10 strumenti di automazione per la vostra attività di affittacamere a breve termine

Scoprite i 10 migliori strumenti di automazione per affitti a breve termine che vi aiuteranno a risparmiare tempo e a gestire le vostre case vacanza in modo più efficiente e redditizio.

L’elenco è lungo e il tempo necessario per fare tutto può sembrare infinito!

La buona notizia? Tutte queste attività possono essere automatizzate. Ecco i 10 principali strumenti di automazione per case vacanza che dovreste prendere in considerazione per risparmiare il vostro bene più prezioso, il tempo, e aiutarvi nelle operazioni quotidiane della vostra attività di affitto a breve termine.

L’aspetto più cruciale della vostra attività è la gestione delle prenotazioni, anche per evitare costosi overbooking. Un Channel Manager vi aiuta a raggiungere questo obiettivo aggiornando istantaneamente la vostra disponibilità su tutte le agenzie di viaggio online (OTA) che utilizzate, contemporaneamente.

Come minimo, le disponibilità devono essere sincronizzate tramite un channel manager e le prenotazioni centralizzate in un unico calendario, se si vogliono eliminare quei fastidiosi overbooking. Tuttavia, esistono centinaia di channel manager sul mercato, quindi vi serviranno alcuni consigli per scegliere il migliore in base alle vostre esigenze.

Una volta scelto il channel manager, l’automazione della sincronizzazione dei calendari delle prenotazioni elimina un compito che prima era stressante e richiedeva molto tempo.

Oltre al calendario delle prenotazioni, dovreste essere in grado di aggiornare automaticamente tutte le foto, le descrizioni, le tariffe e le offerte su tutte le OTA, semplicemente apportando le modifiche in un’unica interfaccia.

Non c’è niente di peggio per un cliente che vedere immagini o descrizioni diverse su siti web diversi e non essere sicuro di cosa offrite realmente. La coerenza è fondamentale, ma non volete passare ore ad aggiornare gli stessi contenuti su ogni OTA separatamente, uno per uno.

L’aggiornamento automatico fa risparmiare tempo e garantisce la visualizzazione di un’offerta coerente su tutti i canali, rendendo la struttura ricettiva più riconoscibile per il pubblico nel tempo.

Per garantire che i vostri ospiti ricevano tutte le informazioni di cui hanno bisogno durante il loro soggiorno, dovete comunicare con loro frequentemente.

L’impostazione della messaggistica automatica per gli ospiti è essenziale per l’intero ciclo di vita del cliente: dalla fase di prenotazione, durante il soggiorno e una volta tornato a casa. Poiché i clienti si aspettano sempre di più una comunicazione regolare, una corretta impostazione vi aiuta a offrire un’ottima esperienza agli ospiti e a guadagnare recensioni eccellenti.

Le comunicazioni automatiche da mettere in atto includono:

È inoltre possibile automatizzare le e-mail per coprire tutti i possibili scenari di prenotazione, comprese le e-mail di cancellazione, di pagamento e di conferma del soggiorno, nonché impostare campagne di e-mail marketing.

Le funzioni di automazione delle e-mail sono tipicamente presenti nei sistemi di gestione delle proprietà (PMS) o nei software di gestione degli ospiti (CRM).

L’esecuzione di promozioni è una parte fondamentale della vostra strategia tariffaria e del vostro programma di fidelizzazione dei clienti. Automatizzare le promozioni della vostra casa vacanze vi aiuta a stimolare le prenotazioni anticipate e a incoraggiare gli ospiti abituali in modo più efficiente.

Le promozioni non consistono solo nella concessione di sconti dell’ultimo minuto (cosa che peraltro sconsigliamo). Esse riguardano anche i seguenti elementi:

Con un software efficace per la determinazione dei prezzi delle promozioni, è possibile eseguire automaticamente una serie di tipi di promozioni mantenendo il pieno controllo e la flessibilità. Scegliete quali piani tariffari scontare, quali canali mostrare e le date di scadenza automatica delle promozioni.

Quando si tratta di gestire i pagamenti, è meglio assicurarsi che (1) siate voi a gestire il denaro, (2) non dimentichiate nessun pagamento e (3) evitiate di commettere errori.

Automatizzare la riscossione dei pagamenti aiuta la vostra casa vacanze a breve termine a raggiungere tutti e tre questi obiettivi. In particolare, semplifica le cose se gestite un gran numero di camere o più proprietà.

Con il giusto software per l’automazione degli affitti a breve termine, avrete la possibilità di automatizzare un’ampia gamma di pagamenti per le case vacanza:

L’altro elemento critico dei processi di riscossione dei pagamenti è la loro sicurezza. Collegare uno strumento di pagamento al vostro PMS vi permette di ridurre in modo sicuro la gestione manuale. Assicuratevi di scegliere sempre un fornitore di software di pagamento sicuro, certificato PCI e conforme alla PSD2 e a tutte le altre normative bancarie locali. Avere un processo di pagamento sicuro in 3D sul vostro sito di prenotazione è un’ulteriore prova per i vostri clienti che siete un’azienda gestita in modo professionale e che possono prenotare direttamente sul vostro sito web in tutta tranquillità.

Sappiamo tutti che in questo settore la comunicazione è essenziale. Dovete assicurarvi che tutti i membri del vostro team di pulizia e i vostri subappaltatori siano sulla stessa lunghezza d’onda. Ciò significa che dovete utilizzare i canali giusti per comunicare con loro.

Fornite alle vostre squadre di pulizia e ai subappaltatori l’accesso necessario al vostro piano di prenotazione centralizzato (PMS). Un buon software PMS vi permette di aggiungere membri del team con diversi livelli di autorizzazione, consentendovi di condividere le informazioni giuste proteggendo i dati sensibili.

I rapporti sugli arrivi, le partenze, le pulizie e la manutenzione devono essere inviati automaticamente e regolarmente ai team o ai membri del team interessati. In questo modo si risparmia un sacco di tempo per organizzare chi fa cosa e quando. È meglio programmare questi rapporti la mattina presto, in modo che il team sappia esattamente cosa aspettarsi per la giornata e possa pianificare di conseguenza.

Le vostre squadre di pulizia dovrebbero essere in grado di confermare che un’unità è pulita e pronta per l’arrivo dei vostri ospiti attraverso un cruscotto di pulizia centralizzato, invece di dovervi chiamare, inviare e-mail o messaggi. Questo vi evita di fare aggiornamenti manuali o di dover controllare mentalmente la lista di controllo che avete in testa ogni giorno!

E poiché non siete mai completamente al sicuro da un condizionatore che perde, da una centralina internet rotta o da una lampadina bruciata, voi e il vostro team dovreste essere in grado di segnalare anche questi problemi nel vostro PMS. In questo modo è possibile assegnare gli interventi di manutenzione e riparazione e avvisare il membro del team o l’appaltatore competente in pochi secondi.

Automatizzare il processo di check-in e check-out degli ospiti e l’accesso alla vostra proprietà vi fa risparmiare una notevole quantità di tempo, soprattutto se non vivete in zona. Inoltre, offre la necessaria flessibilità all’esperienza dei vostri ospiti, estendendo il periodo di tempo in cui possono arrivare nella vostra casa vacanze.

Impostate un modulo di check-in automatico senza contatto che i vostri clienti compilano prima di arrivare nella vostra struttura. In questo modo potrete raccogliere tutti i dati dei clienti nel vostro database, comprese le informazioni richieste dalla legge, gli orari di arrivo dei clienti, le richieste di trasferimento e qualsiasi altra informazione che semplifichi il loro arrivo.

Sono disponibili diverse opzioni hardware per facilitare il check-in e il check-out senza contatto. Le cassette di sicurezza sono una buona opzione, ma in genere non sono automatizzate e possono creare problemi di sicurezza a meno che il codice non venga cambiato regolarmente. Le serrature intelligenti (The Keys, Nuki ecc.) generano automaticamente codici di accesso unici per ogni prenotazione quando sono collegati al calendario (PMS). Se il vostro PMS lo consente, includete i codici degli edifici e dei cancelli in un’e-mail automatica prima dell’arrivo con un link per scaricare il libretto di benvenuto.

Se tutte queste funzionalità non sono native del vostro PMS, avete la possibilità di collegarlo a un fornitore di software di terze parti che consente di automatizzare gli arrivi e le partenze senza contatto nella vostra casa vacanze (GuestTalkChekin, Duve, ecc.).

Se siete un professionista dell’hosting, probabilmente dovete dichiarare le vostre entrate e le vostre spese annuali.

Il collegamento tra il PMS e il software di contabilità può farvi risparmiare ore di copia e incolla delle voci contabili e delle fatture. Se il vostro PMS non è collegato al software ERP (Enterprise Resource Planning) che state utilizzando, verificate se genera un rapporto sui ricavi e sulle fatture che potete personalizzare in base alle vostre esigenze ed esportare nel formato che preferite.

Un’altra componente importante della vostra attività può essere la fatturazione al locatore. Se gestite una proprietà per conto di un proprietario, dovete addebitare i servizi che fornite. Alcuni sistemi PMS offrono strumenti per addebitare automaticamente le spese di gestione, le spese di pulizia o qualsiasi altro tipo di spesa che si desidera dedurre dai ricavi delle prenotazioni, prima di inviarli al proprietario.

Infine, dovete essere in grado di addebitare automaticamente le voci ricorrenti, come la tassa di soggiorno o la colazione opzionale, sulle prenotazioni dei vostri clienti per generare una fattura chiara.

Sviluppato originariamente nel settore delle compagnie aeree, il revenue management è ora ampiamente utilizzato nel settore dell’ospitalità. Dalle catene alberghiere internazionali alle strutture ricettive indipendenti, l’ottimizzazione dei ricavi delle camere attraverso la tariffazione dinamica è diventata una pratica comune.

Come funziona la tariffazione automatica? Software come PriceLabs o RoomPriceGenie offrono un’analisi automatica del mercato locale, degli eventi e dei concorrenti, per poi suggerire una tariffa ottimale per ottenere il massimo guadagno dalla vostra struttura ricettiva, ottimizzando al contempo le possibilità di ottenere prenotazioni.

Questi tipi di software utilizzano algoritmi per analizzare gli eventi del mercato locale, le tendenze, la domanda e i concorrenti, che, insieme alla vostra serie di regole, vengono utilizzati per suggerire la tariffa migliore per ogni data. Se collegati al PMS, al Channel Manager o a entrambi, le tariffe vengono aggiornate automaticamente su tutti i canali di distribuzione, con un notevole risparmio di tempo.

Sebbene questi strumenti siano molto utili, soprattutto quando si gestiscono più proprietà in mercati diversi, è anche essenziale utilizzare la propria conoscenza del mercato locale per prendere le migliori decisioni in materia di prezzi. Per saperne di più, scaricate il nostro white paper sulla strategia dei prezzi.

Il rapporto con i clienti non è destinato a essere completamente automatizzato. In fondo, il motivo per cui si spera di automatizzare i punti precedenti è che si può passare più tempo con i propri ospiti.

Tuttavia, non è detto che vogliate essere disponibili 24 ore su 24, 7 giorni su 7, per rispondere alle richieste e alle domande dei clienti quando avete un lavoro a tempo pieno, altre occupazioni e il desiderio di dormire la notte!

Per questo motivo, automatizzare l’accesso a tutte le informazioni rilevanti su ciò che è disponibile nella propria struttura ricettiva, così come nell’area circostante, è vantaggioso:

L’automatizzazione del rapporto con gli ospiti della vostra casa vacanza inizia con tutte le e-mail automatiche che inviate loro, come discusso nella sezione 3 (Comunicazione con gli ospiti). Inoltre, avete la possibilità di creare un’app per gli ospiti con strumenti come Duve, che elenca tutti i vostri servizi e quelli dei vostri partner.

Per ottenere una reattività 24/7 per gli ospiti, perché non sfruttare la potenza dell’intelligenza artificiale (AI)? Ad esempio, eviivo Concierge™ consente di risparmiare interruzioni infinite e innumerevoli ore di lavoro, fornendo risposte basate sull’intelligenza artificiale alle richieste più comuni degli ospiti sul vostro sito web, in qualsiasi momento.

E se preferite rispondere manualmente a ogni richiesta, dovrete unificare le vostre caselle di posta, in modo da poter visualizzare e rispondere ai messaggi provenienti da canali diversi in un unico posto.

Infine, prendete in considerazione la possibilità di automatizzare l’invio di un questionario di soddisfazione mentre il vostro ospite soggiorna nella vostra casa vacanza. Questo è spesso uno strumento prezioso per identificare i clienti insoddisfatti e vi dà l’opportunità di risolvere eventuali problemi o domande prima che partano. Se tutto va bene e gli ospiti sono pienamente soddisfatti del loro soggiorno, perché non incoraggiarli a condividere la loro esperienza online?