Check-in senza contatto in hotel: come sbloccare la migliore esperienza dell’ospite

Sono finiti i tempi in cui la fila alla reception era una parte obbligatoria dell’esperienza dell’ospite. Oggi gli ospiti degli hotel si aspettano un’esperienza completa di check-in e check-out senza contatto.

È un’ottima cosa per gli ospiti, ma anche un grande sollievo per i gestori e gli albergatori, che possono operare in modo più efficiente e flessibile quando i nuovi arrivati non devono più effettuare il check-in alla reception.

Ecco tutto quello che c’è da sapere per configurare la vostra soluzione alberghiera di check-in contactless. Scoprite come potete consegnare in modo sicuro le chiavi della vostra struttura ricettiva, assicurandovi che i vostri ospiti siano i benvenuti e si sentano a casa.

Il check-in contactless per gli hotel consente agli ospiti di arrivare e accedere alla propria camera senza dover ritirare la chiave della camera o interagire con un membro del personale faccia a faccia.

Potete facilitare il check-in contactless inviando ai vostri ospiti le informazioni necessarie per accedere alla loro camera prima del loro arrivo. I codici di accesso e le istruzioni possono essere inviati agli ospiti via e-mail, SMS, WhatsApp o app.

L’installazione di un sistema di check-in contactless per hotel richiede un hardware corrispondente, di solito sotto forma di uno dei seguenti elementi:

Serrature intelligenti. Una serratura intelligente è un dispositivo fisico di chiusura della porta che può essere controllato a distanza se abbinato a un software specifico. Sono più comunemente utilizzati per il self check-in negli hotel.

Cassette di sicurezza. Una cassetta di sicurezza è un contenitore compatto e protetto utilizzato per conservare le chiavi della proprietà. Sono più comunemente utilizzate per gli affitti a breve termine e per le case vacanza. Per saperne di più sulle opzioni di cassetta di sicurezza, consultate la nostra guida per Airbnb e altre proprietà in affitto per vacanze.

Molti proprietari, gestori e albergatori trovano che il check-in contactless in hotel offra una serie di vantaggi:

Risparmio di tempo e di problemi sia per il personale che per gli ospiti: niente più code o autorizzazioni per i documenti d’identità all’ingresso Offre agli ospiti la totale flessibilità di effettuare il check-in prima dell’arrivo e la libertà di andare direttamente in camera all’arrivo

Riduce il tempo del personale al front desk, liberandolo per concentrarsi sull’offerta di un’esperienza eccellente per gli ospiti.

Aumenta la sicurezza della struttura: non c’è rischio di perdita o furto delle chiavi e i codici di accesso possono essere aggiornati a ogni nuova prenotazione.

Contribuisce a risolvere i problemi di carenza di manodopera nel settore dell’ospitalità.

Per sfruttare i vantaggi del check-in senza contatto, è necessario pianificare con attenzione. Pensate agli elementi delle vostre operazioni e della vostra tecnologia che cambieranno e a come potete gestire questi cambiamenti.

Una riserva comune a host e albergatori riguardo al check-in senza contatto è che la riduzione dell’interazione faccia a faccia può sembrare in contrasto con il concetto di ospitalità. Di seguito vi illustriamo come potete fornire interazioni ad alto contatto attraverso comunicazioni automatizzate, il tutto come parte della vostra soluzione di check-in contactless.

Ricordate: il vostro obiettivo è assicurarvi di comunicare il processo di check-in ai vostri ospiti prima del loro arrivo e di farlo con parole vostre per evitare qualsiasi confusione.

L’altra cosa fondamentale da risolvere prima di impostare la soluzione per il check-in contactless è assicurarsi di avere l’hardware e il software giusti per il lavoro. Questo potrebbe richiedere un po’ di ricerca e di pianificazione. Ad esempio, passare dalle serrature tradizionali alle serrature intelligenti può richiedere un aggiornamento o alcuni piccoli aggiornamenti, a seconda delle serrature esistenti e del fornitore di serrature intelligenti scelto. Potreste voler installare uno o più chioschi per il check-in automatico. Assicuratevi che la ferramenta della vostra porta sia compatibile con il sistema contactless che state pensando di installare.

Non c’è niente che metta a proprio agio gli ospiti quanto il fatto di sapere chiaramente cosa aspettarsi dal loro soggiorno… per questo motivo è necessario preparare la scena subito dopo aver ricevuto una prenotazione.

All’inizio, la maggior parte della creazione di relazioni con gli ospiti avverrà probabilmente tramite e-mail e/o messaggi di testo. È importante che il vostro software di gestione della proprietà gestisca le basi della gestione delle relazioni con gli ospiti per aiutarvi a coltivare i vostri ospiti attraverso comunicazioni personalizzate automatizzate.

La maggior parte dei software presenta un certo livello di integrazione con Facebook, WhatsApp o altre piattaforme di social media, ma la cosa più importante, se si vogliono ottenere i massimi risultati in tempi minimi, è l’automazione! Cioè la capacità di inviare messaggi tempestivi in modo automatico, durante tutto il percorso di prenotazione, con le informazioni giuste e un tono di voce personalizzato.

Se siete nervosi all’idea di far entrare le persone dalla vostra porta senza averle prima incontrate, non fatevi prendere dal panico! Raccogliendo in anticipo tutte le informazioni necessarie tramite le opzioni di check-in contactless dell’hotel, potrete mettervi l’animo in pace.

Chiedete ai vostri ospiti di compilare in anticipo una semplice scheda di registrazione. È meglio chiederlo non appena hanno effettuato la prenotazione. Se non rispondono, chiedeteglielo di nuovo qualche giorno prima dell’arrivo e chiedetegli di riconfermarlo “il giorno stesso”, mentre vi raggiungono in auto o in treno o mentre aspettano nella lounge dell’aeroporto. Si tratta di un buon uso del “tempo morto del viaggio” e, in caso di interruzione del viaggio, potranno comunicarvelo.

La suite eviivo offre opzioni complete di check-in contactless e la possibilità di automatizzare tutti questi scambi. E se questo non bastasse, potete anche integrare soluzioni avanzate di check-in di partner specializzati come Chekin, GuestTalk o Wishbox. Alcune si spingono fino a chiedere agli ospiti di scannerizzare il loro passaporto e di inviare una foto, in modo che la loro identità possa essere verificata grazie al riconoscimento facciale!

Niente fa una prima impressione peggiore di un arrivo stressante all’inizio del soggiorno! Assicuratevi che al momento dell’arrivo i vostri ospiti siano in grado di accedere alla loro camera nel modo più semplice possibile. Nessuna coda, nessuna complicazione, istruzioni facili da capire su come accedere alla struttura e un processo di check-in senza problemi e senza contatto.

Per cominciare, prendete in considerazione l’idea di inserire nelle istruzioni per il check-in indicazioni chiare e persino foto. A seconda del tipo di alloggio, potete facilitare l’accesso utilizzando un sistema di cassette di sicurezza che ospitano le chiavi. Oppure potete fare un passo avanti installando serrature intelligenti e utilizzando un sistema di gestione della proprietà in grado di emettere automaticamente i codici delle porte sicure agli ospiti esattamente al momento giusto. Cercate le integrazioni con le principali aziende di serrature intelligenti.

Se gestite una casa vacanza, fornite agli ospiti un “Manuale dell’immobile” per aiutarli ad adattarsi al loro arrivo. Queste preziose guide possono aiutarli a capire come utilizzare la lavastoviglie o accendere il condizionatore, oltre a fornire informazioni sugli orari dei trasporti locali, sullo shopping e su cosa vedere o fare nelle vicinanze.

eviivo Suite offre opzioni complete di check-in contactless per gli hotel e la possibilità di automatizzare molte delle principali comunicazioni con gli ospiti che abbiamo descritto in precedenza, comprese le e-mail di riconferma della prenotazione. 

È inoltre possibile integrare soluzioni avanzate di check-in dei nostri partner specializzati. Ecco una panoramica completa delle soluzioni hardware e software per il check-in contactless che si integrano con eviivo Suite per un self check-in facile e senza attriti.

Indipendentemente dal luogo in cui vi trovate, siete qualificati in modo unico per fornire un punto di vista locale. I vostri consigli si adattano sapientemente ai vostri ospiti in base alle loro esigenze e richieste. Questo è il miglior regalo di benvenuto che un ospite possa chiedere!

Che cos’è?

Un produttore di serrature intelligenti da installare nelle porte. Queste serrature intelligenti si collegano al Wifi per generare un codice di accesso unico per ogni nuova prenotazione.

Come si integra con eviivo?

GuestTalk ha una connessione diretta con eviivo Suite. Ciò consente di aggiornare in tempo reale tutte le informazioni relative alle prenotazioni, offrendo un’esperienza senza soluzione di continuità tra le due piattaforme.

Grazie alla partnership con gli specialisti di software per serrature intelligenti RemoteLock, GuestTalk consente di inviare i codici delle porte in modo sicuro al cellulare dell’ospite, in modo che possa accedere alla sua camera senza problemi. È possibile modificare facilmente i codici e concedere o revocare l’accesso.

A qualsiasi messaggio di pre-arrivo inviato tramite GuestTalk è possibile allegare un’etichetta di registrazione, in modo da poter confermare i dettagli dell’ospite o degli ospiti che soggiornano.

Che cos’è?

Un’app per la reception virtuale e il concierge che consente di effettuare check-in e check-out senza contatto, oltre a comunicare istantaneamente con i vostri ospiti tramite messaggi di testo, WhatsApp o e-mail.

Come si integra con eviivo?

Duve dispone della connettività per ricevere tutte le informazioni sulle prenotazioni dai clienti di eviivo. Queste includono i dettagli della proprietà, i dettagli della prenotazione, i dettagli degli ospiti, la disponibilità e gli extra/carichi.

Attraverso Duve, è possibile gestire il check-in in remoto e prima dell’arrivo dell’ospite, raccogliendo in anticipo tutte le informazioni, i documenti e le firme necessarie. Gli ospiti possono scannerizzare e salvare documenti d’identità o passaporti, e voi potete inviare contratti o documenti (come il regolamento della casa), pronti per essere firmati digitalmente.

È possibile utilizzare Duve per connettersi alla sua rete di fornitori di serrature intelligenti per una soluzione di serrature e chiavi a distanza senza soluzione di continuità. Consultate l’elenco completo dei partner di integrazione qui.

Che cos’è?

Un produttore di serrature intelligenti da installare nelle porte. Queste serrature intelligenti si collegano al Wifi per generare un codice di accesso unico per ogni nuova prenotazione.

Come si integra con eviivo?

È possibile collegare The Keys a eviivo Suite e generare automaticamente codici di accesso univoci per le prenotazioni. Ogni codice porta viene caricato automaticamente nella relativa prenotazione in eviivo Suite. Da qui, si può utilizzare eviivo Guest Manager per inviare i codici via e-mail in modo sicuro e automatico ai propri ospiti qualche giorno prima dell’arrivo.

Che cos’è?

È un fornitore europeo di soluzioni all-in-one per il check-in remoto che includono hardware (serrature intelligenti) e software (verifica dell’identità, concierge digitale, automazione intelligente degli hotel).

Le loro soluzioni di check-in online e di concierge digitale basate su cloud possono generare codici per le porte e fornire un servizio completo di check-in per gli ospiti.

Come si integra con eviivo?

La connessione tra Vikey ed eviivo consente di sincronizzare automaticamente le prenotazioni con Vikey. Ciò consente a Vikey di gestire i requisiti per il check-in e di emettere i codici di accesso alle porte. I dettagli del check-in degli ospiti e i codici di accesso sono accessibili tramite la dashboard di Vikey, quindi assicuratevi di aver aperto un account con Vikey.

Vikey aggiorna automaticamente le prenotazioni direttamente da eviivo Suite nella dashboard Vikey, quando la data del check-in è entro i 30 giorni successivi. Queste prenotazioni vengono sincronizzate ogni 5-10 minuti. A seconda dei servizi concordati e delle configurazioni effettuate all’interno del cruscotto Vikey, Vikey provvede a:

Raccogliere e inviare i documenti d’identità e gli altri dati richiesti direttamente alle autorità.

Se ricevete una prenotazione da un’agenzia di viaggi, assicuratevi di essere in grado di riconfermare tutti i dettagli, comprese le istruzioni per il check-in, il prima possibile – con parole vostre!

Generare i codici di accesso alle porte

Che cos’è?

Un fornitore di serrature intelligenti che offre una gamma di serrature elettroniche aggiornabili che consentono agli ospiti di accedere agli alloggi tramite un’autorizzazione di accesso digitale.

Nuki, che si monta facilmente all’interno di una serratura esistente, sblocca automaticamente la porta all’arrivo e la blocca nuovamente alla partenza.

Come si integra con eviivo?

Nuki è completamente integrato con eviivo Suite e può essere attivato dal proprio smartphone. Aprite un account direttamente con Nuki, quindi potete richiedere la connessione a eviivo tramite eviivo Suite.

Nuki aggiorna automaticamente le prenotazioni direttamente da eviivo Suite nella dashboard di Nuki quando mancano due giorni alla data del check-in. Queste prenotazioni vengono poi sincronizzate ogni due ore per garantire che tutti i dettagli siano aggiornati.

Per ogni prenotazione, Nuki genera codici di accesso unici o link ad app scaricabili e li aggiorna automaticamente all’interno delle note di prenotazione in eviivo Suite. Questi codici univoci sono poi pronti per essere inviati ai clienti tramite eviivo Guest Manager.

Che cos’è?

Una soluzione digitale globale di check-in/check-out basata sul web che automatizza e digitalizza tutte le fasi del processo, dalla conferma della prenotazione al check-out.

La funzione “Self check-in” di Chekin consente agli ospiti di effettuare il check-in attraverso il proprio telefono. Una volta completato il processo di check-in online e verificata la loro identità da remoto (opzionale), gli ospiti ricevono una chiave virtuale per aprire la serratura.

Come si integra con eviivo?

Quando ricevete una prenotazione, ai vostri ospiti verrà chiesto di registrarsi online tramite un modulo Chekin generato automaticamente qualche giorno prima del loro arrivo. Le informazioni sulla prenotazione saranno precompilate grazie alla sincronizzazione dei dati con eviivo.

Nello stesso link, gli ospiti potranno firmare il contratto di locazione, convalidare la loro identità (scattando un selfie e una foto del loro documento d’identità) e pagare la tassa di soggiorno relativa al loro soggiorno (se questa funzione è attivata). La documentazione richiesta verrà generata e archiviata sul cruscotto di Chekin per il tempo necessario. Anche le informazioni sugli ospiti saranno sincronizzate con eviivo.

Chekin verifica innanzitutto l’identità degli ospiti online, quindi invia loro automaticamente un codice per aprire la porta della proprietà. Assicuratevi che la vostra soluzione di smart lock si integri con Chekin cercando nell’elenco dei partner di integrazione per l’accesso remoto qui.

eviivo Guest Manager può aiutarvi a offrire agli ospiti un’esperienza di check-in senza soluzione di continuità, dalla prenotazione all’arrivo, completamente da remoto. Prenotate la vostra demo di eviivo Suite per scoprire come Guest Manager e le altre funzionalità di eviivo vi aiutano a migliorare l’esperienza degli ospiti, risparmiando tempo e risorse grazie all’automazione.