10 herramientas de automatización para su negocio de alquiler vacacional de corta duración

Descubra las 10 mejores herramientas de automatización de alquileres de corta duración que le ayudarán a ahorrar tiempo y a gestionar sus alquileres vacacionales de forma más eficiente y rentable.

Automatización: el corazón de su gestión inmobiliaria

La lista es larga, y el tiempo necesario para hacerlo todo puede parecer interminable.

¿La buena noticia? Todas estas tareas pueden automatizarse por usted. Estas son las 10 mejores herramientas de automatización de alquileres vacacionales que debería tener en cuenta para ahorrar mucho de ese activo tan valioso, el tiempo, y ayudarle con las operaciones diarias de su negocio de alquileres a corto plazo.

El aspecto más crucial de su negocio es la gestión de sus reservas, y eso incluye asegurarse de evitar costosas sobreventas. Un Channel Manager te ayuda a conseguirlo actualizando al instante tu disponibilidad en todas las agencias de viajes online (OTA) que utilices, de forma simultánea.

Como mínimo, sus disponibilidades deben estar sincronizadas a través de un gestor de canales y sus reservas centralizadas en un único calendario si quiere eliminar esos molestos overbookings. Sin embargo, hay cientos de gestores de canales en el mercado, por lo que necesitarás algunos consejos para elegir el mejor según tus necesidades.

Una vez elegido el gestor de canales, automatizar la sincronización de los calendarios de reservas elimina lo que antes era una tarea estresante y lenta.

Además de su calendario de reservas, debería poder automatizar la actualización de todas sus fotos, descripciones, tarifas y ofertas en todas las OTA, simplemente realizando cambios en una interfaz.

No hay nada peor para un cliente que ver fotos o descripciones diferentes en distintos sitios web y no estar seguro de lo que realmente ofreces. La coherencia es clave, pero no querrá pasarse horas actualizando el mismo contenido en cada OTA por separado, una por una.

Actualizarlo todo automáticamente le ahorrará tiempo y le permitirá mostrar una oferta coherente en todos sus canales, lo que hará que su alojamiento sea más reconocible para su público a lo largo del tiempo.

Para asegurarse de que sus huéspedes reciben toda la información que necesitan durante su estancia, debe comunicarse con ellos con frecuencia.

Configurar el envío automático de mensajes a los huéspedes es esencial a lo largo de todo el ciclo de vida del cliente: desde la fase de reserva hasta la estancia y el regreso a casa. Dado que los clientes esperan cada vez más una comunicación periódica, hacerlo bien te ayudará a ofrecer una gran experiencia a los huéspedes y a obtener excelentes opiniones.

Entre las comunicaciones automáticas que hay que poner en marcha figuran:

También puede automatizar los mensajes de correo electrónico para cubrir todas las posibles situaciones de reserva, incluidos los mensajes de cancelación, los mensajes de pago y las confirmaciones de estancia, así como configurar campañas de marketing por correo electrónico.

Las funciones de automatización del correo electrónico suelen encontrarse en los sistemas de gestión de propiedades (PMS) o en los programas de gestión de huéspedes (CRM).

La realización de promociones es una parte clave de su estrategia de precios, así como de su programa de fidelización de clientes. Automatizar las promociones de tus alquileres vacacionales te ayuda a impulsar las reservas anticipadas y a fomentar la repetición de huéspedes de forma más eficiente.

Las promociones no sólo consisten en conceder descuentos de última hora (que, por cierto, no recomendamos). También se refieren a los siguientes elementos:

Con un software eficaz de fijación de precios promocionales, puede ejecutar una serie de tipos de promociones de forma automática sin perder el control ni la flexibilidad. Elija qué planes de tarifas descuenta, qué canales muestran su promoción y las fechas de caducidad automática de sus promociones.

Cuando se trata de gestionar tus pagos, es mejor que te asegures de que (1) eres tú quien maneja el dinero, (2) no olvidas ningún pago y (3) evitas cometer errores.

La automatización del cobro ayuda a su alquiler vacacional a corto plazo a alcanzar estos tres objetivos. Simplifica especialmente las cosas si gestionas un gran número de habitaciones o varias propiedades.

Con el software de automatización de alquileres a corto plazo adecuado, obtendrá la capacidad de automatizar una amplia gama de pagos de alquileres vacacionales:

El otro elemento crítico de sus procesos de cobro es su seguridad. Conectar una herramienta de pago a su PMS le permite reducir de forma segura la manipulación manual. Asegúrese de optar siempre por un proveedor de software de pago que sea seguro, cuente con la certificación PCI y cumpla la PSD2 y el resto de normativas bancarias locales. Disponer de un proceso de pago seguro en 3D en su sitio web de reservas es una prueba adicional para sus clientes de que usted es una empresa gestionada de forma profesional y de que pueden reservar directamente en su sitio web con total tranquilidad.

Todos sabemos que en este negocio la comunicación es esencial. Tiene que asegurarse de que todos los miembros de su equipo de limpieza y sus subcontratistas están en la misma onda. Esto significa que tienes que utilizar los canales adecuados para comunicarte con ellos.

Proporcione a sus equipos de limpieza y subcontratistas el acceso que necesitan a su programa centralizado de reservas (PMS). Un buen software PMS le permite añadir miembros del equipo con diferentes niveles de permiso, lo que le permite compartir la información correcta al tiempo que protege los datos confidenciales.

Los informes de llegadas, salidas, limpieza y mantenimiento deben enviarse de forma automática y periódica a los equipos o miembros del equipo pertinentes. Esto le ahorrará mucho tiempo a la hora de organizar quién hace qué y cuándo. Lo mejor es programar estos informes a primera hora de la mañana para que el equipo sepa exactamente qué esperar del día y pueda planificarse en consecuencia.

Sus equipos de limpieza deberían poder confirmar que una unidad está limpia y lista para la llegada de sus huéspedes a través de un panel de control de limpieza centralizado, en lugar de tener que llamarle, enviarle un correo electrónico o un mensaje de texto. Esto le evita tener que hacer actualizaciones manuales o tener que comprobar mentalmente la lista de comprobación que tiene en la cabeza todos los días.

Y como nunca se está completamente a salvo de una fuga en el aire acondicionado, una caja de internet rota o una bombilla fundida, usted y su equipo también deberían poder informar de esos problemas en su PMS. Esto le permite asignar tareas de mantenimiento y reparación y avisar al miembro del equipo o al contratista correspondiente en cuestión de segundos.

Automatizar el proceso de entrada y salida de los huéspedes, así como el acceso a su propiedad, le ahorra una cantidad considerable de tiempo, especialmente si no vive en la zona. También aporta una flexibilidad muy necesaria a la experiencia de sus huéspedes al ampliar el periodo de tiempo en el que pueden llegar a su alquiler vacacional.

Configure un formulario de registro automático sin contacto que sus clientes rellenarán antes de llegar a su establecimiento. De este modo, podrá recopilar todos los datos de los clientes en su base de datos, incluida cualquier información exigida por ley, las horas de llegada de los clientes, las solicitudes de traslado y cualquier otra información que simplifique su llegada.

Existen múltiples opciones de hardware para facilitar la entrada y salida sin contacto. Las cajas de seguridad son una buena opción, pero generalmente no están automatizadas y pueden plantear problemas de seguridad a menos que el código se cambie con regularidad. Las cerraduras inteligentes (The Keys, Nuki , etc.) generan automáticamente códigos de acceso únicos para cada reserva cuando se conectan a su calendario (PMS). Si su PMS lo permite, incluya los códigos del edificio y de la puerta en un correo electrónico automático previo a la llegada con un enlace para descargar el folleto de bienvenida.

Si todas estas funcionalidades no son nativas de su PMS, tiene la opción de conectarlo a un proveedor de software externo que permita la automatización de las llegadas y salidas sin contacto en su alquiler vacacional (GuestTalk, Chekin, Duve, etc.).

Si es usted un profesional del alojamiento, probablemente tenga que declarar sus ingresos y gastos anuales.

La conexión entre su PMS y su software de contabilidad puede ahorrarle horas de copiar y pegar los asientos contables, así como sus facturas. Si su PMS no está conectado con el software ERP (Enterprise Resource Planning) que utiliza, compruebe si genera un informe de ingresos y facturas que pueda personalizar según sus necesidades y exportar en el formato que prefiera.

Otro componente importante de su negocio puede ser la facturación al propietario. Si gestiona una propiedad en nombre de un propietario, necesita cobrar por los servicios que presta. Algunos sistemas PMS ofrecen herramientas para cobrar automáticamente los gastos de gestión, de limpieza o de cualquier otro tipo que desee deducir de los ingresos por reservas, antes de enviarlos al propietario.

Por último, debe poder cargar automáticamente elementos recurrentes como el impuesto municipal o el desayuno opcional en las reservas de sus clientes para generar una factura clara.

Desarrollada originalmente en el sector aéreo, la gestión de ingresos se utiliza ahora ampliamente en la hostelería. Desde cadenas hoteleras internacionales hasta proveedores de alojamiento independientes, optimizar los ingresos por habitación mediante precios dinámicos se ha convertido en una práctica habitual.

Entonces, ¿cómo funciona la tarificación automatizada? Programas como PriceLabs o RoomPriceGenie ofrecen un análisis automatizado del mercado local, los eventos y los competidores, y a continuación sugieren una tarifa óptima para obtener los máximos ingresos de su alojamiento y optimizar al mismo tiempo sus posibilidades de conseguir reservas.

Estos tipos de software utilizan algoritmos para analizar los acontecimientos del mercado local, las tendencias, la demanda y los competidores, lo que, junto con su propio conjunto de reglas, se utiliza para sugerir la mejor tarifa para cada fecha. Cuando se conecta a su PMS, Channel Manager, o ambos, sus tarifas se actualizan automáticamente en todos sus canales de distribución, ahorrándole mucho tiempo.

Aunque estas herramientas son muy útiles, sobre todo cuando se gestionan varios inmuebles en diferentes mercados, también es esencial utilizar el propio conocimiento del mercado local para tomar las mejores decisiones sobre la fijación de precios. Obtenga más información descargando nuestro libro blanco sobre estrategia de precios.

No se pretende que la relación con el cliente esté totalmente automatizada. Al fin y al cabo, la razón por la que esperas haber automatizado los puntos anteriores es para poder dedicar más tiempo a tus clientes.

Sin embargo, es posible que no quiera estar disponible 24 horas al día, 7 días a la semana, para responder a las peticiones y preguntas de los clientes cuando tiene un trabajo a tiempo completo, otras ocupaciones y ¡deseos de dormir por la noche!

Así, automatizar el acceso a toda la información relevante sobre lo que hay disponible en su alojamiento, así como en los alrededores, resulta beneficioso para:

La automatización de la relación con los huéspedes de tu alquiler vacacional comienza con todos los correos electrónicos automatizados que les envías, tal y como comentamos en el apartado 3 (Comunicación con los huéspedes). Además, tienes la opción de crear una app para los huéspedes con herramientas como Duve, que enumera todos tus servicios y los de tus socios.

Para ofrecer a los huéspedes una capacidad de respuesta ininterrumpida, ¿por qué no aprovechar el poder de la inteligencia artificial (IA)? Por ejemplo, eviivo Concierge™ ahorra un sinfín de interrupciones (e incontables horas) al ofrecer respuestas basadas en IA a las consultas más habituales de los huéspedes en su sitio web en cualquier momento.

Y si prefiere responder a cada solicitud manualmente, le convendrá unificar sus bandejas de entrada para poder ver y responder a los mensajes de los distintos canales en un solo lugar.

Por último, considere la posibilidad de automatizar el envío de un cuestionario de satisfacción mientras sus huéspedes se alojan en su alquiler vacacional. Suele ser una herramienta valiosa para identificar a los clientes insatisfechos y le da la oportunidad de rectificar cualquier problema o duda antes de que se marchen. Si todo va bien y los huéspedes están plenamente satisfechos con su estancia, ¿por qué no animarles a compartir su experiencia en línea?