Ogni B&B o struttura ricettiva indipendente dovrebbe avere un sito web elegante completo e accattivante con cui vendere i propri alloggi, e gran parte del successo è raggiungibile solo con un efficiente sistema di gestione delle prenotazioni che può essere facilmente utilizzato da un membro del personale in qualsiasi momento della giornata.
Il tuo sistema di prenotazione dovrebbe essere in grado di gestire le richieste e controllare la disponibilità, accettare o rifiutare le prenotazioni, riscuotere depositi e pagamenti, processare rimborsi e, soprattutto, mantenere un registro accurato in ogni momento. Sembra molto, ma immagina la vita senza! Fidati di noi, ne vale la pena!
1. Gestire le richieste
Al giorno d’oggi, i clienti possono mettersi in contatto con te in qualsiasi momento, quindi devi essere a disposizione per rispondere a qualsiasi richiesta ti venga fatta.
Il modo più semplice per ricevere prenotazioni è attraverso un sistema di prenotazione online come la suite eviivo. Tuttavia, i tuoi ospiti potrebbero voler avere accesso a più informazioni, quindi è bello offrire un approccio più personale e dettagliato; metti in evidenza il tuo numero di telefono sul tuo sito web in modo che le persone sappiano dove contattarti se vogliono parlare direttamente con te. Questa è una bella opportunità per dimostrare le tue grandi capacità di cura del servizio al cliente o per creare un primo rapporto con un potenziale cliente che lo renderà più propenso a scegliere la tua struttura.
Assicurati di avere anche una segreteria telefonica professionale e personalizzata, così che se sei troppo occupato con i tuoi clienti per rispondere al telefono, chi ti sta contattando può comunque ricevere un tocco personale. Quando invece usi le email, metti nelle tue risposte un pò di personalità, così da ricreare il tipo di immediatezza che si ha durante una telefonata.
Se fai fatica a tenere il passo con la gestione delle comunicazioni, il Guest Manager di eviivo è un ottimo strumento per restare al passo con le comunicazioni dirette agli ospiti con email personalizzate e automatiche.
2. Le tue prenotazioni, a modo tuo: online e offline
Diciamocelo, lavorare online è molto più efficiente e puoi gestire le tue prenotazioni dall’inizio alla fine, sia che tu stia lavorando sul tuo laptop, tablet o smartphone. È un ottimo modo per risparmiare tempo e ti aprirà ad un bacino internazionale di potenziali clienti. TripAdvisor può aiutarti in questo campo – dai un’occhiata ai nostri suggerimenti per il successo internazionale qui: Going global: how to attract visitors from all over the world.
Quando scegli il tuo sistema di gestione online, tieni presente alcune cose:
- Dovrebbe essere facile da usare, in modo che qualsiasi membro del personale possa accedere e lavorare con le prenotazioni.
- Dovrebbe gestire tutto il flusso di prenotazione senza interruzioni e mantenere le attività e le informazioni chiave in un unico posto.
- Assicurati che sia sicuro, protetto e conforme allo standard PCI con un sistema e un processo di supporto unico. È ancora meglio se c’è un team di assistenza clienti con cui parlare se necessario.
Questo tipo di software non deve costarti molto e renderà la gestione del tuo B&B incredibilmente semplice, quindi vale sicuramente la pena investirci!
Perché non dai un’occhiata al Property Manager di eviivo? È ricco di tutte queste funzionalità e progettato per far lavorare la tua attività come un orologio.
3. Cosa può fare un sistema di prenotazione online per la tua attività
La tecnologia si è evoluta in modo tale che puoi gestire efficacemente tutte le tue prenotazioni dall’inizio alla fine, sia che utilizzi un laptop, un tablet o uno smartphone. Alcune delle cose più utili che puoi fare con un sistema di prenotazione online sono:
- Ricevere prenotazioni da diversi canali online, inclusi Expedia e TripAdvisor
- Aggiungere, cancellare o modificare le prenotazioni
- Accettare pagamenti e processare i rimborsi
- Monitorare l’attività di pagamento degli ospiti
- Controllare le prenotazioni e la disponibilità delle camere in tempo reale
- Accedere facilmente alle informazioni degli ospiti
- Aggiungere offerte speciali o sconti stagionali
4. Prenotazioni “acrobatiche”
Per quanto grandioso sia avere tanta domanda per la tua struttura, a volte questo può causare un po’ di fastidio, quindi è importante sapere come gestire una situazione scomoda. Vediamo un esempio.
Supponiamo che tu abbia tre camere doppie tutte occupate e una camera doppia con letti singoli che è vuota. Ricevi una richiesta da una coppia che desidera una camera doppia per cinque notti: qual è il tuo piano d’azione?
Un soggiorno di cinque notti è sicuramente troppo interessante da rifiutare, quindi dal momento che hai una stanza in più con cui giocare, prendi la prenotazione e vedi se riesci a fare un po’ di magia. Un ospite singolo potrebbe aver prenotato una delle camere doppie, quindi potrebbe essere disposto a passare a una doppia con letti singoli (offrendogli una colazione scontata o una bottiglia di spumante potrebbe accettare con piacere). In alternativa, la coppia potrebbe essere felice di prendere la camera doppia con i letti uniti.
Ci sono modi per aggirare la maggior parte dei dilemmi di prenotazione, a patto che tu rimanga calmo e impari a pensare con la tua testa. Tieni tutti aggiornati (personale e clienti allo stesso modo) e puoi trovare una soluzione per accontentarli tutti!
La gestione delle prenotazioni non deve diventare un problema. Un sistema online efficiente e un approccio pratico a qualsiasi situazione difficile ti terranno totalmente al passo con tutte le tue stanze e gli ospiti al loro interno, aiutandoti a creare un’esperienza di soggiorno fluida, rilassata e piacevole.
Tuttavia, nel caso in cui i tuoi clienti non desiderino assolutamente una camera doppia con letti singoli e non sei sicuro di come gestire la situazione, ti aiutiamo noi! Per suggerimenti su come trattare i clienti difficili, leggi la nostra guida: Il cliente ha sempre ragione? Come negoziare con ospiti difficili.
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