungsanbieter verbinden.

Beispiele: Duve, Chekin, KeyNest, Operto, Vikey, NUKI, The Keys

Tools zur Gästebetreuung und -verwaltung

Einige Tools lassen sich in Ihr PMS integrieren und helfen Ihnen dabei, den Gästekontakt zu verbessern und Ihre Besucher zufriedenzustellen. Einige Lösungen ermöglichen es Ihnen beispielsweise, die Kommunikation mit den Gästen per SMS und Live-Chat zu verfolgen und darauf zu reagieren. Andere ermöglichen es Ihnen, personalisierte digitale Willkommensleitfäden für jede Gruppe von Gästen bereitzustellen. Außerdem kann Ihr PMS Bewertungen automatisch an Plattformen übermitteln, die mit Hilfe leistungsstarker Analysefunktionen potentielle Ursachen für Unzufriedenheit (z. B. ein bestimmtes Zimmer oder einen bestimmten Zimmertyp) ermitteln können.

Beispiele: GuestTalk, YourWelcome, GuestRevu, Yaago, Duve

Buchhaltungssoftware

Eine Integration mit Ihrem PMS bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Buchungs- und Transaktionsdaten direkt an Ihre Buchhaltungssoftware zu übertragen. Dies erspart Ihnen stundenlanges Kopieren und Einfügen von Buchungseinträgen und Rechnungen.

Beispiele: Intuit Quickbooks, Xero

Anbieter von Versicherungen für Ferienunterkünfte

In Ferienunterkünften kommen und gehen viele Besucher, daher wünschen Sie sich Sorgenfreiheit, was auch immer auf dem Gelände passiert. Wenn Sie Ihre PMS-Buchungen vollständig mit der Software Ihres Versicherungsanbieters synchronisieren, können Sie sicherstellen, dass die Versicherung automatisch mit jeder Buchung verknüpft wird. Erfahren Sie mehr über die Versicherung von Ferienunterkünften.

Beispiel: Safely

Lösungen für Reinigung und Wartung

Im Idealfall verfügt Ihr PMS über eine Lösung zur Koordinierung von Reinigungs- und Wartungsaufgaben innerhalb der Softwareplattform. Die Planung dieser Aufgaben wird jedoch von bereits vorhandenen Tools übernommen. Ihr PMS aktualisiert diese Anwendungen üblicherweise mit Ihren Buchungs- und Gästedaten, wodurch Reinigungsarbeiten automatisch für jede Reservierung geplant und durchgeführt werden können.

Beispiele: Turno, PropertyCare

Die Wahl einer Ferienvermietungssoftware ist eine wichtige Entscheidung für Ihr Unternehmen. Aus diesem Grund sollten Sie sicherstellen, dass Sie vor der Vertragsunterzeichnung die richtigen Fragen stellen. Holen Sie sich Antworten auf die folgenden Fragen sowie auf alle weiteren, die speziell auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt sind.

Welche Funktionen sind in Ihre Software integriert?

Wie bereits erwähnt, bezieht sich der Begriff „Ferienvermietungssoftware“ heute überwiegend auf eine integrierte All-in-One-Lösung. Es ist jedoch wichtig, dass Sie trotzdem vorher prüfen, was in der jeweiligen Software, an der Sie interessiert sind, tatsächlich integriert ist. Einige PMS-Systeme verfügen nicht über Channel Manager, andere sind auf bestimmte Bereiche wie Channel Management spezialisiert und bieten nur begrenzte Zusatzfunktionen. Identifizieren Sie die Funktionen, die für Ihr Geschäft unverzichtbar sind, und prüfen Sie dann, ob das Angebot diesen Anforderungen entspricht.

Stellt die Software eine Verbindung zu meinen bevorzugten Kanälen her? Wie umfangreich sind die API-Integrationen?

Sie möchten, dass Ihre Software eine Verbindung zu den beliebtesten Quellen für Online-Buchungen herstellt. Wenn Sie diese Informationen nicht haben, recherchieren Sie die beliebtesten Kanäle für Ihren Unterkunftstyp und/oder Ihre Region.

Bedenken Sie auch, dass die besten Channel Manager mehr als nur Preise und Verfügbarkeit aktualisieren. Sie sollten es Ihnen ermöglichen Fotos, Inhalte, Richtlinien und vieles mehr kanalübergreifend zu synchronisieren. Dies reduziert den manuellen Aufwand für Sie und maximiert gleichzeitig Ihre Kontrolle über die Verknüpfungen.

Wie gestaltet sich Ihr Kundenservice?

Informieren Sie sich über den Support, der vom Softwareanbieter geboten wird. Gibt es Live-Support oder auch Kundenschulungen? Achten Sie auf Indikatoren für einen guten Service wie eine hohe Bewertung auf Trustpilot oder anderen relevanten Bewertungsplattformen.

Was bieten Sie außer Ihrer Software noch an?

Natürlich sollte die Software im Mittelpunkt des Angebots eines kompetenten Anbieters stehen, aber sie sollte nicht alles sein, was er bietet! Wir empfehlen, herauszufinden, was der Software-Anbieter sonst noch zu bieten hat.

Dazu können Bildungsressourcen wie Produktleitfäden oder Webinare zu Branchentrends gehören, aber auch exklusive Kundenprogramme. Zum Beispiel hilft eviivo Collective dabei, kostenfreie Presseberichte und mediale Aufmerksamkeit für eviivo Kunden mit einzigartigen und bemerkenswerten Unterkünften zu erhalten.

Kann ich eine Demo buchen?

Dies ist eine wichtige Frage, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie eine Kaufentscheidung treffen! Es ist sehr wichtig, dass Sie sich die Softwareplattform ansehen und ihre Funktionen bei einer Live-Demonstration in Aktion erleben.

Wie viel kostet die Software?

Die Preisgestaltung von Ferienvermietungssoftware ist oft sehr komplex, daher sollten Sie sich im Vorfeld über die verschiedenen Preismodelle und Optionen informieren, die Ihnen zur Verfügung stehen. Viele Betreiber von PMS bieten einen Abonnementservice für ihr Produkt an. Klären Sie im Voraus, ob Sie lieber monatlich oder jährlich zahlen möchten, und erkundigen Sie sich dann, was der Anbieter Ihnen empfiehlt.

Sie sollten auch die laufenden Kosten für alle zusätzlichen Gebühren einkalkulieren, die für Sie anfallen. Verschaffen Sie sich einen vollständigen Überblick über alle Kosten, einschließlich der Gebühren für Kartentransaktionen und Buchungen, damit Sie die tatsächlichen Preise der Systeme der verschiedenen Anbieter vergleichen können.

Sie haben sich also für eine Ferienvermietungssoftware entschieden und können es kaum erwarten, die Effizienzgewinne und die nahtlose Integration zu genießen? Jetzt ist es an der Zeit, alles in die Wege zu leiten, damit Ihre Einrichtung so reibungslos wie möglich verläuft.

Sammeln Sie alle Informationen zu Ihrer Unterkunft

Damit der Start mit Ihrer neuen Software so reibungslos wie möglich verläuft, sollten Sie sicherstellen, dass alle wichtigen Informationen zu Ihrer Unterkunft an einem Ort zusammengefasst sind. Dazu gehören:

Wenn Sie von einem bestehenden Softwareanbieter wechseln, sollten Sie alle Informationen über Ihre Unterkünfte von Ihrer aktuellen Softwareplattform herunterladen und speichern.

Organisieren Sie Ihre Fotos

Beeindruckende, hochauflösende Fotos werden immer dazu beitragen, Gäste in Ihre Ferienunterkünfte zu locken. Ordnen Sie Ihre vorhandenen Bilder, indem Sie sie nach Zimmertyp oder Ausstattung kategorisieren („Doppelzimmer“, „Premium Suite“, „Außenbereich“ usw.). Im Idealfall können Sie Ihre Fotos mit nur einem Klick bei allen von Ihnen gewählten OTAs hochladen, sobald Sie Ihr neues PMS eingerichtet haben.

Wählen Sie Ihre Kanäle

Stichwort OTAs: Die Entscheidung, auf welchen Buchungskanälen Sie gelistet werden wollen, spielt eine große Rolle dabei, wie gut Ihre Ferienunterkünfte von Ihrer Zielgruppe gefunden werden. Nutzen Sie unsere Infografik zu den OTA-Optionen, um herauszufinden, welche OTAs sich am besten für Ihr Unternehmen eignen.

Machen Sie sich Gedanken über Ihre Preisgestaltung

Es gibt keinen falschen Zeitpunkt, um über Ihre Zimmerpreise nachzudenken. Bevor Sie Ihre neue Ferienvermietungssoftware einrichten, sollten Sie sich Gedanken über die Preisstrategien machen, die Sie umsetzen möchten. Wirksame Strategien helfen Ihnen, die Belegung, den Gewinn und die Einnahmen zu verschiedenen Zeiten zu maximieren. Obwohl es Tools zur dynamischen Preisgestaltung gibt, mit denen Sie Ihre Preisgestaltung automatisch verbessern können, sollten Sie zunächst ein gutes Grundwissen darüber haben, wie Sie Ihre Preise festlegen – und wie Sie sie optimieren können. Laden Sie unser Whitepaper zur Preisgestaltung herunter, um eine schrittweise Anleitung für eine effektive Preisstrategie zu erhalten.

Die ersten Schritte mit einer Ferienvermietungssoftware können Ihnen schwer fallen, wenn Sie noch nie ein PMS benutzt haben oder mit einer unbekannten Plattform konfrontiert sind. Deshalb bietet eviivo ein kostenloses Onboarding und auf Wunsch 1:1-Beratungen an, damit Sie alles, was unsere Software zu bieten hat, optimal nutzen können.