Las 10 mejores herramientas online de automatización para el mundo hotelero

Descubra las 10 mejores herramientas de automatización que puede usar para ahorrar tiempo y ayudarle con las tareas diarias de su alojamiento

Resumen

Es la última semana de la temporada alta. Ha estado corriendo durante semanas para asegurarse de que todos los huéspedes disfrutaran de una estancia perfecta. Se ha asegurado de que todas las reservas que han llegado a última hora están apuntadas en su calendario, coordinado su equipo de limpieza y mantenimiento, se ha asegurado de no perder ningún pago, enviado a cada huésped información sobre el proceso de llegada y las normas sanitarias, saludado a los huéspedes recién llegados y les ha explicado todo lo que necesitan saber sobre la zona local…. ¡La lista es larga y puede parecer interminable!

Bueno, es posible que no lo sepa, pero la buena noticia es que todas estas tareas se pueden automatizar. Aquí están las 10 mejores herramientas de automatización:

El aspecto más importante y crucial de su negocio es asegurarse de que no tiene overbookings. Un Channel Manager puede lograr esto fácilmente de forma automática al actualizar la disponibilidad en todas las agencias de viajes online que use.

Como mínimo, su disponibilidad debe estar sincronizada y las reservas deben estar centralizadas en un solo calendario. Hay cientos de Channel Managers en el mercado. Aquí encontrará algunos consejos para elegir el mejor según sus necesidades.  

Es esencial automatizar este aspecto de su negocio, que suele ser el más estresante y lento.

Además de su calendario de reservas, debe de poder automatizar la actualización de todas sus fotos, descripciones, tarifas y ofertas en todas las OTAs en un mismo lugar. No hay nada peor para un cliente que ver imágenes o descripciones diferentes en varias páginas web y no estar seguro de lo que realmente está ofreciendo. La clave está en la consistencia, y sabemos que nadie quiere pasar horas actualizando el mismo contenido en cada portal de reservas, uno por uno. Además de mostrar una oferta consistente, también serás más reconocible para sus clientes.

Para asegurarse de que sus huéspedes reciban toda la información que necesitan durante su estancia, debe comunicarse con ellos frecuentemente.

La comunicación automática es fundamental desde el momento en el que se hace la reserva, antes de llegar, durante la estancia y una vez que se ha ido. Este tipo de comunicación ya es muy común y cada vez hay más clientes que esperan recibirla. Si hace esto bien estará ofreciendo un servicio de calidad y recibirá buenas reseñas, y la tecnología puede ayudarle.

Ejemplos de tipos de comunicaciones:

También puede automatizar correos electrónicos de cancelación, correos electrónicos de pago, confirmaciones de estancia… todos los correos electrónicos necesarios para cubrir todos los escenarios de reserva posibles.

Las funciones de automatización de correo electrónico se encuentran típicamente en los sistemas de administración de propiedades (PMS) o en el software de administración de clientes (CRM).

Esta es una parte clave de su estrategia de precios, así como de su programa de fidelización de clientes. Automatizar sus promociones puede ayudarle a generar reservas anticipadas y a que sus huéspedes repitan.

De hecho, las promociones no se tratan solo de ofrecer descuentos de última hora (que no recomendamos), sino que también se refieren a lo siguiente:

¡El efectivo es importante! Usted lo sabe y nosotros también. Por eso debe de asegurarse de que es usted quien lo gestiona. Pero también es importante de que no se olvide de ningún pago y pueda cometer errores.

Automatizar el cobro de pagos es un elemento clave para su alojamiento, sobre todo si gestiona un gran número de habitaciones o varias propiedades. Se puede aplicar a una amplia variedad de pagos: depósitos, cheques, pre-autorizaciones, prepagos completos, depósitos de seguridad, fianzas, reembolsos, gastos de cancelación, etc. Conectar una herramienta de pago a su PMS le permitirá reducir la gestión manual de forma segura.

Además, debe de asegurarse de que usa un proveedor de software de pago seguro que esté certificado por PCI y que cumpla con la normativa PSD2 y todas las demás regulaciones bancarias locales. Tener un proceso de pago 3D seguro en su motor de reservas es una prueba más para sus clientes de que usted es un negocio administrado profesionalmente y que pueden reservar directamente en su página web de forma segura.

Ningún software permite la automatización de la limpieza de su alojamiento. Al menos por ahora. Y todos sabemos que, en este tipo de actividades, la comunicación es fundamental. Debe asegurarse de que todos los miembros de su equipo y subcontratistas estén coordinados. Debe asegurarse de utilizar los canales correctos para comunicarse con ellos. Un buen software PMS debería permitirle agregar miembros del equipo con diferentes derechos de acceso para compartir la información correcta y al mismo tiempo proteger datos confidenciales y privados.

Los informes de llegada, salida, limpieza y mantenimiento deben enviarse de forma automática. Esto le ahorrará mucho tiempo para organizar quién hace qué y cuándo. Es mejor programar estos informes pronto por la mañana para que el equipo sepa exactamente qué es lo que debe de hacer durante el día.

Una vez completadas las tareas, su equipo de limpieza pueden ir confirmando las unidades que están limpias y listas para la llegada de los clientes a través de un panel de limpieza centralizado. ¡Esto le ahorrará tener que hacer actualizaciones manuales o memorizarlo!

Automatizar el proceso de llegada y salida de clientes, así como el acceso a su propiedad le ahorrará un tiempo considerable, especialmente si no vive ahí.

Este tema se ha vuelto cada vez más relevante y popular desde la crisis de COVID-19, ya que las soluciones sin contacto también permiten tomar las medidas de distanciamiento social necesarias.

Puede configurar un formulario de check-in automático sin contacto que sus clientes pueden completar antes de llegar a su alojamiento. De esta forma, podrá recopilar todos del cliente en su base de datos, toda la información exigida por ley (ficha policial), los horarios de llegada de los clientes, las solicitudes de traslado y cualquier otra información que pudiera facilitar su llegada.

Los ‘Smart Box’ son una buena alternativa para la llegada o salida sin contacto, pero generalmente no están automatizadas y pueden causar problemas de seguridad si el código no se cambia regularmente.

Los ‘Smart Locks’ suelen ser mejores opciones (Nuki, The Keys) ya que generan automáticamente códigos de acceso únicos para cada reserva, cuando están conectados a su calendario (PMS). Si su PMS lo permite, puede incluir los códigos de edificios y puertas en un correo electrónico previo a la llegada con un enlace para descargar información importante.

Si todas estas características no están incluidas en su PMS, puede optar por conectarlo a un proveedor de software de terceros que permita la automatización de llegadas y salidas sin contacto en su alojamiento (Chekin).



Si es un profesional de la hostelería, es muy probable que necesite contabilizar sus ingresos y gastos anuales.

La conexión entre su PMS y su software de contabilidad puede ahorrarle horas de copiar y pegar. Si su PMS no está conectado con el software ERP que está utilizando, debe verificar si genera al menos un informe de ingresos y facturas que pueda personalizar según sus necesidades y exportar en formato CSV.

Otro componente importante de su negocio es la facturación de los propietarios. Si gestiona una propiedad por parte de un propietario, deberá cobrar por los servicios que le ofrece. Algunos PMS ofrecen herramientas para cobrar automáticamente tarifas de administración, costes de limpieza o cualquier otro tipo de tarifas que desee deducir de los ingresos de la reserva, antes de enviarlas al propietario.

Finalmente, debe poder cobrar automáticamente por artículos recurrentes como el impuesto turístico o el desayuno opcional en las reservas de sus clientes para generar una factura clara.

Originalmente desarrollado en el sector de la aviación, Revenue Management ahora es ampliamente utilizado en la industria hotelera. Ya se trate de cadenas hoteleras internacionales o alojamientos independientes, la optimización de los ingresos por habitaciones a través de precios dinámicos se ha convertido en una práctica común.

Software como PriceLabs o RoomPriceGenie ofrece la automatización del análisis del mercado local, eventos y competidores, sugiriendo una tarifa óptima para obtener los máximos ingresos de su alojamiento y aumentando las posibilidades de recibir una reserva.

Estos tipos de software utilizan algoritmos para analizar eventos, tendencias, demanda y competidores en el mercado local, así como su propio conjunto de reglas para sugerir la mejor tarifa para cada fecha. Cuando está conectado a su PMS o Channel Manager (o ambos), sus tarifas se pueden actualizar en todos sus canales de distribución, lo que le ahorra un tiempo considerable.

Pero tenga en cuenta que aunque estas herramientas son muy útiles, especialmente cuando opera múltiples propiedades en diferentes mercados, sigue siendo esencial utilizar su propio conocimiento del mercado local para tomar las mejores decisiones sobre sus precios.

La relación con el cliente no está destinada a ser totalmente automatizada. Al fin y al cabo, la razón por la cual debe de automatizar todos los puntos destacados anteriormente es para poder dedicarle más tiempo a sus clientes, ¿verdad?

Sin embargo, es posible que no desee estar disponible los 24 días de la semana, los 7 días de la semana para responder a las solicitudes y preguntas de sus clientes. ¡Es posible que tenga un trabajo a jornada completa, otras ocupaciones o quiera dormir por la noche!

Es por eso que, automatizar el acceso a toda la información relevante sobre los productos y servicios disponibles en su alojamiento, así como en los alrededores, puede ser beneficioso para:

La automatización de la relación con los clientes de su alojamiento comienza con todos los correos electrónicos automáticos que les envía como se muestra en la sección 3. Además, puede crear una app para clientes, con herramientas como Chekin, que enumere todos sus servicios y los de sus partners. Los chatbots también pueden ser muy útiles para responder a preguntas comunes como el código de la puerta, la contraseña del WiFi o la hora de salida predeterminada. Y si prefiere responder manualmente a cada solicitud, querrá usar una función para centralizar todas sus bandejas de entrada en una.

Por último, puede automatizar el envío de un cuestionario para que los huéspedes puntúen estancia antes de que se vayan. Esta puede ser una herramienta valiosa para identificar a los clientes insatisfechos y poder rectificar cualquier problema antes de que se vayan, y con suerte evitar que compartan una opinión negativa en Google o TripAdvisor.

Cuéntanos, ¿qué ha automatizado en su alojamiento y cómo le ha ayudado a ahorrar tiempo?