Les charges de votre location de vacances à connaitre

Comprendre les données financières de base et les charges engendrée par votre location de vacances est fondamental pour la croissance et la réussite de votre entreprise. Les bases à connaitre sont bien sur les revenus, les coûts (charges) et les bénéfices.

Petit rappel, votre chiffre d’affaire est composé de la valeur totale des nuitées que vous avez vendues ainsi que de tous les frais annexes et extras que vous avez encaissé. Votre bénéfice, c’est ce qu’il reste une fois que vous avez soustrais toutes vos charges de votre chiffre d’affaire.

Pour savoir si votre entreprise est rentable, ou à quel point elle peut l’être, il est indispensable de maitriser vos charges. Cet article vise à vous aider à préparer une liste exhaustive des charges susceptibles d’être générée par votre location de vacances. Vous éviterez ainsi toute mauvaise surprise à l’avenir.

Vous devez ajuster le tarif de votre location de vacance en conséquence pour vous assurer de couvrir toutes vos charges d’exploitation. Vous pouvez également obtenir un prêt commercial ou un capital supplémentaire pour combler votre fond de roulement jusqu’à ce que vos revenus locatifs atteignent leur plein potentiel.

Les frais de fonctionnement (également appelés frais généraux) sont les dépenses liées à votre location de vacances que vous engagez régulièrement dans le cadre de votre activité. Elles comprennent tout, depuis les charges de copropriété, les assurances et les frais de blanchisserie jusqu’aux salaires de votre personnel et aux frais de marketing.

Il faut également tenir compte des dépenses moins évidentes, comme le réapprovisionnement en produits d’accueil, en café et autres fournitures de ce type, ou les frais de réparation et d’entretien ponctuels. Si vous débutez, vos dépenses les plus importantes sont probablement les frais de personnel ou de sous-traitants, ainsi que vos remboursements de prêts ou d’emprunts.

Passez tout au peigne fin. Passez en revue l’ensemble de votre journée de travail et le parcours du client de bout en bout et notez toutes les étapes ou événements possibles qui conduisent inévitablement à une dépense. C’est un bon point de départ pour vous aider à identifier tous vos coûts.

Les charges fixes (également appelées « frais généraux ») sont les éléments que vous devez payer, que vous receviez ou non des réservations dans votre location de vacances. Par exemple, vos remboursements de crédit sont dûs chaque mois, même si vos locations sont vides. Il en va de même pour certaines charges de copropriété, le téléphone, l’Internet ou l’abonnement au câble, ainsi que pour vos charges salariales, etc. Ces charges sont fixes. Ces charges sont fixes, c’est-à-dire qu’elles doivent être payées quoi qu’il arrive, quel que soit le nombre de clients qui séjournent chez vous.

Les charges variables (également appelées « coûts de vente ») sont des dépenses qui varient, augmentent ou diminuent en fonction de vos niveaux d’occupation. Si votre propriété est vide, vous n’allez probablement pas acheter plus de papier toilette ou de café. Vous n’aurez pas non plus besoin de nettoyer la propriété ou de faire laver le linge de maison aussi souvent. Mais avec un taux d’occupation élevé et des séjours courts, les rotations seront plus fréquentes et vos coûts augmenteront… mais bien sûr, vos revenus aussi !

Il est bon de rappeler que l’augmentation des revenus est toujours le meilleur moyen d’augmenter les bénéfices – tant que votre base de charge n’augmente pas plus vite que vos revenus.

Comprendre comment les charges variables de votre location de vacances augmentent ou diminuent en fonction du volume de réservation et/ou des niveaux d’occupation vous aidera à les prévoir plus précisément ; les niveaux de demande changent d’une saison à l’autre, ou de manière inattendue – par exemple en raison d’une mauvaise météo.

La clé du succès en matière de dépenses de location de vacances est de s’assurer que, même en période de faible demande, vos tarifs journaliers et vos revenus couvrent toujours 100 % de vos charges variables et autant que possible de vos charges fixes. Si votre activité est saisonnière, n’essayez pas de récupérer toutes vos charges fixes à tout prix.

Vous risqueriez d’être hors prix du marché et de ne pas obtenir de réservations, ce qui ne ferait qu’empirer les choses ! Augmentez plutôt vos prix autant que possible pendant les périodes de forte demande. Cela générera un bénéfice élevé que vous pourrez utiliser pour couvrir les charges fixes de votre location de vacances en basse saison.

Comprendre vos charges fixes et variables, ainsi que le caractère saisonnier de votre activité, vous aidera à prendre la bonne décision en matière de prix. Ensuite, une fois que vos tarifs journaliers sont fixés pour les périodes de forte et de faible demande, il vous sera beaucoup plus facile de prévoir vos objectifs de revenus et de cibler des niveaux d’occupation réalisables.

Personne n’aime les mauvaises surprises, mais elles arrivent. Et elles entraînent une augmentation des coûts indésirables !

Dans le cas d’une location de vacances, il peut s’agir d’une augmentation importante de la facture d’électricité à cause d’un client qui a un peu abusé du chauffage, ou d’une augmentation inattendue du prix de l’un de vos fournisseurs.

Il y aura aussi des urgences, comme une fenêtre cassée, une rupture de canalisation ou la nécessité d’abattre un grand arbre. C’est pourquoi vous devez toujours prévoir un certain niveau d’imprévus comme filet de sécurité.

Le vieil adage est vrai, l’argent est roi ! Comprendre les schémas de la demande saisonnière, ainsi que les variations de la demande en semaine par rapport au week-end, vous aidera à déterminer avec plus de précision vos dépenses de location de vacances.

C’est un facteur clé pour vous aider à prévoir votre trésorerie. Les flux de trésorerie sont essentiels. C’est ce qui vous permet d’aller de l’avant, de faire face aux urgences inattendues et de ne jamais courir le risque de perdre un service ou d’être en retard sur vos remboursements de prêt bancaires.

Ainsi, lorsque les liquidités sont limitées, vous devez surveiller rigoureusement les entrées et les sorties d’argent sur votre compte bancaire.

Outre une gestion et des prévisions saines, trois autres mesures peuvent contribuer à protéger votre entreprise contre les défauts de tresorerie.

Par exemple, indiquez clairement aux clients que vous vous réservez le droit d’augmenter les frais de location si les clients dépassent des niveaux raisonnables de consommation d’électricité ou d’eau. Utilisez une caution pour couvrir ces excès ou le coût des réparations.

Envisagez de retirer certains articles, biens ou services de votre prix de location standard et facturez-les comme un supplément optionnel. Enfin, évitez les annulations de revenus de dernière minute en appliquant une pénalité d’annulation tardive.

Si vous avez soigneusement analysé vos charges et vos niveaux de demande ou d’occupation, comme décrit précédemment, vous pouvez utiliser ces données pour obtenir des liquidités supplémentaires auprès de votre banque ou d’autres établissements de crédit pour les dépenses de location de vacances.

Une facilité de caisse renouvelable se comporte exactement comme un découvert bancaire. Elle vous permet de retirer des fonds de la banque lorsque le nombre de réservations est faible. Et de le rembourser en haute saison, lorsque le nombre de réservations est élevé.

Vous pouvez également préférer demander un prêt à long terme. Dans ce cas, vous recevez l’argent immédiatement. Cela vous permet de gagner le temps dont vous avez besoin pour lancer votre activité. Mais attention, dans les deux cas, ce type de prêt ou de facilité s’accompagne d’intérêts bancaires. N’oubliez pas de les prendre en compte dans votre analyse des coûts !

Enfin, adressez-vous aux autorités locales pour savoir si des aides sont disponibles. La plupart des gouvernements proposent des prêts pour les petites entreprises, une aide financière pour la création d’entreprises ou des subventions spéciales. La Banque publique d’investissement, les banques locales et les coopératives de crédit en sont des exemples.