10 ferramentas de automatização para o seu negócio de aluguer de curta duração para férias

Descubra as 10 melhores ferramentas de automatização de alugueres de curta duração para o ajudar a poupar tempo e a gerir os seus alugueres de férias de forma mais eficiente e rentável.

A lista é longa e o tempo necessário para fazer tudo pode parecer interminável!

A boa notícia? Todas estas tarefas podem ser automatizadas para si. Aqui estão as 10 principais ferramentas de automatização de alugueres para férias que deve considerar para poupar muito do seu bem mais valioso, o tempo, e ajudá-lo com as operações diárias do seu negócio de aluguer de curta duração.

O aspeto mais crucial do seu negócio é a gestão das suas reservas – e isso inclui garantir que evita overbookings dispendiosos. Um Channel Manager ajuda-o a atingir este objetivo, actualizando instantaneamente a sua disponibilidade em todas as agências de viagens online (OTAs) que utiliza, em simultâneo.

No mínimo, as suas disponibilidades devem ser sincronizadas através de um gestor de canais e as suas reservas centralizadas num único calendário, se quiser eliminar os incómodos overbookings. No entanto, existem centenas de gestores de canais no mercado, pelo que precisará de algumas dicas para escolher o melhor de acordo com as suas necessidades.

Depois de ter escolhido o seu gestor de canais, a automatização da sincronização dos seus calendários de reservas elimina o incómodo de uma tarefa que costumava ser stressante e morosa.

Para além do seu calendário de reservas, deve poder automatizar a atualização de todas as suas fotografias, descrições, tarifas e ofertas em todas as OTAs, bastando para isso fazer alterações numa única interface.

Não há nada pior para um cliente do que ver imagens ou descrições diferentes em diferentes sítios Web e não ter a certeza do que realmente oferece. A consistência é fundamental, mas não quer passar horas a atualizar o mesmo conteúdo em cada OTA separadamente, uma a uma.

A atualização automática de tudo poupa tempo e garante a apresentação de uma oferta coerente em todos os seus canais, o que torna o seu alojamento mais reconhecível para o seu público ao longo do tempo.

Para garantir que os seus hóspedes recebem todas as informações de que necessitam durante a sua estadia, é necessário comunicar com eles frequentemente.

A configuração de mensagens automáticas para os hóspedes é essencial ao longo de todo o ciclo de vida do cliente: desde a fase de reserva até à estadia e ao regresso a casa. Uma vez que a comunicação regular é cada vez mais esperada pelos clientes, a sua correcta implementação ajuda-o a proporcionar uma excelente experiência aos hóspedes e a obter excelentes avaliações.

As comunicações automáticas a implementar incluem:

Também pode automatizar mensagens de correio eletrónico para cobrir todos os cenários de reserva possíveis, incluindo mensagens de cancelamento, mensagens de pagamento e confirmações de estadias, bem como configurar campanhas de marketing por correio eletrónico.

As funcionalidades de automatização do correio eletrónico encontram-se normalmente nos sistemas de gestão de propriedades (PMS) ou no software de gestão de hóspedes (CRM).

4. Promoções

A realização de promoções é uma parte fundamental da sua estratégia de preços, bem como do seu programa de fidelização de clientes. Automatizar as suas promoções de aluguer de férias ajuda-o a fazer reservas antecipadas e a encorajar os hóspedes repetidos de forma mais eficiente.

As promoções não consistem apenas na concessão de descontos de última hora (o que, aliás, não recomendamos). Elas também dizem respeito aos seguintes elementos:

Com um software eficaz de fixação de preços promocionais, pode executar uma série de tipos de promoções automaticamente, mantendo o controlo e a flexibilidade totais. Escolha os planos tarifários que desconta, os canais que mostram a sua promoção e as datas de expiração automática das suas promoções.

Quando se trata de gerir os seus pagamentos, é melhor certificar-se de que (1) é você que está a tratar do dinheiro, (2) não se esquece de nenhum pagamento e (3) evita cometer erros.

A automatização da cobrança de pagamentos ajuda o seu aluguer de férias de curta duração a atingir estes três objectivos. Simplifica especialmente as coisas se gerir um grande número de quartos ou várias propriedades.

Com o software de automatização de aluguer de curta duração adequado, pode automatizar uma vasta gama de pagamentos de alugueres para férias:

O outro elemento crítico dos seus processos de recolha de pagamentos é a sua segurança. A ligação de uma ferramenta de pagamento ao seu PMS permite-lhe reduzir com segurança o manuseamento manual. Certifique-se de que opta sempre por um fornecedor de software de pagamento seguro, com certificação PCI e em conformidade com a PSD2 e todos os outros regulamentos bancários locais. Ter um processo de pagamento seguro em 3D no seu site de reservas é uma prova adicional para os seus clientes de que é uma empresa gerida profissionalmente e que eles podem reservar diretamente no seu site com total tranquilidade.

Todos sabemos que, nesta atividade, a comunicação é essencial. Tem de se certificar de que todos os membros da sua equipa de limpeza e os seus subcontratados estão em sintonia. Isto significa que tem de utilizar os canais correctos para comunicar com eles.

Forneça às suas equipas de limpeza e subcontratados o acesso à sua agenda de reservas centralizada (PMS) de que necessitam. Um bom software PMS permite-lhe adicionar membros da equipa com diferentes níveis de permissão, permitindo-lhe partilhar a informação certa enquanto protege os dados sensíveis.

Os relatórios de chegada, partida, limpeza e manutenção devem ser enviados automática e regularmente para as equipas ou membros da equipa relevantes. Isto poupa-lhe imenso tempo a organizar quem faz o quê e quando. É preferível agendar estes relatórios para o início da manhã, para que a equipa saiba exatamente o que esperar para o dia e possa planear em conformidade.

As suas equipas de limpeza devem poder confirmar que uma unidade está limpa e pronta para a chegada dos seus hóspedes através de um painel de controlo de limpeza centralizado, em vez de terem de lhe telefonar, enviar um e-mail ou uma mensagem de texto. Isto evita que tenha de fazer actualizações manuais ou que tenha de verificar mentalmente a lista de verificação que tem na sua cabeça todos os dias!

E porque nunca está completamente a salvo de uma fuga de ar condicionado, de uma caixa de Internet avariada ou de uma lâmpada fundida, você e a sua equipa também devem poder comunicar esses problemas no seu PMS. Isto permite-lhe atribuir trabalhos de manutenção e reparação e alertar o membro da equipa ou o empreiteiro relevante em segundos.

Automatizar o processo de check-in e check-out dos hóspedes, bem como o acesso à sua propriedade, poupa-lhe uma quantidade considerável de tempo, especialmente se não vive no local. Também proporciona a tão necessária flexibilidade à experiência dos seus hóspedes, alargando o período de tempo em que podem chegar à sua casa de férias.

Crie um formulário de check-in automático sem contacto que os seus clientes preenchem antes de chegarem à sua propriedade. Desta forma, pode recolher todos os dados dos clientes na sua base de dados, incluindo quaisquer informações exigidas por lei, horas de chegada dos clientes, pedidos de transferência e quaisquer outras informações que simplifiquem a sua chegada.

Existem várias opções de hardware disponíveis para o ajudar a facilitar o check-in e o check-out sem contacto. As caixas de fech aduras são uma boa opção, mas geralmente não são automatizadas e podem colocar problemas de segurança, a menos que o código seja alterado regularmente. Fechaduras inteligentes (The Keys, Nuki etc.) geram automaticamente códigos de acesso únicos para cada reserva quando ligados ao seu calendário (PMS). Se o seu PMS o permitir, inclua os códigos do edifício e do portão num e-mail automático antes da chegada com uma ligação para descarregar o seu folheto de boas-vindas.

Se todas estas funcionalidades não forem nativas do seu PMS, tem a opção de o ligar a um fornecedor de software externo que permita a automatização das chegadas e partidas sem contacto no seu aluguer de férias (GuestTalkChekin, Duve, etc.).

Se é um profissional de alojamento, é provável que tenha de comunicar as suas receitas e despesas anuais.

A ligação entre o seu PMS e o seu software de contabilidade pode poupar-lhe horas de cópia e colagem de lançamentos contabilísticos, bem como das suas facturas. Se o seu PMS não estiver ligado ao software ERP (Enterprise Resource Planning) que está a utilizar, verifique se este gera um relatório de receitas e facturas que pode personalizar de acordo com as suas necessidades e exportar no formato que preferir.

Outra componente importante do seu negócio pode ser a faturação ao senhorio. Se gere uma propriedade em nome de um proprietário, tem de cobrar pelos serviços que presta. Alguns sistemas PMS oferecem ferramentas para cobrar automaticamente taxas de gestão, taxas de limpeza ou qualquer outro tipo de taxa que pretenda deduzir das receitas das reservas, antes de as enviar para o proprietário.

Por último, é necessário poder cobrar automaticamente itens recorrentes, como o imposto municipal ou o pequeno-almoço opcional, nas reservas dos seus clientes para gerar uma fatura clara.

Originalmente desenvolvido no sector das companhias aéreas, o revenue management é agora amplamente utilizado no sector da hotelaria. Desde cadeias de hotéis internacionais a fornecedores de alojamento independentes, a otimização das receitas dos quartos através de preços dinâmicos tornou-se uma prática comum.

Então, como é que os preços automatizados funcionam? Softwares como o PriceLabs ou o RoomPriceGenie oferecem uma análise automática do mercado local, dos eventos e da concorrência, sugerindo depois uma tarifa ideal para obter o máximo de receitas do seu alojamento, optimizando simultaneamente as suas hipóteses de obter reservas.

Estes tipos de software utilizam algoritmos para analisar eventos, tendências, procura e concorrentes do mercado local, o que, juntamente com o seu próprio conjunto de regras, é utilizado para sugerir a melhor tarifa para cada data. Quando ligado ao seu PMS, Channel Manager ou ambos, as suas tarifas são automaticamente actualizadas em todos os seus canais de distribuição, poupando-lhe imenso tempo.

Embora estas ferramentas sejam muito úteis, especialmente quando se operam várias propriedades em diferentes mercados, também é essencial utilizar o seu próprio conhecimento do mercado local para tomar as melhores decisões sobre os seus preços. Saiba mais descarregando o nosso livro branco sobre estratégia de preços.

A relação com o cliente não se destina a ser totalmente automatizada. Afinal de contas, a razão pela qual esperamos que tenha automatizado os pontos acima referidos é para que possa passar mais tempo com os seus clientes.

No entanto, pode não querer estar disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, para responder aos pedidos e perguntas dos clientes quando tem um emprego a tempo inteiro, outras ocupações e o desejo de dormir à noite!

Assim, automatizar o acesso a todas as informações relevantes sobre o que está disponível no seu alojamento, bem como na área circundante, é benéfico para:

A automatização da relação com os seus hóspedes começa com todos os e-mails automáticos que lhes envia, tal como referido na secção 3 (Comunicação com os hóspedes). Além disso, tem a opção de criar uma aplicação para os hóspedes com ferramentas como a Duve, que lista todos os seus serviços e os dos seus parceiros.

Para obter uma capacidade de resposta 24 horas por dia, 7 dias por semana para os hóspedes, por que não aproveitar o poder da inteligência artificial (IA)? Por exemplo, o eviivo Concierge™ evita interrupções intermináveis – e inúmeras horas – fornecendo respostas com tecnologia de IA a perguntas comuns dos hóspedes no seu site a qualquer momento.

E se preferir responder a cada pedido manualmente, deve unificar as suas caixas de entrada para que possa ver e responder a mensagens de diferentes canais num único local.

Por último, considere a possibilidade de automatizar o envio de um questionário de satisfação enquanto o hóspede está alojado na sua casa de férias. Esta é muitas vezes uma ferramenta valiosa para identificar clientes insatisfeitos e dá-lhe a oportunidade de retificar quaisquer problemas ou questões antes de eles partirem. Se tudo correr bem e os hóspedes estiverem totalmente satisfeitos com a sua estadia, porque não incentivá-los a partilhar a sua experiência online?